勘察设计企业合同管理常见问题及内部审计

陈岸

勘察设计企业合同管理常见问题

（一）合同管理制度体系不健全。企业未建立与合同管理相关的规章制度，与合同相关的各项工作没有制度的支撑和约束，工作随意性较大，合同管理处于无序状态。

（二）合同管理机构缺失、职责不清晰。企业未设置合同管理机构，未明确合同管理机构和人员的岗位职责，导致员工推诿责任，合同管理工作无法落到实处。

（三）合同程序违规。主要表现为合同签订未履行审批、评审程序，或者先签合同后审批、评审，未签合同先开工，签订合同前未按规定履行招投标程序等。不合规的审批、评审程序违反了企业的内部控制管理制度，无法保证合同的质量，容易导致企业做出不经济的决策。未签合同先开工的行为使企业失去了合同的法律保护，产生潜亏风险。签订合同前未按规定履行招投标程序的行为轻则违反企业规章制度，重则触犯法律。

（四）合同要素缺失，条款不严謹。例如合同评审流于形式，作为合同重要内容的签订方名称、履约内容、履约日期、履约地点、金额纠纷解决方式、保修条款、落款和签订日期等要素不齐全，条款缺失、前后矛盾、不严谨等问题，容易导致合同履行过程中产生纠纷，给企业造成经济损失。又如签订合同缺少法定代表人授权委托书，影响合同效力，产生合同纠纷。

（五）履约过程中违反合同约定。例如未按合同约定的内容、工期和质量交付设计成果，遭到业主索赔。又如违反主合同约定签订分包合同。在建设工程领域，作为总包方的勘察设计企业将项目进行分包的行为较为常见，勘察设计企业相关管理人员在与业主签订主合同时，法律意识不强，没有仔细研读主合同关于分包的约定条款，或者明知故犯，签订了不符合主合同要求的分包合同，给企业造成了违约责任。

（六）对合同条款掌握深度不够。例如不能熟练运用合同条款处理履约过程中产生的纠纷，在遭到合同对方索赔或者向对方展开索赔工作时较为被动，难以有效维护企业利益。又如勘察设计企业与业主签订了固定总价的主合同，后就该工程签订单价形式的分包合同时，未审慎考虑分包合同价款超出主合同价款的可能性导致项目亏损。

（七）合同基础資料管理不规范。例如企业管理粗放，未针对生产经营类项目设置合同台账，对生产经营涉及的时间、范围、经济利益、相关方、权利和义务等关键要素缺少全局统计和精确分析，不利于企业的长远规划和持续发展。又如企业未保存主营业务合同，也不掌握相关合同信息。勘察设计企业大多数是集团公司，常见业务模式是集团公司承揽业务后分配给下属企业实际执行。集团公司所承揽项目的合同签订完毕后，作为项目实际执行方的下属单位未主动向上级企业索要合同文本;作为签订方的上级企业向下属单位分配生产任务后也并未向下属单位提供合同文本。这种信息不对称、交流沟通不顺畅的合同管理模式导致项目实际执行方不掌握合同名称、合同金额等重要信息，无法及时准确了解合同双方的权责利，极易与业主产生误解和矛盾。

勘察设计企业合同内部审计思路

（一）合同管理控制体系审计

1.审查是否建立合同评审会签制度，重大合同是否经过集体讨论决定。

2.审査合同档案、台账、报表等基础工作，是否确定专（兼）职合同管理人员对合同文件资料进行收集、分发、维护、更新、保存、借阅、保密管理，并按规定进行档案移交，合同专用章是否由专人保管，使用是否有相应的授权审批。

3.审査合同承办人员是否及时向合同管理人员通报合同在履行中发生的问题，并提出解决问题的意见和建议。

4.审查是否建立合同履行情况评估制度，至少于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估，对发现的不足，是否及时加以改进。

（二）合同订立审计

在合同订立阶段，对于劫察设计企业签订的主营业务合同和分包合同，应重点审查建设工程是否依照有关法律的规定进行招标投标;国家重大工程建设合同是否按国家规定的程序和国家批准的投资计划、可行性研究报告书等文件订立;有无将工程分包给不具备相应资质单位的合同;有无工程违法转分包合同;有无低价承揽工程的施工合同;有无高额现金保证金施工合同。同时还可以从以下九个方面展开对合同的一般性审计：

1.审查合同订立前是否了解对方的主体资格、经营范围、资信情况、履约能力;大额合同招投标程序的是否符合企业相关规定;对方资信不明的是否要求提供有效担保;

2.审査合同签订前是否经评审会签和合法合规审核，是否通过必要的决策审批程序，签订的合同与决策是否一致;

