计算机在档案管理方面的应用

杜金浩 邢台市环境卫生管理处

从计算机的诞生到二十二世纪的如今，计算机已经层层渗透到人类生活、工作的各个角落，尤其是科技飞速发展的今天，计算机早已是人类日常生活中集娱乐、学习、工作等方面无法替代的部分，这期中就包括了档案管理。档案管理是一套政策性、机密性较大、工作系统复杂的工作，随着计算机领域的飞速发展，档案管理科学化成了档案管理工作的目标，计算机给予辅助工作成了档案管理科学化的中枢纽带。正因如此，研究分析计算机在档案管理中的运用，对推动档案管理工作的快速发展具有决定性作用。

档案的含义，档案其实就是社会组织、个人对过去的社会活动中形成清晰、准确、完整的记录信息。随着全球步入科技时代，在传统的信息管理方法手段已经无法适应时代的飞速发展进程，由此档案管理逐渐运用起了计算机技术形成了档案管理科技化、现代化工作方式。伴随着数字档案馆的建成，数字化信息的储存有了数倍的增加。在二十世纪中后期，档案管理运用起计算机技术后，经验不断累计，发现当今的计算机档案管理系统只能进行档案管理信息的简洁化检查、搜索、统计，没有更好的手段应对信息量和普遍的工作，从而导致了计算机档案管理工作中消耗了大量人力、财力、物力。因此，不断加强和改良计算机在档案管理工作中的运用，对提升档案管理工作具着重大意义。

一、计算机技术的优势

（一）信息储备量大

计算机的信息储备量相比较传统信息储备有着巨大优势，信息储备量成倍的翻长是传统信息储备无法与之匹敌的关键性特点。随着科技发展，大量的红头文件、图片视频信息、技术资料不断出现，使得传统信息储备方法无法承受如此巨大的信息量。而计算机领域对此便可以进行光盘录入，使巨大的文字信息、视频图片信息等在一张小小光盘完成储备，大大降低了信息空间消耗、档案管理工作投入资金。

（二）档案利用率高

计算机技术投入到档案管理工作中，呈现出了档案检查、搜索、管理方面查找高效、方便、准确的特点。在全球社会体系高速运转的现在，档案管理信息的利用率也相应提升，各个单位部门开展决定性策略时需要巨大量的有关档案资料信息，各个职能部门也要拥有有关资料加以借鉴，这些都要求档案管理相关部门能够更加完美、高效、精准的提供档案信息资料。运用传统档案管理手段，就会发现此类手段根本无法满足现阶段的社会需求，造成信息查找不仅浪费时间、人力，信息精准程度也无法与实际需要相匹配。传统纸质信息储备的手段更不能对现代社会发展做出贡献，甚至已然脱节，手工查找的手段更是脱轨于时代社会发展，严重影响了有关工作的效率。综上所述在档案管理工作上加以计算机工作的现代化步伐必须加快。

（三）多样化档案管理

计算机在档案管理工作中的整改、补充、输出等工作有了实质性改变，相比传统模式有着更为高效、简单的提升。在当今档案管理手段中，计算机档案管理已成大趋势，已成为现代管理理念，推动办公精简化、高效化、数字化。在传统纸质信息的基础上运用计算机输入系统的科技，将传统纸质信息的文字信息、图片信息等录入为计算机文件编辑软件，与经由输出打印设备来进行文档提取这种传统模式相比，使管理工作变得更加高效简易。

（四）改变传统档案管理模式中的隐患

传统档案管理模式存在信息保护能力弱、统计能力差、编辑工作复杂以及纸张、图纸、音像视频在火灾、虫灾、空气湿度受到损害等问题，在出台了计算机档案管理方法后，这些问题都得以优化、改良，有效减少了档案管理工作压力，减少并避免档案信息的损坏等安全问题。

二、计算机档案管理出现的问题

（一）电子文件原始性问题

计算机在档案管理工作中运用的电子文件存储手段有着传统档案管理手段不具有的空间使用率，但电子文件的真实性很容易受到人为破坏等意外因素的影响，这方面的保障技术工作难度尤为巨大，在人力、投入资金方面使用庞大，电子文件中内容如有改动，很难发现迹象，使得修复困难，电子文件真实可靠性丧失。

（二）安全问题

在全球时代引领下网络时代的到来，在计算机档案管理技术方面也出现了很大的安全隐患。在网络逐渐普及，互联网的开放、共享等特点，使有心之人利用互联网可以随意互动访问的特点进行入侵，对电子文件的安全问题产生影响。

（三）相关工作人员缺乏改进

在传统档案管理模式影响下，工作人员产生了安全意识薄弱的遗留问题，相关工作人员对现如今的计算机管理方式认知少，缺乏有关计算机方面的科学知识，很多负责档案管理工作的人员，其互联网、当代管理技术核心、外语等相关知识并未达到合格水准。

