医院工程基建档案收集归档中的问题及对策探讨

陈玲 湛江中心人民医院

医院基础建设工程的主要目的在于，完善基础设施建设，提升硬件设备水平，满足人们基本的医疗需求。在新医改背景下，近些年国家和政府都在医院发展上加大了资金投入力度，推动着我国医疗卫生事业的稳定发展。在各项工程开展过程中，涉及很多信息资料，门类复杂，涉及范围广泛，如果没有对其进行良好整理，则难以为医院后续发展提供稳定保障。因此，对医院工程基建档案进行分析具有重要意义。

一、医院工程基建档案的特点

首先，形成周期长。当前我国建设事业发展迅速，建筑高度、规模、精细化管理水平要求不断提升，在医院基础工程建设中，施工周期较长，因此档案形成也需要花费大量时间。其次，载体形式多样。通常来说医院工程基础档案的载体十分丰富，不仅包括相应的设计图纸，还有照片、音频、视频等，而由于载体的不同，在收集和归档上也有一定差异。最后，医院工程基建档案的数量大，这也是基建工程施工周期长的特点决定的，且当前各种先进设备、材料、技术都被广泛应用到医院的基础建设中，参与建设的主体也越来越多样化，这也增加了档案收集、归档的难度。

二、医院工程基建档案管理存在的问题

首先，思想意识不够先进，是很多施工单位、档案人员都普遍存在的问题，重工程、轻档案的现象较为严重，档案管理工作没有落到实处。其次，施工单位人手紧张，在递交材料时不够及时，难以为后续各项工作的顺利开展提供必要保障，而且在巨大的工作压力面前，如果档案收集、归档工作难以满足需求，则无法为医院工程基建的顺利开展提供保障。第三，专业化的档案人才缺乏，部分医院基建都是由非专业人才担任，没有经历系统的学习，不管是在思想上还是能力方面都有所欠缺，对自身工作的认识不够充分，增加了医院工程基建档案收集和归档的难度。最后，信息化技术应用不足。当前我国科学技术发展十分迅速，信息技术为很多行业和领域都指明了新的发展方向，能够大大提升工作效率。在医院工程基建档案收集归档中，部分医院没有完善的基础设施建设，在信息化建设方面的投入力度不够，不管是资金还是人员投入都存在着严重不足，大大降低了工作效率，难以为医院发展提供保障。

三、医院工程基建档案收集归档问题的解决对策

（一）提升归档质量

医院领导人员要转变思想理念，重视工程基建档案收集、归档工作，提升各项工作地位，加大资金、人力资源投入力度，为其提供必要的物质保障。首先，不管是领导人员还是基层工作人员都要在岗位中不断学习并提升自我，转变“重基建、轻档案”的思想理念，主动学习相应的政策，严格按照规章制度中的要求开展工作。其次，落实“三同步”的方针，要保证工程建设的实施环节和资料的积累同步，工程竣工验收和材料、图纸提交验收同步，基建项目开工启动和基建档案建设同步。最后，要贯彻落实全过程基建档案管理原则，切实做到事前、事中、事后管理，提升管理水平。

（二）加强业务培训

部分人员专业能力不强、综合素质低下是医院工程基建档案收集归档工作难以顺利开展的主要原因，为了提升工作效率，医院要定期对有关人员进行教育培训，要根据国家档案局、国家计委出台的相关政策，提升培训的针对性。要从专业能力、思想意识、职业态度等多个方面完成转变，档案人员要具备能够从工程各阶段收集数据信息的能力，并对其进行整理、归纳和分析。

（三）严格把控竣工资料验收关卡

在医院竣工验收前期，要对照档案管理的办法和要求，对竣工资料进行全面审查，如果存在着字迹模糊、书写不规范、资料不齐全等任何问题，都要及时向上级部门进行反馈；要避免对关键档案资料进行随意涂画和修改，一旦出现问题，要及时找到相关单位进行追责。在验收工作完成后，要由专门的管理部门对其进行确认签字，保证工程验收各个阶段的档案资料没有问题。

（四）应用信息化管理模式

当前我国科学技术发展迅速，先进技术在很多行业和领域都得到了广泛应用，并取得了不错成效，医院基建档案包含的内容广泛，十分复杂，将信息化技术应用其中，可以大大提升档案收集和归档水平，减轻档案人员工作负担。医院要加大资金投入力度，完善基础设施建设，配备专业化的计算机，将传统纸质档案扫描录入后，储存到电子系统中进行管理。这样一来能够按照归档时间、文件名称等，对其进行分类和储存，可以有效提升工作效率，也便于各部门之间进行查阅，提升了工程基建档案利用率。

（五）完善管理制度体系

完善的规章制度能够对各项行为进行约束，从而合理规范档案管理行为，保证工程基建档案的科学合理。首先，对档案收集、归档的责任管理，贯彻落实责任制度，加强施工方、监理方、建设方等各部门之间的联系，确保能够统一协调开展工作。其次，落实动态化跟踪管理制度体系，由于工程基建档案涉及的部门和档案种类多，很容易造成遗漏，可以定期开展工作例会，加强在工作上的交流和联系，要能够及时发现工作中存在的问题和漏洞，遵循精细化管理原则，为刚踏入岗位的员工提供学习机会。

四、结语

总而言之，医院工程基建档案形成周期长、种类多样，涵盖的内容十分广泛，不管是在收集还是归档中，都需要严格注意。在信息化时代背景下，要转变思想理念，应用现代化管理手段，制定针对性的管理对策，提升医院档案管理水平，为医院稳定发展创造良好条件。