办公自动化中计算机信息处理技术的应用

张凯琦

摘 要：随着各行业的不断发展，管理模式中也产生了大量的办公数据和信息，而传统的信息管理方式已经无法满足现代企业的实际需求。为此，各行业也与时俱进，开始运用计算机信息处理技术，它不仅能避免传统信息管理中的问题，还能为信息管理带来巨大的便利，渐渐地，这项技术就取代了传统的信息管理模式。因此，文章阐述了办公自动化中计算机信息处理技术的优势和具体应用，并提出相关的优化途径，希望可以进一步促进现代企业更好的发展。

关键词：辅助效果；信息整合；技术范畴

0 引言

办公是保证各行业高效循环发展的根本所在，随着技术的创新，各行业的办公自动化建设就成了企业经营和管理活动的重要组成部分，它不仅可以对企业各部门的信息进行发布、收集，还能对相关业务进行处理，而计算机信息技术的范畴很广，在办公自动化中有着不可替代的作用。可见，在办公自动化中运用计算机信息处理技术是非常有必要的。

1 办公自动化中计算机信息处理技术的优势

1.1 改善办公环境

在传统的办公环境中，除了经常受到空间和时间的外在约束，还会因为人工情绪和氛围的主观影响，使得整个办公环境质量无法提升，而计算机信息处理技术就能改善这样的办公环境。同时，该技术还能缓解企业人力资源方面的问题，从根本上推动办公智能化建设，让现代办公不再受到时间、空间的制约，从而更好地对办公信息进行整合和分析。

1.2 方便信息检索

在现代办公过程中，文件信息处理和分析是非常重要的，企业在每天的运营中都会产生大量的信息，如果采用传统的信息搜索方法很难将信息资源充分利用。这就需要发挥计算机信息技术的优势，将办公环境中的内外部网络连接在一起，形成一座无形的信息桥梁，更加方便地进行信息检索，做出准确的决策。此外，在计算机信息处理技术的加持下，企业还能构建更加系统的信息数据库，让各类文件在得到规范管理的同时，提高办公效率[1]。

1.3 降低管理成本

在办公自动化中，计算机信息处理技术能够降低企业在运营中对人力资源的大量需求，并将办公中所涉及的工作日常进行信息化处理，从而在降低企业管理成本的基础上，简化办公流程，让办公区域得到有效拓宽。

2 办公自动化中计算机信息处理技术的具体应用

2.1 文字软件处理

在计算机信息技术中，文字处理占据着重要位置，它可以对文件、报告等方面的内容进行有效处理，并根据提示直接展开操作，相较于传统的纸、笔文字办公，文字软件更具优势。同时，文字处理软件的命令功能极其强大，比如邮件列表、文字查找与替换、数据计算等，使用者可以将图片插入表格，让图、文成为一体，从而更加便捷地进行查阅和管理，这些方式都能进一步提高办公人员的工作效率。

2.2 图文制作与演示

在办公过程中，图文制作与演示是最常见的一种功能，如果运用传统的方式将办公报表和资料进行展示，就需要消耗大量的时间和精力，这就给企业办公带来了一定的难度。而计算机信息处理技术就能根据使用人员的需求，对图片、视频、语音等内容进行编辑，把设计内容用幻灯片的方式展示出来，这样不仅能让表现形式更加生动，还能突出文字主题，有效提升办公辅助效果。

2.3 电子表格应用

电子表格是日常办公中的主要方式，它的储存空间无限大，若运用传统的方式对各类信息数据进行计算，就要依靠大量的人力来完成，这既浪费了时间，又占用了资源，在计算中也容易出现错误，使得数据的准确性无法得到保证。而计算机信息技术中的电子表格就能简化办公中的烦琐计算过程，让办公更加便捷，一般员工都可以很快掌握其操作流程，并在长时间练习中达到熟练程度。除此之外，电子表格还有格式化功能，比如在对财务报表进行分析时，可以借助数据图表将信息更加直观且形象地呈现出来，使其利用价值更高。

2.4 数据处理软件

在计算机信息技术中，不仅有文字处理软件，还有数据处理软件，企业办公中所需要的数据繁多而复雜，单靠人力对这些数据进行处理是很难发挥其效果的。因此，数据处理软件能够通过自身的应用程序生成器创建办公数据库，既能给办公人员提供所需数据，又能保证数据的准确性。

2.5 文档保存

在企业办公中，文档保存也是一项费时、费力的工作，传统的文档保存都是人工直接进行操作，由于这些档案多为纸质文档，容易出现丢失、保存不当以及查找困难等情况。计算机信息处理技术能用电子扫描器对纸质文档进行扫描，然后形成电子文档，这不仅提高了文档的保存效率，还避免了纸质文档易出现的丢失情况。除此之外，电子文档的保存形式是多样化的，它能对文档数据进行备份，方便办公人员在任何时间、地点进行文档查阅，但在使用电子文档时，一定要对文档设置安全系统，避免文档受到网络病毒的攻击而出现泄露，确保文档的安全性[2]。

