火力发电厂工程合同档案的管理探讨

胡志勇

摘要：火力发电厂工程合同作为项目建设阶段参与建设方的最高行为准则，其管理水平将会直接影响整个工程的竣工验收与后期评价，这不仅能够有效降低火力发电厂工程施工阶段的风险发生几率，同时也能够帮助企业获得良好的经济效益，营造出良好的形象，从而提升在市场中的竞争能力。但现阶段，在火力发电厂工程合同档案的管理工作当中存在着部分问题，这些问题直接导致合同档案的完备程度不够高，对工程造成了一定程度的影响。基于此，本文主要分析了火力发电厂工程合同档案管理工作现状以及存在的问题，并提出几点有效的管理策略，以供参考。

关键词：火力发电厂;工程合同;档案管理;策略

火力发电厂工程中合同档案的管理工作十分重要，它能够保障火力发电厂工程能够顺利进行，明确和调整发包人以及承包人的经济关系，若是双方在合作的过程中出现经济纠纷，也可以通过合同进行有效解决。工程参建主体之间的权利义务关系需要通过合同进行确定，施工方与建设方也应根据相关法律法规的规定依法签订工程合同，充分发挥出合同的法律约束作用，保证工程能够协调有序的进行。

一、火力发电厂工程合同档案管理的現状

火力发电厂工程的建管模式包括直管、代建以及委托三种，有着较多的参建主体，在工程实际施工过程中，仅仅只是土建施工单位就有着近百家，签订的合同大约有600多项。现阶段，大多数工程企业都意识到了合同档案管理工作的重要性，并通过一些有效的管理措施来提高管理水平，但由于火力发电厂工程存在着一定的特殊性，再加上受自身因素以及客观因素的影响，导致合同的档案管理工作存在着不规范的现象，需要相关人员进一步加强研究，从而将其中存在的问题进行改善，将合同档案应有的价值与作用充分发挥出来。当前在火力发电厂工程合同档案的管理工作中，主要存在着以下几种主要问题：（1）火力发电厂工程合同具有着跨专业、同时进行等特点，若是人员对合同档案管理工作的认知存在缺陷，这就会为合同档案的管理工作增加较大难度。（2）火力发电厂内部各个部门过于注重合同对于正在进行中工程的作用，但是当工程竣工结束后，却没有意识到合同档案后期归档与管理工作的重要性，这种情况就会导致工程合同档案的一些材料由于人为因素失去了完整性。（3）在开展合同档案的管理工作当中，大多数人员往往只是关注合同档案资料收集、归档等方面的工作，但是却没有注重合同档案资料本身的质量，只有确保档案资料的完整性与真实性，才能够将合同档案资料的价值与作用充分发挥出来。但由于一些合同中重要款项缺失，这就会导致工程在施工过程中存在着一定的缺陷与漏洞，这不仅会直接影响工程的整体质量，同时也会导致工程在运行过程中存在一些安全风险因素[2]。

二、火力发电厂工程合同档案的管理策略

（一）提高合同档案管理工作的重视程度

在签订工程合同之前，施工单位需要全面审查与分析招标文件与合同文本等方面的内容，预先将所有的风险评估出来，然后再进行策划火力发电厂工程的合同，从而为工程预算、合同签订以及工程报价等方面提供正确的决策。一方面，要建立相应的外包工程管理平台，相关参建主体的档案管理工作人员需要及时录入一些重要信息，如工程立项、资质审查、入场管理以及施工监督等方面的内容，同时并加强火力发电厂工程合同执行情况的监督与管理，提高工程合同信息档案资料的完整性与真实性。另一方面，要建立合同网络审核体系，各主体签订的合同必须要与《合同法》中的有关规定与内容相符合，其重要明确发包方与承包方之间的权利义务，这样才能够提高工程施工质量的同时，降低合同纠纷发生的几率。

（二）确保合同档案文件资料的真实完整性

合同档案资料在工程建设过程中的作用与地位十分显著，这些基本资料将会直接反映出工程的实际情况，同样也是工程项目最终验收的重要依据。在火力发电厂工程合同档案资料的管理工作当中，应建立有效的合同管理平台，详细著录合同的一些基本信息，如合同名称、合同编号、签订日期、合同金额、履行情况等等多方面的信息，并保证火力发电厂工程合同资料完整、及时归档。同时，也要实施对发包单位以及承包单位的分级管理制度，除了要做好基础的档案资料收集、整理以及归档工作之外，还要建立与企业组织机构相符合的人员网络管理体系，明确档案管理人员的工作职责，确保工程能够顺利施工。除此之外，企业也要注重加强对档案管理工作人员的培训力度，让档案管理人员能够充分利用现代化信息技术，以此来提高工程档案资料管理工作的整体水平。

（三）保证合同档案管理工作的规范有序性

火力发电厂工程合同的档案管理工作属于一种环环相扣的工作，若是任何一个环节存在问题就很有可能导致档案资料缺乏真实性，因此，相关单位必须要加强各个管理部门之间的沟通与协作，这样才能够在共同努力下确保工程合同档案管理工作的有效性。一方面，合同履行管理部门主要负责合同中各类原始资料的收集与整理，并建立合同档案，当合同内容履行完毕后或由于一些特殊情况导致合同履行终止，那么就要将所有的合同资料及时上交到主管部门进行归档处理。另一方面，合同主管部门要按照相关的流程将合同档案及时移交到公司的档案室进行存档。除此之外，火力发电厂工程合同的档案管理也应及时跟随社会时代发展的脚步，加强管理信息化建设。只有加强合同档案管理信息化建设，才能保证合同档案管理工作的规范有序性，使合同档案在火力发电厂工程建设过程中充分发挥自身的利用价值，为所有工作人员提供更加优质的服务。

结束语：

总而言之，火力发电厂工程档案的管理工作非常重要，这就需要相关人员提高合同档案管理工作的重视程度，让合同档案的科学管理以及法律约束作用能够得到进一步强化，从而切实有效的降低工程风险，保证工厂项目的有序进行。

参考文献：

[1]王学功.如何提高档案管理工作的效率[J].大众标准化，2021（22）：175-176+179.

[2]蔺晶.火力发电企业档案管理工作探析[J].兰台内外，2021（20）：37-39.

[3]刘勤.论火力发电厂工程合同档案的管理[J].才智，2015（29）：361.