关于档案信息化建设与档案管理的几点思考

胡悦

摘要：在科学技术发展的今天，信息化为档案管理提供了技术支撑。在新时期下，档案管理人员应该认识到信息技术的重要性，采用信息化手段对档案进行管理，帮助自己进行档案工作，推动档案工作的开展。本文主要分析了当前档案信息化建设的必要性和现状，并提出了几点关于档案信息化建设的建议，希望能为广大同行带来参考。

关键词：档案信息化;档案管理

引言

档案信息化建设能够推动档案管理工作的进步。与传统的储存方式不同，信息化时代储存信息量会更大，速度也变得更快。因此我国开始推动档案信息化建设，逐渐形成了自动化的信息管理平台。但由于我国档案管理仍然存在一些问题，需要我们正确认识这些不足，并针对性进行调整和改进，从而推动档案信息化建设。

一、加强档案信息化建设的必要性。

加强档案管理工作和档案管理信息化有利于我国社会经济的发展。传统档案管理工作量庞大，且容易造成工作失误，给经济和发展带来诸多影响，因此为了适应新时代信息化工作要求加强档案管理，信息化管理非常有必要。不但能够改善档案管理信息工作情况，还能提高工作人员的效率，这样有利于企事业长久发展，有利于实现资料的安全可靠性。

二、档案信息化建设的优势。

1.档案信息化储存主体更为便捷。

信息化后的档案主要采用光盘和云储存对档案信息进行存储，这些现代化的储存设备会比传统的纸质档案更容易保护和携带。而且随着信息技术的不断进步，档案信息化的存储设备体积变得越来越小，储存空间却变得越来越大。一张小小的储存卡就可以存下几十个企业或者几百个个企业的档案信息。

2.存储内容更容易保护。

传统档案多为纸质版本，这就要求必须把档案放在干燥易储存的空间里。而信息化档案后储存的空间变成了内存条或者光盘，这大大方便了我们进行储存和使用。同时如果储存的数据丢失，还可以通过技术手段进行找回。

3.易于保护和管理。

信息化后的档案能够方便我们进行备份和使用。即使发生档案失窃或者误删的情况，我们也可以通过备份的信息化档案及时将资料找回，避免了传统档案中因为不可抗力因素被毁坏而不能修复的情况。

三、加强档案信息化建设的有效办法。

1.加强档案管理制度的建设。

制度的建设是指导档案管理工作的重要基础，所以在档案信息化建设过程中，必须加强档案管理制度的建设。首先要用明文规定好档案管理工作的基本要点，对具体的环节进行指导;其次相关单位和人员要重视档案信息化建设与档案管理的重要性，落实好档案信息的保存和档案数据的使用。一旦发生数据泄露事件，要对相关人员进行严肃处理，促进档案管理工作者树立高度的工作责任心。

2.建立起档案管理信息系统。

档案管理信息系统是档案信息化建设的重要表现。我们要充分借助专业的信息化管理系统，实现档案管理工作。比如我们要通过信息技术建立起档案管理系统的权限制度，只有专门的档案管理工作人员才能获得相应的权限使用管理系统。要对每一次系统访问进行登记，系统在正常运行中不允许外部硬盘侵入系统对数据进行拷贝。同时要邀请专业的信息技术公司对系统进行定期的维护，及时修补系统存在的漏洞做好系统的安全升级，确保系统安全稳定运行，为档案管理工作提供最基础的保障。

3.积极加强数据库建设工作。

加强数据库建设工作是档案信息化建设的重要基础。档案里存在着大量的信息，需要我们建设完备的数据库对档案进行管理。首先我们要利用数据库信息系统进行档案资源的储备，要充分利用数据库建立起完备的档案数据信息体系，对获取的档案信息资源进行逐一筛选和整理;其次，我们要对档案信息和数据进行分类，通过利用信息检索技术做好这项工作。比如通过特殊的字符和文字搜索相应的档案信息，这样更加方便我们开展档案信息化建设工作。

4.大力加强档案管理队伍建设。

在档案信息化建设过程中，信息技术人才队伍建设非常重要，是档案管理队伍建设的基本。第一，我们要重视档案管理人员的培训，在培训中要让工作人员树立正确的工作态度，通过不断学习提升自己的工作能力，提升档案管理工作者的整体素质，要求档案管理工作者努力学习计算机技术，能够从容应对各种可能发生的情况;其次要积极引进人才，可以到各大高校去招收计算机专业人才，加强档案管理人才储备，通过不断的培训使得工作人员能够熟练操作信息系统。

5.做好监督管理工作。

档案信息化管理工作不但需要内部监督，还需要外部监督工作的实施。通过内部和外部監督，及时发现档案管理中存在的漏洞并及时改进。因此相关机构可以建立专门的监督管理小组，对档案管理工作进行系统监督。档案监督管理小组要全面参与到档案管理工作中，对工作流程要熟悉，及时了解各个环节和部门中存在的不足，并对他们进行指导。通过这样的办法能够有效降低档案管理问题出现的概率，确保档案信息化监督管理工作取得成效。

四、结束语。

总之，我们要正确认识到档案信息化建设的作用和积极性。在新时代背景下，各行各业对计算机网络技术和信息技术的利用更加频繁。要正视信息技术为我们生活和工作带来了便捷，同时也要认识到信息技术存在的安全隐患。因此在档案信息化建设和管理过程中，我们要加大信息技术的投入，培养专业的信息技术管理人才。要及时对信息系统进行维护和检测，确保信息技术系统的安全性，为信息管理工作提供可靠的保障。

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