3 办公自动化计算机信息处理技术的优化途径

3.1 实现多种技术整合

信息时代单一的技术所提供的帮助是有限的，这就需要优化多种技术，并对其进行整合，从而让某个行业能够真正地实现升级。对于办公自动化发展也是同样的道理，它需要发挥计算机信息处理技术的优势，统筹兼顾相关概念，让其能够与多媒体、通信等技术有效整合。如将自媒体、即时通信技术融入办公自动化系统中，在办公的时候就能实现线上交流和视频会议，使得办公自动化功能逐渐增加，从而为企业打造一款新的办公模式。例如：在此次新冠疫情中，几乎所有的行业都是在家进行办公，如若这时还采用传统办公自动化系统，就很难实现人与人之间的沟通和交流，但计算机信息技术中的视频通讯就能实现远程办公，且操作方式简单，这不仅能提高办公效率，还能让企业继续发展。除此之外，在办公自动化中运用无线通信技术，还能拓宽信息数据的传输渠道，让员工能够实现手机和电脑客户端之间的信息传输，完全摆脱了空间对信息数据处理的局限性。

3.2 開发个性化办公自动化系统

当前办公自动化软件主要存在操作和实用性不强等问题，它很难满足现代市场经济发展趋势下各行业的不同办公需求。面对这样的情况，就要开发更多个性化办公自动化系统。例如：以高校和企业为例，高校的经营管理具有营利行性和公益性两个特点，但办公自动化系统就和那些营利性企业存在较大的差异，他们在设计自动化系统时，其计算机信息处理技术的应用程度也大不相同。以功能模块设计为例，高校一般都涵盖了财务、人事、宣传、管理等几个模块，但企业还有开发、营销等模块，这就要针对不同行业的需求来开发不同的办公自动化系统。

3.3 提高办公自动化安全性

在办公自动化中运用计算机信息处理技术就要实现行业办公信息数字化发展，虽说数字化信息处理能够进一步提高行业办公效率，但也存在较大的安全风险，比如信息泄露、丢失等情况。因此，在办公自动化中运用计算机信息处理就要先提高信息的安全性，比如通过导入各种安全技术的方式来保证办公信息数据在传输过程中不会出现任何泄露问题，并给办公电脑设置防火墙，有效保证办公信息在处理中更加安全。除此之外，办公自动化还要从根本上避免因为人工而造成的信息安全问题，比如定期对办公人员展开计算机培训，让他们在充分掌握办公自动化技术手段的同时，减少因自己错误操作而引发的功能欠缺问题，同时还要对办公人员进行操作技术的培训，让他们熟悉各种操作流程，有效提高办公自动化的应用率[3]。

4 结语

随着计算机信息处理技术的不断完善，在办公自动化中进行普及也成了社会发展的必然趋势，该技术的使用既能解决办公中信息处理的复杂问题，又能安全且高效的对办公信息数据进行传输。从目前来看，在办公自动化中应用计算机信息处理技术可以在文字软件、图文制作、数据处理以及文档保存等方面发挥其功效。同时，对计算机信息处理技术展开进一步优化，还能帮助企业在节约大量资源和创造巨大收益的同时，提高办公效率，有效推动国民经济的稳定发展。

[参考文献]

[1]刘建维.办公自动化中计算机信息处理技术的应用与研究[J].计算机产品与流通，2020（4）：154.

[2]陈竹云，叶雯.计算机信息处理技术在学校办公自动化系统中的应用[J].电脑知识与技术，2018（35）：76-77，82.

[3]张文英.计算机信息处理技术在办公自动化中的应用分析[J].信息与电脑（理论版），2019（11）：17-18.

（编辑 何 琳）

Application of computer information processing technology in office automation

Zhang Kaiqi

（Jiangsu Normal University， Xuzhou 221000， China）

Abstract：With the continuous development of various industries， a large amount of office data and information have also been generated in their management mode， and traditional information management methods can no longer meet the actual needs of modern enterprises. For this reason， various industries are advancing with the times and beginning to use computer information processing technology， which can not only avoid hidden dangers in traditional information management， but also bring great convenience to information management. Gradually， this technology has replaced traditional information management. Information management model. Therefore， this article expounds the advantages and specific applications of computer information processing technology in office automation， and proposes related optimization methods， hoping to further promote the better development of modern enterprises.

Key words：auxiliary effect； information integration； technical category