高职院校全面预算管理问题与对策研究

湖南化工职业技术学院 湖南 株洲 412000

引言

现今世界经济发展迅猛,各行各业之间的竞争也随之增大。高职院校的发展规模日益扩大的同时,财政资金的有限和快速增长的资金需求量之间的矛盾越来越明显。而如何有效使用现有资金,提升资金使用效率是学校财务管理部门需要解决的重要问题。预算管理是财务管理的重要组成部分也是核心手段,在此基础上如何设立健全的预算编制、明确预算项目管理、提升预算执行效率、合理有效分配部门资金安排等工作,也需要我们去深入的探析,思考。

一、全面预算管理的概念

全面预算的本质是在预算的基础上对高职院校的未来经营和发展的管理,是要求学校内部全体人员,从上而下,全方面,全角度参与管理的手段。高职院校管理层可根据全面预算管理制定其未来发展目标,确立其发展战略以及日常运营管理模式。科学有效的全面预算管理方案体现于高职院校的财务数量指标,使高职院校通过整体运营方案和院校管理真正实现其发展目标。

二、全面预算管理的意义

“谋定而后动,知止而有得”,凡事在行动前做足准备才会成功,高职院校全面预算管理是针对于高职院校的经营和发展而指定的资金分配方案,使高职院校内部的各个部门资金预算达到平衡,统筹规划,并在此基础上严格执行预算进度。全面预算管理对高职院校的未来发展而言有重要意义,它是高职院校未来可持续发展的重要方针。

构建科学而有效的财务体系对于一个高职院校有着决定性影响,如果在高职院校发展运营时没有指定适合其发展经营的财务体系,就如同骑摩托车不带头盔,行使速度越快,风险性越大。预算管理对于高职院校的稳定发展有些无可替代的作用。而作为高职院校管理的核心内容,预算管理工作贯穿于高职院校从开始到未来的整个发展历程。它是高职院校正常运营的后备力量,是高职院校未来长远发展的资金保障,是确保高职院校可持续发展的强进动力。因此,为实现高职院校稳中求进的发展战略,高职院校应针对自身情况指定一套科学有效的预算管理方案。

三、高职院校全面预算执行过程中存在的问题

(一)全面预算管理体系不健全,参与度低

高职院校每年的预算编制在财务部门工作中占首要位置,是高职院校规模扩展,确保学校稳定持续发展的经济基础,因此,高职院校设计一套适用于其运营管理模式和办学特点的预算管理体系的显得尤为重要。以黑龙江省某省属高职院校预算编制为例,黑龙江省财政厅通常为每年的9、10月份下达预算编制任务,包括预算基础,预算政策,政府采购政策等。高职院校的财务部门在学习了政府下达的政策后传达给本校,但是学校内部的其他部门对预算政策不清楚,不知道哪些属于预算编制内,哪些属于政府采购。而有些负责人忽视年度预算编制的重要性,致使第二年财务部门的预算和支出有很大出入。关于政府采购的项目也没有明确按照要求流程进行操作。

另一方面,在高职院校中有许多教职工对预算管理的编制、执行和与其相关的考核机制不熟悉,依然觉得这些工作属于领导和管理人员,所以存在处理预算相关事项总是敷衍了事的现象,而财务部门工作人员与其他部门工作人员之间又缺乏沟通,没有良好的协作,进而导致了预算管理工作难以进行。预算管理是一种全员参加的管理模式,并且其重点是针对学校的业务经营,所以需要全体相关人员积极有效的参与才能确保预算管理工作顺利进行。

