基于大数据时代背景下的档案管理工作分析

孙秋洁 法尔胜泓昇集团有限公司

传统的档案管理工作侧重于档案的收、理、管、藏，较为依赖档案的物理实体和实际人与人之间发生的收发行为，整体流程效率较低，档案的潜在信息资源价值被弱化。近几年随着大数据技术的发展，档案管理拥有了高效的执行手段，但是网络平台的数字化技术也给档案管理带来了一些亟待解决的问题，档案信息的真实性、安全性和可靠性能否得到保障，有待管理思路和方式进行相应的优化调整。如何利用好大数据背景下的信息技术，让档案管理更加科学有效，这是业内人士普遍关注的问题。

一、大数据时代给档案管理工作带来的机遇和挑战

近几年很多企业开始开展档案数字化工作，档案管理正在由粗放型向精细化管理迈进，一方面这符合国家对于无纸化办公的倡导，另一方面为企业办公提质增效，使过去繁重低效的档案管理“灵活”起来。借由大数据技术在数据海量存储、自动分类、智能整合、快速检索等方面的优势，档案管理不再高度依赖于人的存在，能够实现相对智能化的自动归档、快速传阅，纸质载体的档案信息被转化为数据存储在档案信息管理系统。通过信息技术的应用可以高效的处理相关信息数据，且这样整理出来的数据出错率非常小，也能有效防止信息被篡改、私下销毁等违法行为。

但科技是把双刃剑，很多企业的档案管理数字化实践经验尚浅，在尝试档案管理数字化改革时遭遇重重困难。由于信息人员在数字化管理的过程中扮演了十分重要的角色，而不少企业并没有成熟的信息化团队，有的企业直接是让档案管理员进行档案数字化工作，可是档案数字化管理的推进成效不佳。但是借助第三方团队的力量（档案数字化外包）又需大量的资金支持，并且还面临企业信息安全的不可控性，这两难的情况使很多企业迟迟不敢进行数字化管理尝试。

二、当前档案管理工作存在的问题和不足

（一）线上系统和线下操作“两张皮”

由于缺少信息化培训学习，档案管理员的计算机信息技术素质不满足时代要求。与HR、财务等管理领域相比，档案管理可能是信息化改革速度比较慢的一个模块，很多业内工作者已经习惯了传统线下办公的流程和速度，突然之间转向线上势必会造成一定程度的“不适”。当前不少企业档案管理部门拥有线上管理系统，但档案的收、理、管、藏还是高度依赖于人工，形成线上线下“两张皮”，有的甚至会拒绝使用档案信息管理系统，产生了脱节的问题。

（二）流程管控数字化程度不高

很多企业把档案数字化工作重点放在对具有高保存价值和高利用的纸质文件进行整理、扫描、图像处理以及目录制作，档案管理员在线上系统进行数据录入、校验和原文挂接，这仅仅只是档案数字化的前端工作。对于后端管理流程和环节的管控还没有做到数字化转型，这一管理模块是被忽略的。档案管理员的绩效表现、录入信息的效率和信息安全性等指标缺少量化，使得档案管理工作整体的优化无从下手。作为一个管理职能，档案管理串联了多个部门主体、个人对象主体，只有利用大数据做好流程节点的跟踪控制，才能真正提高档案管理效率。

三、基于大数据时代背景下提升档案管理工作效果的策略

（一）管理制度流程实现信息化

档案管理对流程的合规性、安全性和可靠性要求很高，利用大数据技术可以对文件流转、收发、归档等环节的详细信息进行具体记录，并分类保存。在设计管理系统时，要充分考虑各类操作人员对业务的具体需求，相应设计系统管理模块。比如，可以对部分员工在提供权限许可的前提下开放查看档案的入口，并与其工作系统相对接（如财务部门人员可以在自己的作业系统中直接进入档案管理系统的会计档案管理模块）。

（二）过程管控员工绩效工作量

利用大数据技术能够有效提升档案资料的使用效率，过去一份文件受限只能由一个主体查阅，现在线上可以多人同时查阅同一份档案原文，也规避了档案管理员在档案借阅中的登记失误，有效管控借阅流程节点。可以利用大数据技术对档案管理工作和完成动态进行实时跟踪和统计，并与人力资源管理系统相连接。在传统的管理模式中难以考核的档案收发及时性、合规性等问题，借由线上系统都能够保留依据，这能给人力资源部针对档案管理工作进行有效考核提供便利。信息技术只是提高管理效果的手段，只有系统与操作的人都完成优化，才能保证数字化档案管理的效果持续稳定进步。

四、结束语

利用大数据技术优化档案管理效率和效果是必然趋势，相关人员应该顺应时代发展的要求，转变管理思维和方式，利用好大数据技术带来的机遇，强化管理和顶层设计规避科技带来的风险和挑战。针对当前档案管理信息化转型过程中存在线上线下“两张皮”、流程管控数字化程度不高等问题。对此，必须强化档案管理制度和流程的信息化，科学考核相关员工的绩效，在大数据时代进一步转变管理思路，扎实做好现代化的档案管理工作。