互联网+时代智慧医院档案管理的实施困境与优化策略——以浙江省肿瘤医院档案信息化建设为例

■ 李鸽伶 康乔莉 王屹峰/浙江省肿瘤医院

为加强档案管理，适应国家治理体系和治理能力现代化要求，2020年6月《中华人民共和国档案法》修订通过，为档案事业现代化发展提供了法治保障。为把握新发展阶段、贯彻新发展理念、构建新发展格局，《浙江省档案事业发展“十四五”规划》提出，以高质量发展为主题，以档案强省建设为主线，以数字化改革为牵引，全面推进档案治理、资源、利用、安全体系建设。公立医院作为保障群众生命健康的关键哨卡，肩负民生档案建设的重要使命，是聚焦生命科技高新技术融合推进智慧档案建设的前沿阵地。但由于医疗机构业务专业性强、涉及范围广，当前医院档案建设仍处于较为基础的数字档案建设阶段，未形成资源集聚的智慧档案。从浙江省“十三五”卫生健康信息化建设成果看，全省二级以上医院均建成了以挂号、收费、诊疗为中心的信息系统，与此同时文书档案、科技档案、病历档案也以电子化方式开展相关运作，但各类档案资源未实现有效整合。本文以浙江省肿瘤医院为例，就互联网+时代医院智慧档案管理存在的困难问题进行剖析，尝试精准研判医疗机构智慧档案发展的定位，提出民生领域智慧档案建设的框架和路径。

1 智慧医院档案管理的实施困境

浙江省档案信息化建设起步较早，20世纪80年代就开始应用计算机辅助档案管理，2017年，浙江省部署开展“最多跑一次”事项电子化归档，2019年，浙江省卫生健康委印发《医疗卫生服务领域“最多跑一次”十大项目工作细则》，强调依托信息化互联互通改善医疗服务能力，提升群众健康获得感，标志着全省卫生健康档案信息化建设进入新的发展阶段。但当前医疗机构档案信息化建设尚未形成互联互通、全面归档、智慧查阅的系统集成，需要在管理体系、队伍建设、互联互通上进一步完善。

1.1 档案管理体系，尚未从“电子化”升级为“数字化”

由于医疗健康单位以医疗业务为主，存在多数医疗机构主管部门档案管理意识不强，档案工作易被边缘化等现象，档案管理仍停留在单一部门的电子档案录入，未形成满足智慧档案建设的“大数据”“大档案”[1]管理体系。从机构职能看，综合档案室归口属于党政综合办公室管理，各相关科室并未设立专职档案管理人员，通常具有档案管理专业知识的专职（或兼职）人员较少，不能满足全院档案归集的需要。从医院整体档案管理看，医院内部资源丰富却管理分散，各类档案分别保存在不同科室，分属不同科室、不同上级行政管理部门管理，文书档案在综合档案室，人事档案由人事部门管理，病案由医务部门所属病案室管理，临床信息系统（HIS）、物流管理系统（SPD）、检验信息系统（LIS）等数字信息由信息工程部管理。不同类型的部门涉及的医疗专业档案又分布在各自部门或相关业务条线很难集中统一管理，如全省肿瘤登记地区肿瘤发病和死亡资料汇总、统计和管理由浙江省癌症中心办公室负责，省癌症中心与省肿瘤医院分别归口于不同的上级行政管理部门，信息资源归档相对分散。同时，档案管理制度与技术存在标准不统一、政策多门出、职能交叉不清晰等情形，完成“数字化”统一归集工作实属不易[2]。

1.2 档案队伍建设，缺乏具备综合素质的专业人才

智慧档案管理的核心是大数据综合分析与应用，因此离不开具备多学科交叉的专业管理人才。从医院当前档案人员队伍看，能够掌握医学知识且懂得数据分析利用的档案人才较为短缺，严重制约着大数据时代档案工作管理效率。从调研情况看，随机访谈的3家省级医院困于医疗机构编制所限，招聘人员以医技专业人才和预防、检验等医学相关专业毕业生为主，并非档案专业管理人员，因此普遍档案管理知识、对相关领域问题的认识不够全面，不能适应现代多元化档案管理工作[3]。大部分医疗机构为缓解用人压力，聘任的档案管理者通常为退休临床医技人员或年纪较大的行政管理人员，对计算机的应用能力远不能满足现代化政府“整体智治”的发展需要，对数字化档案建设更是知之甚少，有些甚至不能熟练地操作智能档案管理系统，对医疗卫生机构内部智慧档案发展造成了较大的阻碍。

