浅谈固定资产管理现状及其优化改进措施

段盼盼，李 斌，吴西彪，刘 海

（中国核动力研究设计院，四川成都 610213）

0 引言

RFID（Radio Frequency Identification，射频识别技术）是一种简单的、非接触式识别技术，它由阅读器、电子标签和数据终端构成。作为构建物联网的关键技术之一，RFID技术已广泛应用于商品零售、仓库管理、医疗、图书管理、智能制造、身份识别、防伪、物资追踪及资产管理等各行各业[1-6]。相较传统的纸质标签或二维码标签，RFID具有无需可视、批量阅读、信息储存量大、存储数据可反复编辑、标签读取距离远、标签唯一等优点。这些优点均可以与资产管理中的标识、维保、盘点等管理业务相结合，对现有资产管理系统进行优化升级，实现对资产的全生命周期线上管理和无纸化管理，进一步提高管理效率，缓解科研人员资产管理压力。基础科研工作离不开各种各样的仪器设备，固定资产管理工作开展的好坏，直接影响了科研生产活动开展的质量和效益。分析某单位当前固定资产管理现状和存在的问题，基于RFID技术对现有固定资产管理模式进行改进和提升，进一步推进固定资产管理向智能化、自动化和数字化方向发展。

1 固定资产管理现状

1.1 信息化建设

目前使用的资产管理系统，功能涵盖了资产卡片的新增、台账管理、资产处置等三个方面的内容。系统现有功能局限于完成固定资产相关报表数据，如台套数、原值、折旧等的统计和上报，资产使用过程如维保、维修等仍然执行的是纸质化管理。从维保计划制定到实施，产生大量的纸质文件，一方面文件归档占用大量空间，不便于管理，并且记录中大量运行、维护数据变成僵尸数据，不能有效指导下一步设备维保维修工作的开展，造成数据资源浪费；另一方面，传统纸质化管理流程手工工作量大、效率低，维保效果的监督检查只能采取维保记录抽查的形式，导致无法实时并真实掌握设备维保工作是否切实开展，对防范维保工作形式主义缺乏有效的监控手段。

1.2 台账管理

当前，资产管理系统中台账新增，全部依靠资产管理员手动录入或批量导入资产信息方式，生成资产卡片，进而完成资产台账新增，工作量大且效率低。同时，资产台账维护方面的规章制度执行，过度依赖责任人的主动性及责任心，缺少必要的技术跟踪及监控手段，在保证账实一致性和防范国有资产流失方面，技术管控力度不足。

1.3 状态管理

资产状态分为在用、闲置、封存、待报废、报废、待处置等六大类。根据现有院所管理制度，科研生产类设备需粘贴资产状态标识牌，现用的资产状态标识为圆盘指针形，需职工手动维护。资产状态信息从台账变更到现场状态标识调整，存在时间差、滞后性甚至不一致性。资产状态是资产台账的重要信息，保证台账中资产状态信息与现场状态标识牌指示一致，是台账管理的重要内容之一。日常管理中，不管是台账中资产状态信息维护还是现场状态标识的维护，全部依赖职工手动维护：设备责任人根据资产使用频率或使用状况确定资产状态，并在资产管理系统发起资产状态变更审批；台账变动后，职工到现场维护资产状态标识牌，保证台账资产状态与实物资产状态标识一致。日常管理中，台账中资产状态信息与现场标识牌信息不一致的情况十分常见。

2 基于RFID技术的资产管理模式

基于RFID技术的资产管理系统，要求所有资产粘贴RFID电子标签，在所有办公室门口、办公楼或实验区出入口安装RFID阅读器，各资产使用部门配备移动手持阅读器开展工作。

2.1 资产新增

合同管理员在开展新购资产验收时，同步粘贴RFID电子标签，并完成RFID电子标签与验收报告的绑定，同时在线提交验收报告。资产管理员在资产管理平台收到新增验收报告消息提醒，及时开展资产台账新增。资产管理员在开展资产新增业务时，可直接引用验收报告，资产系统自动提取验收报告中相关资产信息，包括资产名称、规格型号、使用部门、责任人、安装地点、采购申请、合同编号等，并根据资产原值及使用属性完成资产分类，如固定资产、低值易耗设备、在建工程等，对应的资产台账就会自动更新。

2.2 资产状态管理

电子纸显示技术是具有与纸张一样轻薄、又可擦写的电子显示技术，图像保持时并不需要耗电，能大大节省能源。目前，电子纸显示技术已广泛应用于广告牌、电子阅读器以及柔性显示等方面[7-11]。将RFID技术和电子纸技术相结合，设计制作新版电子资产状态标识。该资产状态标识可自动读取RFID电子标签中存储的资产状态信息，并自动显示与台账信息一致的资产状态信息，从而实现资产状态的实时动态更新，保证账实一致性，大幅度降低设备责任人的状态标识日常维护管理工作。

