浅谈如何加强地震科技档案编研工作

文/云南省地震局 林芳美

档案是人类社会的原始记录，是历史文化、社会记忆的主要载体。中华文明连绵5000多年从未中断，得益于中国有着保管文献、收藏档案、记录历史的优良传统。中华民族强大的向心力、凝聚力，也得益于我国卷帙浩繁的档案与文献中珍藏的共同的社会历史记忆。档案具有的这种自然天成的文化特性，使档案文化成为社会主义先进文化的重要组成部分。

档案文化建设一直以来都是档案部门的重要职责，作为地震科技档案工作者，应紧密围绕新形势下科技、管理人员的新要求，社会公众的新需要，做好地震科技档案编研工作，提供形式多样的档案文化产品即档案编研成果，发挥地震科技档案的文化功能，为科研服务，为全社会服务。

一、地震科技档案编研的主要内容

地震科技档案编研即对地震科技档案信息的编辑和研究。它是以地震档案部门库藏的科技档案为主要对象，根据地震行业的客观需求，按照一定的题目，在对地震科技档案分析、研究的基础上，把科技档案及其整理、加工的材料进行编排、汇集，编印成各种形式的地震科技档案编研成品，为科研、设计、生产和社会提供服务的一种工作。在实际工作中，地震科技档案与其他档案特别是一般的文书档案相比，具有专业性、类型多样性、成套性的突出特点，相应的档案编研工作需根据这些特点采取措施，以保证对地震科技档案的科学管理和有效利用。

地震科技档案包含了地震科研、地震监测预报、地震应急与救援、震害防御等多个领域，档案的编研工作，应考虑不同专业的特点以及各个领域档案材料的属性，结合实际需要，遵循存真、适用、优选、合理等原则来进行。编研工作的主要内容如下所示：

确定选题和类型—为编研成品选材—对选材进行核实加工—规定编研成品的编排体例—为科研成品校核、审批—编研成品的出版、传播

其中，选题是编研工作的首要环节，包括选择主题内容和适宜的编研成品类型，选题恰当与否直接影响编研成品的使用价值和编研工作的进程。而根据编研方案的要求，紧密围绕编研成品的主题内容，查全、选准科技档案材料是保证科技档案编研成品质量的关键。编研成品的体例形式则直接影响编研成品的系统性和使用效果。因此，只有认真、细致地做好编研过程的各项工作，才能为社会提供满意的档案文化产品。

二、地震科技档案编研的意义

（一）编研工作提高了地震科技档案的利用效率。地震科技工作涉及地震科研、地震监测预报、地震应急与救援、震害防御等多个领域，其科技档案信息量大、种类多，内容广而分散、查找效率较低。同时，档案的数量在逐年增加，利用需求量也在不断地扩大，供需矛盾日益突出，只有对地震科技档案信息进行研究、加工，制作成数字准确、内容齐全的编研成果，使地震科技档案信息优质化和系统化，才能提高利用效率，缩短调档时间，加快地震科技档案信息的交流。

（二）编研工作扩大了地震科技档案的利用范围。经过对地震科技档案信息摘选、编研等信息加工工作，使得这些档案信息与原件分离，既保证了地震科技档案信息的安全，其形式多样的编研成品又能满足地震行业外人员的使用需求。例如我们汇编成册的《云南省Ms≥5.0级地震震害录》《云南省大震考察》等成果也为建设、民政、交通等部门提供了服务，切实扩大了地震科技档案的利用范围。

（三）编研工作可以强化地震档案业务建设，促进档案工作的发展。一直以来，地震科技档案工作都是以保管为主，重视的是对档案实体的管理。开展编研工作，以丰富的馆藏资源为基础，进一步强化地震科技档案信息的收集、整理，使档案实体与地震档案信息管理相结合。用编研成果代替档案原件的利用，变被动服务为主动服务，不仅有利于原件的保管，更有利于提高利用效率，加大地震科技档案工作的服务力度，完善地震档案管理部门的职能。

（四）编研工作可以提高地震科技档案信息的质量和档案管理人员的素质。地震档案编研工作通过编研地震科学研究、监测预报数据材料、应急救援手段、震害防御措施等信息，以报告或手册、光盘等形式为利用者提供服务。在编研过程中，档案人员经过认真分析、比较、核实、挑选，进一步校正了地震档案信息，提高了地震科技档案信息的准确性和可靠性，同时在编研的过程中，锻炼了档案管理人员的业务能力，提高了管理水平。档案人员素质的提高，是地震档案管理部门职能强化的根本保证。

（五）编研工作是档案文化建设的客观要求。要想为社会、为公众提供高质量的档案文化产品，只有加大档案编研的力度，发掘科技档案的潜能，不断探索新方法、新手段，编研出内容丰富、形式多样的档案产品，才能扩大档案服务范围，促进档案的文化建设。