1.3 信息共享程度，数据壁垒“玻璃墙”仍无法突破

档案信息化建设是一个系统复杂的工程，不是简单的应用信息技术或档案资源的数字化，还涉及法规政策、管理制度等诸多因素。当前，各医疗机构业务条线各自为政、数据技术标准和信息化建设水平差异直接制约着档案的开发利用和服务工作[4]。由于各医疗机构档案信息化建设缺乏统一标准，没有明确的归档依据，加之各单位信息化重视程度不一，导致档案信息化管理千差万别。以浙江省肿瘤医院为例，病案管理和肿瘤登记信息化程度较高，有统计分析等专职人员和专门的信息化管理系统；文书档案有专人管理和专门的档案管理软件，人事部门则尚无专人管理及专业档案系统，财务档案仅纸质档案归档综合档案室，等等，不同业务部门间档案管理系统无法共享。若通过代码转换，院内系统稳定性较差，易受到黑客、病毒等不良攻击，档案信息安全存在威胁。

2 医院智慧档案建设的完善策略

为主动适应智慧档案发展新要求，抢抓数字化改革先机，突出改革突破、数字赋能、创新引领、整体智治，推动档案工作与新技术融合发展，在管理层、基础层、应用层、制度层四维度，推进档案理论、技术、制度、安全整体协同创新。

2.1 管理层：践行“大档案”管理理念

“大档案”概念源于1995年孙嘉焯在《试论“大档案”》文章中提出，主要用于阐述档案工作应当纳入社会发展的大环境中，即凡是与档案工作有直接关系的、档案部门参与后能促进其发展的都可划为“大档案”。党的十九届五中全会上习近平总书记提出强调了“十四五”时期经济社会发展必须遵循的五个原则，即坚持党的全面领导、坚持以人民为中心、坚持新发展理念、坚持深化改革开放、坚持系统观念。随后，“大档案”的研究范围更广，不仅从档案利用价值而言，更聚焦于档案范畴和管理模式两个维度。本文从规范“多档合一”的管理模式入手，在广泛调研多家医疗卫生单位业务系统档案管理信息化建设困难和医疗健康档案管理存在的问题后，认为构建“大档案”管理不仅是一个技术性概念，更是一种新的档案观、系统发展论，具有重要实践意义。其主要内容为：首先，成立专门的档案机构，将文书档案、人事档案、病案档案、肿瘤登记等院内产生的档案集中分类统一管理。其次，拓展档案机构职能，探索档案机构保管职能向全省肿瘤数据中心、素质教育基地、校史展览和研究基地、档案信息管理和服务的中心等多层级延伸[5]，加强综合性人才的轮转和培养，形成全面系统的医疗机构档案管理。第三，拓展档案生成形式，将档案大数据作为档案职业发展的新方向，促进业务流向数据流转变，形成工作实时有留痕，处处有记录。

2.2 基础层：搭建先进的云技术平台

2.2.1 持续完善电子档案管理系统。在遵守保密原则的情况下，将文书档案、人事档案、病案档案、肿瘤登记等电子信息档案统一归集，实现各档案资源库之间的互联互通。实现院内OA办公系统与电子档案管理系统的对接，建设融合档案管理、科技文件、图书情报信息知识管理系统，开发基于移动端的档案管理平台、情报管理平台和期刊管理平台，实现使用人掌上登陆、方便快捷。

2.2.2 采用业界先进的分布式云计算技术[6]，搭建一套以云计算、大数据计算、数据服务为主的IT基础设施平台。通过虚拟化和自动化技术，实现硬件、软件资源统一管理、分配、部署、监控及备份。同时，拓展Web应用，采用三层Web技术架构[7]畅通云网数据资源。云建设架构和数字档案馆三层Web技术架构分别见图1和图2。

