新形势下企业工程项目档案管理工作的思考与建议

赵立霞 天津市亨益晟泰筑路材料科技有限公司

项目档案作为反映建设工作的重要资料，贯穿于公路工程建设项目的全过程，并对工程的后期验收阶段产生显著影响，尤其在公路建设工程中，档案管理质量直接关系到工程建设的整体质量。因此，将项目档案与工程建设同步管理作为档案管理的首要目标，旨在提高项目档案管理质量，促进公路工程项目档案管理工作不断向专业化、规范化方向发展。

一、关于工程建设项目档案管理创新的重要性

基于市场经济的推动下，我国加大对公路工程建设项目的投资力度，工程建设项目档案呈现出突出作用，为项目档案管理提供专业服务的同时，其档案管理模式成为当前重要课题研究，档案管理手段能够优化工程资源配置，降低工程质量成本，最大化提升工程建设质量和档案管理工作效率。通过建立信息化档案管理系统，为档案检索查询提供便利条件。公路建设在项目立项、审批、招投标、勘察设计、施工、竣工及行业的验收的全过程中形成文件资料，公路工程建设项目档案在档案管理上不同于基建类的项目档案，具体要根据项目建设特点制定专业、规范的项目档案管理办法，有效进行档案分类、资料收集、整理、目录编制、保管期限、竣工图编制等，推动工程建设与档案管理的高度融合；确保促进工程建设项目的高效开展，满足工程建设运行和管理需求。同时，档案管理能够充分体现工程实体安全质量状况，是消防、应急预案、应急救援的重要参考依据；在档案内容上可作为工程合同纠纷、索赔的重要凭证，资料中记录了工程建设的原始数据，可有效降低工程质量风险，为行政主管部门、工程管理单位严格履行岗位职责提供法律保障。

二、提升公路工程档案管理基础工作质量的措施

（一）进行档案管理基础工作的超前谋划

为了保障项目档案管理基础工作质量，在项目建设初期由项目业主超前谋划，落实执行《中华人民共和国档案法》和交通运输部工程项目档案管理相关规定，建立工程项目档案管理组织机构及制定相应的档案管理制度。按照制度落实统一领导、分级负责，明确责任。由项目业主实施集中统一管理，将工程档案纳入招标合同条款来落实，有效实现档案与项目建设同步收集、整理、归档及同步立卷，保障参建各单位归档及时、资料准确完整。

（二）重视公路工程档案原始资料的收集管控。

公路工程档案原始资料按项目各阶段落实收集管控。前期主要有项目立项批文、工可、初步设计、施工图设计及批复、招投标、合同、公函等资料：建设期主要有施工、监理、第三方检测、监督和项目业主管理及征地拆迁产生的大量原始资料，包括质量检查记录、试验检测报告、监督检查资料、施工和监理日志、征地拆迁资料和管理文件、建设相关方来往文件、会议纪要、决算、交工、竣工、图片和视频等有价值的资料；投入营运管理主要是大小修和改扩建生产资料。以上各阶段必须落实原始资料管控并及时收集整理归档立卷，确保资料真实完整。

（三）确保档案管理基础工作的安全保密

提升档案管理人员综合素质，不定期开展保密教育，工作中落实保密工作法律和规定，明确划分归档、建档资料的保密等级，确保对列入保密的档案严格保密，严防泄露保密档案内容，有效保障档案安全。对于列入保密的档案，严格按保密管理制度管控查阅，应对查阅人进行监控并登记在册，防止档案泄密。

（四）落实档案管理基础工作的软硬件建设

要做好公路工程档案管理基础工作，档案基础设施建设必须达标，既要抓人才队伍方面的“软件”建设，又要抓好库房和办公建设等“硬件”建设。首先要打造高素质的档案管理队伍。此外，要加大投入，使档案库房达到恒温恒湿环境，还要做到防盗、防火、防虫、防鼠等要求。办公设施应满足管理和业务开展的需求，这样就能充分调动档案管理人员的积极性，有助于其运用信息资源和现代科技，最大程度地完成档案管理基础工作，有效服务于交通事业。

（五）提升档案管理人员的能力和素质

目前，档案管理人员能力偏低，素质参差不齐。由于种种原因在进行人员选拔与聘用时，对其专业技术未能提出较高的要求，选拔缺乏严谨性，导致从事档案管理的人员年龄结构和专业技能均不合理，导致档案管理基础工作质量不高。因此，必须加强员工的培训教育，提高档案管理队伍的业务意识和业务技能。

（六）强化项目档案数字化建设，提升档案管理水平

基于“互联网+”时代发展下，现代化信息技术快速发展，数字化档案管理广泛应用，通过信息技术的运用，有效提升档案管理的现代化水平，提高档案管理质量和工作效率，从档案录入到归档全程进行智能化管理，较比传统档案管理更具实效性，便于添加档案信息和实时查询，通过建立档案管理系统，在原有档案基础上，创建档案信息化管理模式，推进目录数据库和全文数据可建设，秉持简化整理、深化著录的原则，完善档案数据库建设，弥补传统档案存储丢失的缺陷，提升工程建设项目档案管理的科学性和规范性，在信息技术推动下，加快技术创新，尽快规范档案数字化建设。

三、结束语

工程建设项目档案是整个工程建设的见证和反映，真实记录了工程建设全过程的原始完整信息，极具存储价值。从它实体存在和形成过程就决定了它具有原始记录性、信息性和知识性，还具有唯一性、同步性。因此，工程建设项目档案的凭证和参考价值弥足珍贵，这就是档案为何如此重要的原因。