数字化背景下的高校档案建设常见问题及对策

坎卓 西北民族大学

高校档案是高校在日常管理、招生教学、基础建设、科学研究等活动中形成的对社会、学校和学生具有保存价值的历史记录；是对高校办学历史、办学经验、办学成果全面真实的记录；是反映高校党政管理、培养人才、科学研究、服务社会、对外交流等各项工作的综合记录。从时间维度看，具有非常大的数据价值[1]。随着经济及科技的发展，档案的输入、储存和管理也越来越依赖科技，越来越呈现数字化形态。数字化的发展是当代社会的一种必然的走向和发展趋势，同时档案的数字化处理也能有效提高高校的档案管理工作效率。数字档案简洁、便利的优点也被人们广泛认可。因此档案数字化目前在高校是很重要的并且正在进行中的工作。但是档案数字化的过程中，仍然存在很多问题。本文针对这些问题提出相应的解决措施，为推动高校科学有效的档案数字化作出努力。

一、高校档案数字化建设发展和必要性

过去一段时间，我国高校在对档案进行管理的过程中一直沿用部门立卷归档的系统[2]。但是随着经济社会及科技的发展，这套模式已经不再适用于高校档案的收集管理。档案数字化建设是当今时代发展的必然结果，然而档案数字化是一个比较复杂的过程。档案数字化是随着包括计算机、多媒体、云存储等多种信息技术的出现与大面积应用出现的一种新的档案信息形式[3]。档案数字化建设需要一边对旧有馆藏档案进行数字转化，一边建立电子档案收集系统，并在此基础之上完成档案资源数据库的建设[4]。目前我国高校基本都在进行数字化档案建设工作，国家及地区也颁布了数字化档案建设相关的标准与规范，如北京市颁布的《档案数字化规范》等，都为档案数字化工作提供了标准和参照，有助于推进档案数字化科学有效进行。

档案收集与管理是一项复杂的工作，且人工收集与管理和数字化管理相比效率很低，复杂程度更大，成本高，同时由于人工处理很容易产生误差，所以档案数字化建设优势很大，是大势所趋。电子档案更容易收集和保存，数据稳定即可持久保存，可以节省大量的存储空间，也不会因为纸质档案损毁或因时间问题字体淡化等出现信息丢失的现象。同时，电子数据相较纸质档案来说更容易分享和传阅，节省了大量的人力物力，大幅提高档案共享的效率。数字化档案的普及推广在一定程度上可以推动高校与时俱进，对教师们教学与管理的水平和质量提出新的要求。

二、高校档案数字化建设中存在的问题

（一）实体档案内容丰富，数量庞大，数字化难度较大

高等学校是一个综合教育的平台和环境，因此档案涉及的内容广泛，种类较多。例如学校历史资料、学生学籍及成绩、科研文件资料、财务会议记录、教师信息等。同时，自高校建校起就有档案资料，至今存在的档案时间跨度较大。且纸质档案可能存在字迹不清、页面缺损等情况，数字化档案录入较困难。对丰富的档案进行数字化处理较为复杂，且高校档案数量十分庞大，需要投入大量的人力工作，难度较大。

（二）实体档案载体多元，数字化管理要求更高

档案数字化是将实体档案转化为电子数据，或将档案录入使其成为电子数据。随着科学技术的发展，档案载体会越来越多元化，包括图片数据、音频数据及视频数据等。传统的旧式档案收集管理方式无法适应数字档案处理，就对数字档案收集、储存和管理提出了新的更高要求，推动其产生一种能够适应多元载体的档案管理方式。

（三）数字档案让网络安全和建设人才面临新挑战

高校档案对学校师生及高校管理十分重要，因此其储存保管也应十分慎重，就对高校数字档案的保存提出了新要求。高校数字档案建设依赖校园网，校园网是否安全，是否存在漏洞就尤为重要。如果校园网有很多漏洞，就会面临非常多的风险，就会威胁到高校档案的安全。更有甚者会利用漏洞篡改档案信息，后果十分严重。因此，档案数字化对网络安全要求较高。

同时，数字化档案的建设要求建设队伍具有较高的专业素质，不但要熟悉档案管理方面的专业知识，而且还要掌握信息技术，了解计算机的用法，需要有一定的信息处理的知识储备。且在对档案数字化处理前需要对队伍进行专业的培训，根据数字化技术的进步不断调整档案数字化的方式，与时俱进。因此，档案数字化对建设队伍的专业素养要求较高。

（四）档案数字化过程缺乏统一的数据收集、整理规范

我国纸质化档案历程悠久，因此对纸质化档案收集等相关规定比较系统和完善。而档案数字化还在不断进行当中，缺乏相应的收集整理规定。数字档案格式较为繁杂，并且我国幅员辽阔，对于不同地区甚至不同企业及部门间的数字档案都需要相对统一的收集建立体系和规范，否则不同地区间档案信息无法及时贯通和使用。规则建立经验还需要从现实实践和理论中不停摸索，必将是一个不断完善且漫长的过程。