三、地震科技档案编研工作存在的问题

（一）编研的盲目性。地震科技档案编研的根本目的是为地震科学研究和社会公众需求服务的。而我们有时在实际工作中，没有充分了解利用者的需求，经常为了编研而编研。例如为了达标升级考核，或者评职称的需要，突击搞一些粗浅的编研来应付达标与评职称的需要。这样的编研产品利用率极低，不能发挥出档案编研成果在生产和科研中的作用。传统的科技档案工作以保管为重点，比较重视对科技档案实体的管理，没有树立科学编研的观念，致使大量的地震科技档案信息未得到及时有效开发，地震档案信息没有最大限度得到利用。加之没有考虑广大利用者的真正需求，使得编研工作盲目而无序。

（二）“编”的量大而“研”的成果少。顾名思义，编研包括了“编”和“研”两个方面，所谓“编”，是指编纂、编写、编辑；所谓“研”是指分析、研究、研讨。“编”为“研”之基础，“研”为“编”之前提，编研结合是档案编研工作的一个重要原则。现在大多数地震科技档案编研产品侧重于“编”，不大善于“研”，多为“标题+目录+原件复印”或者只是对所收集的材料做简单的提炼，研究的成分少之又少。

四、为社会提供高质量的档案文化产品

（一）树立科学的档案文化观，变被动编研为主动服务。档案工作者应树立科学的档案文化观，明确编研工作的目的就是为了充分满足利用者的要求，要主动分析本单位科研生产及社会公众对地震知识的实际需要，进行当前需求和需求趋向等方面的研究，提供具有先进性和实用性的地震科技档案信息。在实际编研工作中，只有树立主动服务的观点，克服功利主义思想和各种认识上的偏差，不单纯为了升级达标、检查考核或者申报奖励等目的而编研，而要从开发档案信息资源，提高服务水平的高度来认识档案编研工作，规划编研工作，搞好编研工作，才能使档案文化产品真正成为科技生产的推动力。

（二）科学分析，合理选题，保证编研成果的有效利用。选题是整个编研流程中的第一环节，也是决定编研成果成败的重要一环。选题必须建立在充分调查、论证的基础上，否则便会陷入盲目性。地震科技档案信息包含了地震科研、地震监测预报、地震应急与救援、震害防御等多个领域的内容，相应的档案编研工作需针对不同的专业特点，结合利用者的需求进行合理的选题，确定编研目的，这样才有利于对相关材料进行收集、整理和提炼、加工，保证编研成果的有效利用。地震工作开展几十年来，积累了很多成功的编研产品，例如《中国地震资料年表》《中国地震目录》《中国地震历史资料汇编》《地震科技成果汇编》《破坏性地震震害录》《地震应急工作资料汇编》等等，为地震科学研究、地震管理和满足社会公众地震知识的需要作出了应有的贡献。

（三）加大编研工作中的研究力度，提高编研产品质量。档案编研工作中“编”和“研”两者之间是紧密联系、密不可分的。由于科技档案管理的目的是利用，而编研工作是为了使利用更具有针对性、系统性和主动性，所以科技档案管理部门的编研工作以“编”为主，以提高系统的具有凭证价值和参考价值的科技档案信息为利用者服务，但这并不是不需要“研”，也不是要削弱“研”，而是要“编”与“研”紧密结合。无论是编纂地震科技档案史料，还是编写地震科技档案汇编材料或参考资料，都必须在认真研究科技档案内容与成分的基础上进行，都离不开“研”。而“研”的目的是更好地“编”，因为每一种科技档案的编研成果都不是对档案材料进行简单挑选和加工编排，而要经过一番认真研究之后才能进行编纂。因此在地震科技档案编研工作中，只有坚持把“编”和“研”结合起来，加大研究的力度，才能确保科技档案编研工作顺利进行，才能编纂出高质量的科技档案编研成果，更好地满足地震科学研究、管理工作和社会各方面利用科技档案的需要。

（四）与时俱进，利用现代化手段丰富编研产品的种类。地震科技档案的形成领域和内容性质都具有鲜明的专业特征，是专业技术活动的记录和伴生物，必然包含大量的科学研究数据及技术图样等，其编研工作常需对数据进行比较、分析或绘制各种图示、图表。而科技档案种类的多元性和类型的多样性，也对其编研工作提出了更高的要求，需将相对分散、数量众多的科技档案信息科学地组织、加工成相对系统、优质、形式各异的科技档案信息成果。这就要求档案编研工作的过程实现数字化，即将电子编辑、数字图像处理技术、电子图像采集技术等运用于科技档案编研的信息加工、编研成品的修改及传播，为社会公众提供更具有吸引力和影响力的档案先进文化产品。

随着地震科技档案资源的丰富与信息管理手段的进步，档案编研工作者需不断研究新手段、新方式，使科技档案编研工作充满活力，从而更好地为科技生产、科学研究和社会公众需求服务，真正实现档案编研工作的价值。