地震文书档案电子文件归档的几点思考

田丽杰

(中国地震灾害防御中心，北京 100029)

0 引言

地震文书档案是地震档案的重要组成部分，是地震科研单位发展的历史记载，加强地震文书档案的管理是防震减灾事业可持续发展的重要保证。随着信息技术和互联网技术的发展，地震文书档案工作也应当与时俱进，大力推进信息化建设，不断加快档案管理电子化进程。笔者结合单位文书档案管理工作实际，浅谈对地震文书档案电子文件归档的思考。

1 地震文书档案电子化的现状

自2002年国家档案局制定《全国档案信息化建设实施纲要》以来，国家层面已制定出台档案信息化相关的法规标准共61部。国家档案局2003年发布《电子公文归档管理暂行办法》后，地震系统文书档案电子文件管理逐步展开。OA办公系统与档案管理软件的普遍应用，电子文书自动编目实现文书档案电子存储归档功能，档案人员对历史文书档案数字化编目扫描并导入、挂接档案管理系统，加快档案电子化进程的步伐，应用信息化管理手段，地震文书档案无纸化查阅与利用成为现实。地震部门高度重视电子文件归档工作，上级机关将文书档案信息化作为考评下级单位的基础条件，建立完整的地震文书档案电子库。笔者单位文书档案数字化已经完成，为实现地震文书档案信息化建设奠定基础，也可为其他单位的文书档案电子化、数字化提供借鉴经验。

2 地震文书档案电子管理的特点

2.1 文书档案电子管理智能化优势明显在档案管理工作中，档案管理软件在数据导入、批量处理、统计利用等方面发挥了专业作用。在建立文书档案电子案卷时，可套用归档流程模板，实现地震文书档案从新建、录入、扫描、移交到归档等全流程电子化。系统自动获取Excel表格文件中的所有档案条目属性信息，如密级、单位、门类、有效期、权限、内容等，相互衔接，环环相扣，形成有机联系，智能化优势明显。地震文书档案电子管理提高档案业务人员的工作效率。

2.2 文书档案电子管理更加方便快捷

利用专业的档案管理软件存储档案，实现地震文书档案的科学化管理，提高管理的科技水平与技术含量，能够使档案信息及载体实现分离利用。档案管理人员不需要进入文书档案库区查找纸质档案，不受文书档案库房地点的限制，即可直接浏览和调取文书档案的具体信息，方便快速，高效检索利用档案信息。同时，有利于文书档案的收藏与保护，减少翻阅次数，延长文书档案的使用年限。尤其地震档案具有专业性和唯一性特点，文书档案电子化管理，最大程度地保护档案存储的原始状态，促进地震文书档案的体系管理，最大限度实现档案信息资源的共享。

3 地震文书档案电子管理的几点思考

3.1 加快档案制度建设，统一地震文书档案管理标准

地震系统各单位档案管理制度是按照国家档案局制定的档案管理标准及上级机关制定的档案管理制度修订的。2021年新《档案法》实施，地震文书档案制度也应及时完善更新，以便快速落实国家对档案管理的新要求。据了解，地震系统对地震文书档案的管理使用软件各不相同，有东方飞扬、九州档案等软件，有单一版档案管理软件，也有网络版。各单位根据业务性质，可选择不同厂商和版本管理系统。为了推进档案信息化标准体系建设，应统一为网络版，或加快建立OA办公系统档案管理功能覆盖，实现地震文书档案电子文件线上归档与利用，实现远程实时调阅模式，不受时间和空间限制，早日实现地震系统内部线上文书档案信息查询服务。

3.2 加强系统内交流，提高档案人员业务能力

地震文书档案的建立，主要目的是对自然灾害、抗震设防、预报预警等工作进行辅助统计管理。加强地震系统档案人员培训与交流，及时学习兄弟单位的先进管理经验，明确档案安全保密责任和使命担当，有效提升档案人员业务能力与职业素养，及时改进单位地震文书档案管理缺口；掌握国家和档案主管部门发布的法规和标准，深入了解档案信息化建设的理念，避免闭门造车，盲目跟从。档案人员要把理论知识有效运用到实践工作中，把掌握理论知识变为实际操作的能力，利用学习和掌握的档案专业知识，熟练开展档案工作，熟悉整个工作流程。从电子文件的收集、组卷、分类到编目等，每个环节都能熟悉把握并有序开展，用心钻研，严谨细致，确保档案的齐全、完整、规范、准确，为档案的有效利用打好坚实的基础[1]。

3.3 加快OA系统与地震文书档案的管理与应用

随着OA办公系统的广泛应用，其科学、规范的管理方式，不受时间和空间限制的操作模式，无纸化查阅审批传递的高效环节，已是办公场所不可缺少的管理手段。地震OA办公系统管理使用日渐成熟，逐渐成为地震文书档案管理工作的主要辅助工具。将电子文件的档案管理功能嵌入OA办公系统之中，能实行文档一体化全过程管理，确保地震文书档案的真实性、完整性、可读性和安全性。网络版档案管理软件实现与OA办公系统端口对接，可直接归档加盖电子签章的电子文件、公文草稿、来文附件等，前后关联，使用合规，最大程度遵循保留形成原貌、保持有机联系、保证长期可用的原则。基于自动化OA办公系统的稳定性、安全性及准确性等特征，以OA办公系统的工作原理、计算机技术应用、实际操作方法等方面为核心，加强OA办公系统的培训与高效率应用是提高地震文书档案规范化管理的有效途径[2]。

3.4 加快地震文书档案信息化基础设施建设

信息化建设是实现新发展阶段档案治理体系、治理能力现代化的重要内容和业务支撑。加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动地震馆藏文书档案的数字化和数据库建设是档案信息化建设的发展方向。地震系统文书档案数字化建设初见成效，仍离不开“双套制”管理模式，未来实现“单套制”管理还有很长的路要走，加快基础设施建设是保证地震文书档案信息化建设的前提，加大档案管理人员专业培训是保证地震文书档案信息化建设的先决条件。党的十九大报告指出：“要善于运用互联网技术和信息化手段开展工作”。2018年初召开的全国档案局长馆长会议将数字档案室建设列为一项重要任务，档案数字化工作进入难得的机遇期，因此，地震文书档案要以此为契机，加强领导，整合馆藏资源，建立完善的信息数据库，强化软硬件配备，培养发展专业技术人才，积极推进档案信息化建设，及加快数字档案室建设步伐，推动档案工作全面、健康、均衡发展[3]。