(二)全面预算编制方法缺乏科学性

当下有许多高职院校将本校预算工作堆至在年末,有年末开始到寒假之前一段时间开始预算上报工作。由于预算编制到上报之间的时间过短,使得预算编制工作过于仓促,进而在上报审批时难免有不合理不严谨之处。大部分部门的编制方式仅仅是在上一年的资金使用情况上增大或减少资金额度,完全没有将学校的长远发展、下一年度的发展策略以及自身的特色业务进行结合,这样一来导致全面预算管理在高职院校中只是流于形式,根本没有扎实的执行,从而无法起到其业务管理的作用。与此同时,许多高职院校为了完成财政部门所下发的要求,在预算编制方面仅编制总预算方案,忽略了总预算的细化。而有些高职院校开展了二级预算管理,却没有对二级学院和以下系部门的管理细化。还有一些二级院校虽然进行了预算管理,却忽略了行政管理和日常教学的经费细化,这些情况都影响了预算管理的准确性和严谨性,也使得资金无法下达到校内最需要的地方,最后预算管理的作用也没有达到理想的效果。

(三)全面预算执行、监控力差

就目前高职院校的全面预算执行进行研究,发现许多院校在全面预算执行时对执行力度和责任承担方面的问题有所疏忽,全面预算执行过程中相应的监管机制也不够健全严格,这导致预算方案推行不到位,执行效率低,进度慢,经常出现超出预算或预算资金使用途径模糊或更改的情况。而全面预算的执行和监管与全面预算编制两者相辅相成,许多高职院校因为缺乏科学合理的全面预算编制而导致预算执行监控力度差。

(四)全面预算管理缺乏行之有效的绩效考核机制

现如今高职院校的绩效考核仅限于考核各个部门的所属业务,没有考核部门的预算执行情况,这使得许多在职员工无法认识到预算执行的重要性,进而不积极参与预算工作。此外,一些高职院校的绩效考核没有明确的考核标准,考核人员将更多的注意力放在预算执行率方向,未曾考虑到资金是否有必要使用或是否使用到位、是否有虚假使用。另一方面,领导层对预算绩效考核有很大的主观决定权,这种存在了过多主观因素的考核无法确保其公平,这会在一定程度上影响职工工作的积极性,使其对今后的工作不愿意投入更多精力。

同时,一些高职院校在绩效考核的基础上没有指定合理的激励机制和惩罚措施,而有些高职院校虽然指定了激励机制,但是对奖励和惩罚的处理方式仅留存表面,无法体现奖惩机制的意义,这样的奖惩机制即使存在也无法引起学校职工的重视,使高职院校所谓的规章制度流于纸面。

四、高职院校全面预算管理优化措施

(一)提高宣传力度,落实全面预算管理制度

财务人员在财政预算会议中学习了预算管理各个任务后,高职院校需要及时、有效的组织起高校内部的财务预算会议,将其各个部分以及人员的工作职责工作任务进行分配,各行政部门与二级学院管理人员一同参加此次会议,展开以全面预算为中心的沟通探讨,将全面预算的执行程序、职责细节、审核标准、效益目标、管理制度等有关事项合理清晰的提出并明确下来。同时,对高职院校未来发展目标进行展望,并结合院校实际情况与全面预算执行情况制定出相关策略。在后续工作里,高职院校可依据学校收入与投入的具体状况以及各个组成单位的预算申请情况,快速合理的与各个分院、业务部门等相关体系展开会议商讨。依据实质性工程项目的情况,对项目的投入所需展开排定。另一方面,还应当对院校内各个在职教师展开全面预算知识普及活动,让每位教师全面了解全面预算,并充分认识到全面预算的重要性,做到全体教职工在工作中都将全面预算作为工作守则,以此加大全面预算的执行力度与落实程度。

(二)制定科学合理贴合院校需求的全面预算编制方法

高职院校的管理层与监管单位需要适当对各个单位的预算编制工作进行督促,确保编制预算的进展与整体质量,防止效用低下的预算出现在各个部门编制当中。预算编制方法,可将常规内支出设为基础,并且与高职院校近几年来的预算平均值互相对比,以此考虑预算编制方法,此种编制法并非创立在以往传统资金数目和用途之上的,而是针对预算时期可能发生以及需要发生的财务活动展开预算编制,将学校的具体需求进行有机融合,促进各个相关工作人员踊跃积极的参与到针对每个阶段的各项支出活动与资金展开审核会议,一同探讨项目的各项指标与收益,最终全面、规范的编制出预算方案。此种方法将前一年的预算视为零,会在一定程度上加重编制工作负担,所以需要高职院校依据收入和预算工程的具体转变展开制定,并结合学校历史数据。如果改变并不巨大,可以选择不清零的方式进行,如果一方出现重大变化的情况时就需要运用零基预算法,而项目支出预算编制可运用滚动预算法。与此同时,最终形成预算的编制应当充分保证与其高职院校的战略性发展目标以及业务特性的贴合性,以此加强资金的使用效率。