3.审査涉及数额较大、履约期限较长和不动立以及法律规定需要鉴证或公证的合同是否设立了鉴证或公证条款;

4.审查以法人名义签订的合同是否有法定代表人授权委托书;被委托人是否在被授权范围和期限内订立合同;

5.审査单位公章、法定代表人签字章、合同专用章、项目部公章的用印是否经过审批。

6.审査合同订立是否坚持平等、自愿、公平和诚实守信原则确定各方的权利和义务;

7.审査合同订立是否采用要约和承诺方式进行，是否遵循合同的订立程序;

8.审查合同订立是否具备下列主要条款：如当事人的名称或者姓名和住所，标的，数量，质量，价款或报酬以及支付方式，履行的期限、地点和方式，违约责任，解决争议的方法;

9.审查是否使用国家或企业统一规定的合同示范文本;审查合同条款的合法性、严密性和准确性，有无无效合同、损害企业利益合同及重大风险合同。

（三）合同履行审计

1.审査合同订立的有关条款是否得到全面履行，有无因管理混乱而无意或故意超付合同价款和价项已付而货物未到、数量不实或分包工程未完、质量不符标准的现象。审査有无按照合同约定的金额、内容、时间、税率和类型开具发票。

2.审査合同生效后，双方就质量、价款或报酬、履行地点等内容没有约定或约定不明确时，是否签订补充协议;不能达成补充协议的是否按合同有关条款或交易习惯确定。

3.审查合同生效后，双方是否按《合同法》规定履行债权债务移转、履行抗辩权以及债权人的代位权、撤销权等权利。

4.审查合同中止履行应该先履行债务的一方是否有《合同法》规定的证据证明并通知对方;当对方提供适当担保时是否恢复履行。

5.审查合同生效后，双方有无因姓名、名称的变更或者法定代表人、负责人、承办人的变动或者依据的变更为借口逃避合同义务的行为。

6.发现对方不履行或不完全履行合同时，被审计单位是否督促对方继续履行。

（四）合同变更及终止审计

1.审査合同变更或解除是否以书面形式通知对方，说明需变更或解除合同的原因和答复的期限;变更和终止合同是否履行法定程序，有无擅自变更和终止合同的行为;有无欺诈、胁迫、重大误解、显失公平的变更。

2.审査合同发生纠纷时，当事人是否通过合法的程序和在有效时间内采取措施加以解决;有无超越法定代表人授权范围和不符合效益性原则变更和终止合同的行为。

3.审查合同转让是否按照《合同法》规定将自己享有的权利和义务全部或部分转让给第三人。

4.审査合同的权利和义务终止是否因合同全部履行而终止;对合同解除、抵消、提存、混同和免除导致合同终止，是否遵循诚实守信原则和根据交易习惯履行通知、协助和保密等义务。

（五）合同违约责任审计

1.审查因对方不履行合同义务或履行合同义务不符合约定时，是否追究其承担继续履行采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。

2.审査定金支付或提供担保的合同是否严格按照国家规定的定金给付办法和《担保法》中的有关规定执行。

3.审查因不可抗力不能履行合同时是否及时通知对方，以减轻可能给对方造成的损失;是否在合理期限内提供有效证明，作为不可抗力发生的证据。

4.审査因对方的违约行为侵害我方人身、财产权益时，是否依照《合同法》要求承担违约责任或依照其他法律要求承担侵权责任。

勘察设计企业合同内部审计发现问题整改要点

（一）提高合同管理重视程度，对合同实施归口管理。充分认识合同管理工作的重要性和必要性，对合同实施统一归口管理，明确归口管理部门，落实合同管理岗位职责，避免分散管理造成的制度不统一和管控标准不统一，给企业带来重大法律风险，造成经济损失。

（二）强化制度建设，完善合同管理流程。建立健全合同管理方面的規章制度，严格履行合同审批手续，强化合同评审工作;对于应该招投标的项目，在签订合同前应严格按照国家法律法规和企业相关规章制度的要求履行招投标程序;杜绝未签合同先开工的现象，对于已发生的情况，应尽快补签合同。

（三）提高风险意识，加大风险管控力度。充分预计履约过程中可能发生的各种情况，完善合同要素和合同条款，特别是与合同价款和违约责任相关的条款;及时根据实际履约情况补充修订合同条款;端正履约态度，杜绝出现诸如违反主合同约定签订分包合同等随意违约的现象;加强合同间的联动管理，关注对比主合同与分包合同在金额和计价方式等方面的差异，避免出现潜亏合同。

（四）加强合同基础资料管理。编制并定期维护更新合同台账;及时收集并妥善保管合同文本、招投标资料等与合同管理有关的各项基础资料，进一步加大对项目的管控力度。

（作者单位：中铁第六勘察设计院集团有限公司）