三、计算机管理档案实际运用示范

习近平总书记指出，厕所问题不是小事情，是城乡文明建设的重要方面，要把这项工作作为乡村振兴战略的一项具体工作来推进。邢台市积极开展“厕所革命”，并利用《邢台市农村厕所革命管理系统》对各县（市、区）农村厕所改造工作进行管理，然而，该系统在初期的实际操作过程中存在许多问题。首先，农村厕所改造覆盖面积广泛，农村户主信息量大，改厕信息采集困难；其次，改厕数据上报延时性长，导致各级领导无法实时跟进改厕进度；此外，改厕的真实性，改厕责任的追溯方面也存在难点。

针对上述问题，邢台市对《邢台市农村厕所革命管理系统》采用了现代化的计算机档案管理方法，实现了登记农村户厕改造前、改造中、改造后，以及乡、县、市各级质量验收的全环节监控。系统自动关联各环节信息形成一户一档案，基于改厕档案，系统自动统计汇总分析各县、乡、村的厕所改造数量、类别、施工进度以及验收合格率等，为各级掌握改厕情况提供依据；系统建立随机抽查机制，通过系统随机抽查进行检查验收，减少人为操作因素，提高抽查范围覆盖的科学性、代表性；系统建立照片比对策略，有效防止户厕的多报和虚报现象的发生。

四、优化计算机档案管理方案

（一）优化档案数据库建设、管理模式

依据档案数据信息在计算机档案保存的工作中来确立创造方案数据库，在计算机的技术加持下创建档案数据库是档案管理信息的中轴，更是档案管理、正规、数字、网络化的必要组成部分。数据库的含义其实就是按照数据组成结构与相关对应信息来分别储备，形成数据管理的电子化仓库。同时，电子化仓库也是一种信息数据管理模式，是对巨大量的信息管理与共享工作做出优化，对数据库建造相匹配的程序，修改、检查本来数据，经过相对应数据库的建立来发展管理和查找档案信息。

在档案信息建造出对应的档案数据库以后，加以规范化的监督管理是必要措施。目前我国有关数据档案信息上还是普遍存在问题和缺点，因此致使部分档案对外泄漏。对于已有的档案管理模式的基础上进行优化，确保档案的管理制度更加全面。一方面，在现阶段已有的管理机制体系上加深档案管理安全方面的安全系统，以防对外泄漏。另一方面在档案信息数据库日益扩充的形式下，建造全新的档案管理程序与软件来扩充数据库中的信息储备量，使其数据库贴合时代科技发展，从而使档案管理更加规范、标准。

（二）加强档案信息数据库安全质量

在当代档案管理数据库中总有信息泄漏的问题发生，严重危及社会经济体系与人民生命财产。应当加强档案数据系统的防病毒、防入侵、密码锁这类安全手段，对其他有心之人想要窥探盗取做到根本解决。在对数据管理工作人员挑选上，要对工作人员的思想品德、自身品质、忠诚程度加以更为苛刻的审查，杜绝档案管理相关工作人员因为各种原因外漏数据库中的信息。

（三）加强对档案信息有关软件的研发

档案信息管理工作的软件在实际档案信息管理中发挥着核心运用，在追随时代发展步伐的前提下，需要侧重加强档案管理有关软件的设计开发。在目前已经投入现实社会使用的档案管理软件基础上，依照档案信息的未来发展方向以及日渐成熟计算机技术，对有关软件主体结构、主体模块加以改良或者设计新型档案管理软件，经过编程、调试、测试来编写开发，以求做出优秀、贴合时代发展、满足使用者需求的数据库软件以及管理软件。

（四）提升相关工作人员对当代管理模式运用水平

在档案管理系统发展改良后对其相关工作人员人员应当重新培训、教育。一是档案管理领导部门应该与时俱进，增加自身工作的科学性，偏重增加新时代档案管理概念，对计算机技术在档案管理工作中起到的关键性运用给予充分重视。二是在从事档案管理相关工作人员应当在有关部门领导人的带领下学习计算机技术，并学会加以运用与档案管理工作中的相关知识，掌握现代化档案管理知识要点，抛弃传统理念，提升自身科学素质水平。三是注重培养符合当代档案管理模式的高水平工作人员，发挥计算机高速运算与强大处理水平的特点，实现档案管理新模式与档案管理工作人员相应融合。

五、结束语

在档案信息管理贴合时代发展道路上计算机技术起到了实质性纽带作用，促进我国档案管理工作高效、迅速发展。在科学技术的带动下，计算机技术在档案管理工作中得以运用，并升华管理工作的内容，因此学会处理现代档案信息管理中出现的漏洞与问题，能够更好的推动档案信息管理未来发展。