(三)结合信息技术优化监控能力

在世界逐步走向大数据时代的当下,高职院校可以经由创立信息化管理平台,提高对预算管理的掌控能力以及把控力度。例如:出差、采购、接待等资金申请的部分事前掌控程序可与网络报销、预算管理体系进行融合,以此形成事前控制、事中监管、事后评价的一体化管理机制。以事前掌控为例,在相关人员进行事前申请时,主要负责人的预算项目已被绑定,因此得以通过的要点是金额和项目都应当得以满足,审批顺利通过后,预算项目的资金剩余就会相应的扣除,以此实现预算管理与事前控制的有效结合,从而防止使用资金溢出的问题发生。并且事前控制与网络报销的得以充分融合后能够加快财务人员的审核工作,加快财务人员办事效率。定期展开针对项目与资金进展的核实监管工作,对项目的各个时期所需会议进行推动召开,达成健全的动态监督系统。

(四)加强预算考核机制

1．将预算执行的实际情况加入到各个单位预算考核内容之中,各高职院校都应当依据教学部门以及其他组成单位的特性创立出具有针对性的不同考核评定机制,考核的具体内容也应当在编制预算、执行预算、预算进度、预算成效的基础上进行制定,考核内容也应当与奖罚机制进行结合。

2．应当经由项目库展开对项目的管理工作,保证成本预算可以依据进度逐步达成。并且将每一年考核的项目的实际执行情况与申报预算的差异,作为下一年的全面预算管理工作的基石。针对已经启动的项目,对各个阶段的战略性目标展开审核、评定,对于已经完成并绩效良好的项目应当给予相应的经费鼓励,未有效完成预期目标的项目可以停止或减少预算资金量,并且对相关工作人员进行追责,惩罚。还可以将审核结果发布于学校官方网址之上,进行公布,以此接受全部教育工作者的监督与评价,进而提高财政资金使用的透明性与公开性,为以后规范化财政资金动用提供有力的推动。

(五)构建多元化评价系统

高职院校应当制定标准相对较高的预算评价机制,以此让所有从事人员在执行预算管理进程中有据可依、有理可寻,以此增强执行效率,进而提高项目预算的执行成效。财政对各个项目的资金运用情况皆有着较为严格的规定,不得随意申请、浪费。项目申请通过后,财政部门也会在项目开展阶段以及结尾阶段进行绩效检查、审核。因此,在各类项目申报过程中必须上报项目申报表,注明此项目的意义、用途、目标、资金、计划等。此阶段每个相关部门还应当对项目的实质性开展状况进行效绩自我评价、自我监审。高职院校也可通过引用校外相关专业性机构或专家加入到自我评定、自我监审当中,例如:聘用校外专业人才对项目申报展开评分、论证,评选出最具价值也是最有利于高职院校发展的项目。在执行过程中还应当针对资金落实、执行进展、监审体系给予综合性的评定,进一步创立出多元化评价机构,为高职院校的全面预算管理工作提供发展基础。

五、结束语

总而言之,建立科学有效的全面预算管理模式有利于推动高职院校的可持续发展,能够最大程度的提高高职院校资金使用效率,建立科学合理的奖惩机制可以进一步提升院校自我管理能力,进而保持资金支出和预算相对平衡。基于此,我国高职院校应加强对全面预算管理的重视力度,认识全面预算管理在高职院校经营和发展中的重要性,提升校职工的积极性,动员全体教师积极参与到预算的管理执行考核中,使全面预算管理在高职院校的管理和发展发挥作用最大化。