信息化技术在档案管理中的应用价值

张冲 秦皇岛市不动产登记中心

档案工作在社会发展的各行各业中都发挥着非常重要的作用。在我国发展初期，对于档案工作的重视不够，档案工作仅仅对历史信息进行记录和保存。虽然在发展过程中需要参考档案信息，但是由于档案数量庞大，内容复杂，查询和使用非常不便。信息技术出现后，人们对于数据的分析和处理能力大大提升，数据的价值得到了充分的体现，人们越加重视档案管理工作。但是由于档案管理工作发展缓慢，管理模式和方法落后，难以匹配当前档案发展的节奏。为了进一步挖掘档案的潜在价值，为社会进步提供充足的数据信息支持，档案管理工作的信息化发展成为人们关注的重点。

一、现阶段社会发展对档案工作的要求

（一）高效性

现阶段，时间就代表着效益，社会发展速度大大加快，每时每刻都在创造着财富。快节奏的生产生活为社会创造了更多的价值。在这样的发展背景之下，档案管理工作必须要适应社会发展的节奏，能够在档案管理过程中及时准确的提供所需档案信息，这对传统档案管理模式而言是不可能实现的[1]。因此，现阶段社会发展对档案管理最基本的要求就是效率，档案管理工作的效率必须提高，能够匹配社会发展的速度，从而实现自身价值。

（二）准确性

档案作为信息收集、处理、保存的载体，保障数据的真实性与准确性是其存在的根本。如果档案的准确性不高，不仅会影响其价值，还会给社会发展造成不良影响。传统的档案管理工作主要人工形式开展，这就造成了档案信息人为错误众多，大大影响了档案的价值。现阶段如果不能提高档案的准确性，就会大大提高社会生产活动中的风险，甚至由于不准确数据的误导造成巨大的损失。所以，提升档案的准确性是档案管理工作的基本要求[2]。

（三）服务性

在市场经济体制之下，人们对于服务越来越看重。档案工作本质上也存在服务性，是面向社会的信息服务窗口，能够为需求者提供信息服务。因此，档案管理工作的服务质量也是衡量档案管理工作价值的重要指标之一。传统档案管理工作对于服务品质要求不高，人们对于档案服务也不重视，造成了当前档案管理服务质量提升困难。为了满足现阶段社会发展的需求，必须提升档案管理工作的服务职能。

二、档案管理工作的特征

（一）工作单一重复

档案管理工作与其他的工作存在较大的区别，档案工作需要与海量的数据信息打交道，日常工作中需要接触不同类型的信息数据，工作量非常巨大且单一，需要不断进行枯燥乏味的工作[3]。除此之外，一些收集处理的档案数据具有较高的重复性，这些重复的档案数据管理工作并不能省略，其重复性依然具备其价值与意义，需要进行存档管理。这就造成了长期从事档案管理工作会生产精神上的疲劳，打击工作的积极性，造成档案管理质量提升困难。

（二）专业性要求高

档案管理工作虽然单调枯燥，但是对档案管理人员的能力素质要求非常高。档案管理工作每天需要处理大量的数据信息，这些信息的处理都需要管理人员根据自身的专业能力和工作经验进行判别，从而对档案进行分类和保存，确保档案管理的统一化和规范化。所以，档案管理工作需要具备专业知识和从业能力的人员担任，避免由于档案管理人员能力问题造成档案价值的下降。

三、信息技术在档案管理中的应用价值

（一）提升档案管理质量和效率

信息技术的优势在于对数据的极强收集、处理和分析能力，随着计算机技术的不断进步，还可以利用大数据技术进行深度分析。这些都与档案管理工作有着一定的联系。将信息技术应用在档案管理工作中，利用信息技术强度的计算能力，可以快速完成档案的处理，尤其是对于单一性和重复性较高的档案，处理速度更快，极大的提升了档案管理工作的效率，还能够避免人工管理出现的档案数据错误，保障档案质量。

（二）加强了档案数据分析能力

在档案管理工作中，传统的管理方式只能进行档案的收集与归档。信息技术在档案管理工作中的应用，可以在传统档案管理工作的基础上，提高数据信息的分析处理能力，通过计算机进行数据深度分析，充分挖掘数据的潜在价值，为社会发展提供助力[4]。

（三）节约了大量人力物力

信息技术提升了档案管理的效率，就意味着在工作任务不变的情况下，档案管理工作需要投入的人力资源将会大大减少，只需要部分工作人员通过计算机的辅助，就可以完成庞大的任务量。所以，信息技术在档案管理工作中的应用，能够节约人力物力，通过降低投入的方式为社会节约资源，创造更多的财富。

四、结束语

综上所述，信息技术作为改变世界的力量，将其应用在档案管理工作中，能够发挥出巨大的作用，大大提升档案工作的价值，为社会发展提供助力。首先，可以提高档案管理工作的效率与质量。其次，可以利用信息技术的数据分析能力，释放档案数据的潜在价值。最后，能够节约大量的人力物力资源，利用科技节约档案管理工作的成本，为社会发展积累财富。