信息时代档案馆管理模式研究

陈 鲲

（吉林师范大学，吉林 四平136000）

0 引言

随着信息技术的不断发展，人类可以通过更加智能化和数字化的手段获取前人所经历的事情的记录。档案馆作为存放人类重要资料的部分，一向是企事业单位的重点部门。大数据和信息化发展的影响，不仅为档案馆的发展创造了更加广阔的空间，也为档案馆的升级和转型创造了更多的可能。档案馆的管理模式必须充分利用大数据和信息化技术，结合自身积累和技术优势，将所得到的知识进行全方位的处理，让档案馆的使用者可以方便地获取知识。只有在信息化管理思想的指导下，才能改变传统档案馆的弊端，让档案馆更好地为人们服务。

1 传统档案馆管理上的弊端

传统档案馆管理偏向于“官僚化”，主要是为“管理”而“管理”，许多档案馆管理人员工作的目标就是保证档案不丢失和不损坏，并不是为了促进档案为人们所获取。纸质档案馆一般都占用了较多的空间，导致有需求的人很难去找到自己需要的文献资料，最终导致档案越多，管理越困难，查找越不方便。由于档案馆和读者缺乏沟通和交流，档案馆也不能很好地获取读者的各种需求，造成读者对档案馆满意度降低。读者在借档案、阅读的过程必须前往档案馆，大量时间浪费在路上，而档案馆的工作时间又相对固定，人们就必须协调好自身时间，极不方便，无法满足人们的需求。最后，档案馆的岗位职责和分工结构过于细致，工作服务缺乏沟通，档案馆工作人员又缺乏激励机制，导致服务意识淡薄。

2 信息化时代下档案馆的管理优势

档案馆的信息化管理就是要引入先进的技术手段，实现档案馆现有资源的充分利用，将纸质档案和电子档案进行协调发展。从规范化、体系化、数据化的方向，不断完善档案馆的管理体系，保证知识的无障碍传播[1]。

首先，可以利用现代化的通信软件和技术手段，如微信公众号、QQ群、微博等，加强与读者的互动和交流。建立官方网站，将现有的纸质版资料转化为电子版资料，使人们可以不受空间与时间的限制，经过身份验证后，可以随时随地地登录网站看到档案，实现符合要求的人员在不同地域快速享用数字档案。

其次，利于档案馆的数字化建设，注重电子化资源在馆藏档案中的比重。在手机已经普遍使用的时代，电子档案成为人们获取知识的主要方式。人们已经习惯于在各种场合如地铁、公交、公园等浏览手机，因此，对档案的电子资源管理越来越有必要。对于档案馆来说，电子资源比传统档案的资源验收更加方便。对于外文档案资源，更加容易引进，电子档案资源庞大，足以满足各种读者的需要，再加上电子档案更新方便，使得档案馆的管理工作也更加容易进行[2]。

最后，信息化时代下，信息传播呈现指数式增长，传播渠道也更加多样化，信息化背景下的档案数据传播更加顺畅，信息共享能力提高，有利于整个国家科学研究和社会研究交流，促进国家科技水平的提高。

3 信息时代下加强档案馆管理模式的创新

信息时代下，每个档案馆要结合自身的经济状况、上级支持、发展规划、人员和技术水平等对管理模式进行一定程度的改革和创新。

第一，整合自身资源，对档案馆服务人员进行在岗培训。传统的档案馆拥有较多的纸质文献，其中，部分纸质文献目前已经很难找到电子版，甚至很多已经成为孤版。档案馆可以充分利用这些纸质资源，将其编排成电子版档案或扫描成电子版，将在册的档案转化成电子资源进行充分利用。传统档案馆服务人员工作人员就是将档案进行分类整理，编排上架，而在信息化时代下，需要对档案馆的工作人员进行在岗培训，培训他们如何使用新媒体设备，如何进行电子资源的登记和管理。必须要求档案馆工作人员能够随着时代的进步而进步，提高服务意识，化被动为主动，能够打破时空限制，实时在线向用户介绍和推送档案馆最新情况和最近更新的纸质资源和电子资源，满足读者的个性化要求。

第二，注重技术的引入，构建智能化档案馆。采用先进的软件系统是保证档案馆资源管理的重要保障。积极采用世界上较为先进的大数据平台用于搭建评估体系等有重要作用。通过设置论坛板块，对档案感兴趣的人们之间也可以互相交流学习心得，分享查找资料的一些小技巧，有力促进信息共享。也可以设置一些阅读通报系统，档案馆的微信公众号上实时更新最新档案更新状态。另外，可以在微信公众号上设置读者意见栏，便于及时了解读者的意见和建议[3]。

第三、明确档案馆的功能，加强行政管理。档案馆应该从社会背景、区域政策、科技进步以及市场经济情况等方面出发，制定适合自身长期发展的措施。档案馆应该从领导层面树立以服务读者为中心，充分尊重读者意见，努力为读者提供更加舒适的阅读环境。在行政层面，要改变过去档案馆工作人员各自为政的状况，搭建起档案馆管理的知识型团队，团队应该以解决档案馆日常问题为出发点，依靠现代信息技术，建立信息服务队伍，团队内部要有相关技术人员负责服务器等运营工作，做好设备的维修和保养。只有如此才能实现整个档案馆管理系统的正常可靠运行。

第四、注重电子资源的管理和版权的明确。电子资源由于其自身的特性，如果管理不善容易出现资产流失的情况。大多数档案馆的电子资源管理并不严格，这样就会导致一些账号滥用，非法买卖等情况发生。如果档案馆工作人员对电子资源的分类和管理不完善，很可能导致档案资源的流失，服务器被入侵甚至服务器损坏的现象。总之，档案馆电子版权的管理过程复杂，需要从管理上进行重视，避免出现法律上的纠纷[4]。

第五、重视档案馆管理人员的绩效考核。任何一项工作都必须要有考核指标，只有通过考核评分，才能激发人的潜力，抑制人的惰性。档案馆的工作人员也是如此，如果不加以考核，很容易使工作人员产生懈怠心理。考核的方式可以通过员工互评、领导评价、读者评价再结合用户投诉四方面综合考虑，考核完成后对员工进行排名，排名较高的员工可以给予较多的薪资奖励或岗位晋升，排名靠后的员工降职或扣除奖金。档案馆的工作虽然较为简单，但也是一个比较容易出错的工作，因此，对员工考核必须重视起来，只有每个人都认真负责，才能更好地实现档案馆信息化管理[5]。

4 结语

档案馆是人们传播文化以及分享知识的重要平台，随着社会的进步以及信息化技术的发展，我们不能故步自封，要充分结合档案馆自身的资源优势，积极主动地引入数字化管理系统，建立具有自身地域特色的信息化档案阅读平台。除了档案馆本身的文献资料外，档案馆管理人员的服务水平也需要重视，加强信息化管理方面的培训和学习，重视业绩考核，实行优者上，庸者下的考核方式，实现管理水平的进步。笔者相信，随着档案馆的创新与发展，一定会使我们的档案馆管理越来越好，实现可持续发展。