（五）部分学校不重视数字化档案建设，物质支持匮乏

虽然数字化档案建设势在必行，且相较传统方式有较大优势，但部分学校仍然没有重视档案的数字化建设，物质支持、技术支持及人才支持都很匮乏。档案数字化建设需要技术及资金支持，且对设备、场地及队伍人才等都有较高的要求。如果高校不提供各种应有的支持，则档案数字化建设必定阻碍重重，难度加大。

三、高校数字化档案建设的对策

（一）先科学规划，后认真建立

面对数量庞大，内容丰富的档案，需要在数字化档案建立前就进行科学的规划。高校需要设立专门的团队，针对高校档案的内容、形式、数量等方面进行综合考虑，再考虑高校所能提供的资金及技术支持，对数字化档案建设的方式、数量及时间安排等进行科学的规划。科学规划可以在很大程度上可以推进高校的档案数字化建设，并在一定程度上保证档案数字化建设的科学有效。科学规划一定要达到有效管理的目的，一方面对学校现有档案资源进行有效监管，另一方面对学校各部门之间的建设需要进行细化管理，以解决分工不明的情况。最重要的是，要在学校各部门之间，建立数字化自动化管理系统，并且完善档案管理自动化系统之间的管理规范。

（二）针对不同载体，建立统一标准和规范

根据国家颁布的相关技术标准和规范，仔细研究，再综合考虑所在高校的具体档案，建立符合规定的、具有特色的、适合自己的数字化档案建立规范和标准。规定图像数据、音频数据及视频数据等不同载体档案的统一标准，为档案数据处理提供参照，便于档案的收集整理。同时，相同格式的档案更有利于查找和共享，便于档案的传阅，在一定程度上可以提高档案处理工作的效率。此外，要根据各高校自身学科建设的特点，制定有差异化的著录方法及著录标准。

（三）加强人才队伍建设，营造更加安全的网络环境

档案数字化建设工作需要高素质的综合人才，因此需要不断的加强数字化档案建设的人才队伍建设。高校要充分的重视人才培养，注意培养档案数字化建设人才，在实践中不断积累经验。聘请数字化档案建设相关方面的专家来校讲座培训，不断提高在校数字化档案建设队伍的专业素养。另外，还要着重引起相关人才，提高高校队伍的综合素质。

同时，高校要为数字化档案建设提供更加安全的网络环境。既要注重校园网络的漏洞监测、修复，又要做好杀毒工作，提高对各种网络病毒的防范水平，防止网络病毒对档案管理系统的侵害。在条件允许的情况下，可以对各种电子档案进行备份，在出现问题的情况下，也能确保档案的安全无误。还要建立错误监测系统，加强档案的修复水平，在出现漏洞及错误的情况下，也能及时查找并进行修改，确保档案的正确性。

（四）建立健全相关的法律法规

要在数字化档案过程中不断吸取实践经验，学习各种相关理论和科学技术，为建立健全相关法律法规提供实践基础、理论基础和科学基础。及时掌握社会的信息动态变化，了解各种先进科技，如云计算、大数据等，以健全档案信息管理的规范，确保档案信息的安全性。以法律形式确立档案各方面的收集整理规范，为档案数字化提供法律制度保障，对不同地区及不同企业和部门进行统一的改革，确保数字化档案进程顺利进行。

（五）支持数字化档案建设工作，做好保障工作

高校要重视档案数字化的建设工作，积极提供相应的物资、技术、人才、设备及场地等方面的支持，从较高层面规范档案数字化工作。一方面，加强对档案资料的收集、保管、鉴定、整理和检索工作，从而完成系统全面的基础性资料储备。另一方面，对建设队伍提供一定的激励政策，提高其工作及创新的积极性，从而推动档案数字化工作的顺利有效进行，在一定程度上降低档案数字化工作的困难程度。

四、结语

在当今社会，数字化档案建设是一种创新的体现，传统纸质化档案弊端较多。如便携性不足，工作效率低，储藏空间占用较大等缺点。新形势下的数字档案则从根本上改变了我国的档案信息收集整理方式。但是档案数据库及数据系统的建立不是一朝一夕。现今，档案数字化过程仍然有很多问题有待解决，如数字化难度较大、数字化管理要求较高、相关法律法规不健全、对人才要求高、在一定程度上不受高校重视等问题。但不可否认的是，档案数字化的趋势不可阻挡，不可逆转，且优势显著。因此，政府和高校都需对其进行重视，提供相应的资金、人才及技术支持，加快推进档案数字化建设的进程。