2.3 位置管理

RFID技术可实现对资产的实时追踪监控，在保证账实一致、防止国有资产流失方面具有重要应用意义。当前资产管理的安装位置信息只精确到房间号。以资产安装时房间号变动为例进行说明：当固定资产从办公室A移动到办公室B时，B房间门口处的RFID阅读器定时自动读取所辖区域内的RFID电子标签，更新所属区域资产的位置信息，最终实现资产台账的实时动态更新。

2.4 维护管理

基于RFID技术的维护管理功能实现过程如下：

（1）拓展现有资产卡片信息项。增加维护保养模块，该模块包含日常点检和定期维保。资产管理员在完成资产卡片新增入账后，使用部门资产管理员收到相应的新增资产消息提醒。使用部门资产管理员打开消息提醒单进入对应资产卡片，补充完善新增资产的维保信息。

（2）补充日常点检项目、周期等信息。系统根据补充内容自动生成对应设备的日常点检表。设备责任人持手持RFID阅读器扫描设备电子标签，下载日常点检表，根据表格提示完成设备日常点检并记录。

（3）补充定期维保项目、周期及相关操作要求、步骤等信息。系统根据补充内容自动生成对应设备的定期维保周计划、月计划，并自动发送至对应设备责任人，设备责任人按计划开展相应定期维保工作。设备责任人持手持RFID阅读器扫描设备电子标签，下载定期维保记录表，根据表格提示完成设备定期维保工作并记录。

基于RFID技术的维护管理模块，可实现对设备年度维护保养计划执行率统计，实时掌握设备定期维保开展情况。由于维保工作只能通过扫描设备电子标签后下载对应维保记录表形式开展，一定程度上可以防止维保形式主义，在保障设备维保效果方面具有一定实际意义。

2.5 盘点管理

基于RFID技术的资产盘点改变了传统盘点中以账对物、以物核账的工作模式，不再需要人工对台账和实物进行一一比对，借助RFID技术的无接触式识别，实现了对区域内资产的批量盘点和识别，大幅度提高了工作效率，降低了人工成本。盘点人员只需手持移动RFID阅读器到达相应的办公或工作区域，点击盘点键，RFID阅读器便会对区域内的电子标签进行扫描、识别和信息读取；盘点结束后会自动生成盘点单，盘点单包含资产名称、资产编码、规格型号、位置等基本信息，盘点单经工作人员确认后发送至数据终端，与数据终端中存储资产对应信息进行比对，并生成差异调整单，差异调整单经确认或审批后，数据终端系统台账自动更新。

3 RFID技术在其他业务中应用前景

3.1 门禁系统

RFID技术还可应用于门禁系统。在每位职工的工牌上粘贴RFID电子标签，电子标签内写入职工的基本信息如姓名、工牌号、所在科室等；在门禁系统处安装RFID阅读器，当职工上班到达办公楼门口时，RFID阅读器自动识别职工工牌上的电子标签储存信息，并自动与数据终端存储信息进行比对，确认信息无误后，出入通道门禁自动打开。采用RFID技术的门禁系统，实现了非接触式信息读取，识别速度快，可批量识别。可在实验区域及办公区域门禁处同时装配RFID阅读器，一方面可以实现职工在所区任意工作场所打卡，无需在办公楼打卡后再到实验室工作；另一方面，可以实时掌握员工工作地点，提高考勤人员工作效率，不必再对照名单到每个办公室查考勤。同时，由于安装RFID阅读器的门禁系统可自动读取并识别进出人员的基本信息，实现了门禁系统对人员出入权限的控制，无需在每栋楼配备门卫人员，大幅度降低人工成本。

3.2 计量器具管理

与RFID技术在固定资产管理中的应用相似，RFID技术也可应用于计量器具管理，在每个计量器具上粘贴RFID电子标签，在实验场所安装RFID阅读器。在电子标签初始信息录入时，将检定相关信息如计量器具名称、规格型号、检定周期、末次检定日期等进行录入，并在数据系统中设置预警期限，如临近检定有效期一周，系统自动向科室计量器具管理员发送消息提醒，还可自动生成月送检清单，方便计量管理员开展送检工作。计量器具检定完成后，计量器具管理员持手持RFID阅读器读取其电子标签，手动更新其检定内容，联动更新系统终端数据。引入RFID技术的计量器具管理方式，改变了传统计量器具手动检索形成临检计量器具清单，再行送检的工作方式，实现了对计量器具有效性实时监管，提高了工作效率，降低了漏检率。

4 结束语

随着RFID技术标准的制定统一和工艺的不断提高，其成本正逐步降低，识别距离更远、数据交换速度更快，RFID将会成为各大企业未来实现智能管理、无人管理的有效手段和技术基础。尽快将RFID技术应用于固定资产管理，打造智慧固定资产管理系统，对提升固定资产管理智能化和自动化水平，释放科研人员管理压力，具有重要意义。