图1：云建设架构图

图2：数字档案馆三层Web技术架构

2.2.3 系统布网支持内网和互联网用户联通。包括电子文件的接收、传统载体档案数字化、数字档案资源整理、建立数字档案资源库。通过逐步完善和迭代升级，使得系统能提供馆藏档案信息资源的查询利用服务、网络档案信息资源的检索利用服务、档案信息的传送服务以及个性化服务。

2.3 应用层：建设掌上数字档案库

树立系统思维，用好系统方法，将系统观念贯穿档案事业发展全过程各领域，推动档案工作形成系统性、整体性成果。

2.3.1 整合全院资源建立数字档案库。实现传统载体档案数字化率95%以上；实现电子档案归档率100%；建设档案知识编研库、医院历届领导、机构沿革等专题数据库；建设标准规范、图书期刊、情报信息等其他数字资源数据。强化档案信息开发利用体系建设，大幅度提高电子档案管理系统的归档管理和利用效率。实现新增各类档案文件信息的跨库检索。实现档案、图书、标准、期刊、情报等资源信息的统一管理，各类知识信息的数据挖掘与定制推送，有针对性地为医院提供全方位、多层次的个性化档案信息和决策支持服务。如专题数字库建设，建成了医院院史馆，在实体基础上，基于档案信息的挖掘与利用，形成医院历届领导、企业机构沿革、科技档案等专题数据库。

表1：专题数据库主要数据项

2.3.2 升级电子档案管理系统。借鉴国内外先进医院档案管理系统，重点开发常用表单自动生成导出、文件关联关系建立、移交管理、销毁管理、编研利用管理等功能[8]。主要技术为便携式采集终端技术、电子签章技术、辅助实体管理技术、缓存技术、信息分类聚类与智能发现技术。此外，要加强四性检测与系统测试，运用加密等技术对真实性进行检测；通过系统校验进行完整性检测；定期对系统中的数据进行可靠性检测，发现异常定期进行提醒；通过监控、防病毒等对可用性进行检测。同时，从功能测试、性能测试、安全保密测试、兼容性等方面进行电子档案管理系统测试，确保系统满足电子档案真实、可靠、完整、可用、安全[9]。

2.3.3 开发掌上智慧档案。基于App和钉钉平台，开发建设基于移动端的档案管理平台、情报管理平台和期刊管理平台，即掌上智慧档案馆[10]。实现借阅管理的移动端审批、档案编号的手机端查询等功能，实现远程档案管理。基于钉钉平台，实现期刊稿件状态查询和过刊查询阅读。

2.4 制度层：完善安全体系建设

2.4.1 建立完善的数字档案馆制度管理体系。包括：数字档案馆人员岗位职责、系统运行维护管理制度、机房和档案数字化加工场所制度、数字档案馆电子档案收、管、存、用等覆盖电子文件全过程管理的标准规范[11]。重点研究电子文件的归档范围、各类电子文件格式的转换标准、元数据的规范等。强化底线思维，压紧压实责任，增强法律制度执行刚性，运用信息化智能手段确保档案安全管理。

表2：数字档案制度范例

2.4.2 建立完善的数字档案馆安全与保密管理体系。建立安全与保密管理制度，配备安全设备[12]；严格控制信息资源利用范围，制订严密的信息发布审核制度，严格控制数据访问权限；做好各类电子文件的分级备份管理。根据GB/T22239—2008《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》二级要求开展安全保密体系建设，在安全管理方面，完善现有信息安全管理措施，形成信息安全方针准则，健全安全管理机构和标准，完善安全管理制度，加强人员安全管理，关注系统建设管理，强化系统运维管理。建立信息安全事件管理、容灾应急管理等安全管理措施和机制，构建更高水平风险防控体系和应急管理体系，全面提升安全工作的科学性、主动性、预见性。在技术防护方面，从物理环境、网络、主机、应用、数据五个层面建立了较为全面的安全防护措施，降低运维过程中的安全风险[13]。通过构建一个基于档案查找搜索便捷化、档案收集丰富化、档案服务多元化、档案载体多样化、利用价值效率最大化和智能平台[14]，实现对传统实体档案和数字档案全方位、多元化管理，提供多渠道、高效率、全方位的共享化服务，助推医院档案工作转型升级。