降低企业办公用品消耗，节约办公成本

周泰虎 黔南州烟草公司独山县分公司

伴随着我国经济的迅速发展，企业在日常经费管理中的细化，办公用品经费使用也已经成为企业经费管理中的重要组成部分，但是根据笔者的观察结果来看，很多企业在办公用品使用上，存在有必要严重的浪费现象，造成了办公成本的不必要增加，因此，对于企业管理者来讲，依托相关措施，控制企业办公用品的消耗，对于提升企业经济效益，将会起到十分重要的作用。

一、企业降低办公用品消耗的意义分析

实际上，在企业成本管理当中，办公用品消耗属于企业行政管理和成本管理中的一项分支内容。虽然这些办公用品价值不高，但是类别众多、用途多元，在管理过程中有一定的难度，而在现实当中，在当前时代背景下，企业也没有针对办公用品消耗进行过多的管理，导致了企业在办公用品使用方面存在有比较严重的铺张浪费现象，所以，对企业办公用品消耗进行控制，不仅能够有效节约办公成本，同时也能让企业在对办公用品的使用和管理上变得更为规范，这对于企业自身的规范化建设，将会带来十分积极的影响。

二、减低企业办公用品消耗，降低办公成本的有效措施

（一）全面了解办公用品的使用范围和使用部门

第一，了解办公用品使用范围。对于管理者来说，想要对办公用品使用量进行有效控制，避免不必要的浪费。首先需要确定办公用品的使用路径和使用方式，了解本企业所使用的办公用品类型。根据笔者的经验，办公用品涉及有纸张、笔、桌椅、文件袋、订书机、订书针、复印机、打印机、传真机、电脑等工具。因此，相关管理人员需要对企业中所使用的办公用品信息进行收集和归纳，建立数据库，通过数据的对比分析，了解企业中相关部门科室对各类办公用品的具体使用情况，并在之后设定适合该部门科室的办公用品使用制度。

第二，确定企业中哪些工作人员将会在工作中消耗较多的办公用品。对于企业来讲，其日常工作中，对于办公用品的使用，不单单涉及行政部门，还包含有财政管理部门、党委部门、工会部门等，同时在生产车间等区域，也通常建立有办公室等，同样需要使用一定量的办公用品，基于上述情况，管理者必须要在企业中针对办公用品的使用进行统筹管理，制定有针对性的各科室办公用品经费预算，保障办公用品的消耗，在合理范围区间。

（二）建立严格健全的办公用品使用管理制度

制度的建设，其目的是为了规范企业中各部门工作人员的行为方式，建立办事标准，让企业工作人员全方位了解办公用品消耗程度，让企业能够在办公经费上得到有效的控制，因此，笔者建议在以下方面进行制度建设。

首先，是对传统意义上的办公用品种类进行划分。在实践过程中可以将其划分成消耗品（印刷纸张、胶水、书写笔、便签纸等）、管制消耗品（如电池、修正液、文件夹等）、耐用品（如剪刀、计算器、订书机等）。对于消耗品来讲，需要制定相关的使用标准，例如纸张的正反面使用比例，签字笔的水墨含量等，只有在达到相关使用标准之后，才能进行这些用品的更新；针对管制消耗品，施行定期更换策略，如遥控器中的电池，可以根据使用频次，每间隔3-6 月进行一次更坏；针对耐用品，办公室当中应指派专业工作人员进行管理，避免遗失。

其次，对各类办公用品的申领程序进行严格规定。通常情况下，办公用品因为自身使用被消耗，所以进行更换无法避免，而在申领环境，若没有进行严格的记录管理，便有可能让相关部门在申领之后，出现使用浪费等情况，因此对于管理部门来说，应当通过制定申领流程，确定领用要求，对各部门办公用品使用情况进行统筹管理，实现对办公用品消耗的有效控制。

（三）建立办公用品使用规范

企业应当施行内部联网管理制度，对其中的贵重办公用品，如电脑、打印机、复印机等施行统一管理，多部门使用模式。科学实用性现代化办公技术，依靠互联网，计算机等进行文件的阅读、批注以及记录，针对计算机使用过程中的耗材使用（如鼠标、硒鼓等），必须要经过部门经理审核，在批准后才能使用，在申领后需要以旧换新。

（四）建立降耗方案

第一，强化照明用电管理，降低电力消耗。在企业中，针对办公室、会议室等区域，使用节能照明技术，降低对电能的使用；第二，降低办公用品使用的规章制度，施行定期检查，对检查中发现的办公用品铺张浪费现象进行及时通报。第三，制定奖惩方案，制度还需要涉及奖惩方面的内容，奖惩措施包括对个人和部门两个层面，针对企业中严格遵循要求，对各类办公用品的使用进行严格管理控制的个人和部门进行物质奖励，以此来树立典型，针对存在有严重违反规定要求，在办公用品使用中存在有严重铺张浪费情况的个人或部门给予适当的惩罚，由此来让企业中所有工作人员和部门建立节约意识。

（五）优化采购环节成本控制

在针对办公用品消耗进行控制的过程中，针对采购源头的成本控制同样是工作的重点。在实践过程中，采购部门需要秉持能不买就不买的原则，尽量延长办公室中各类贵重办公用品的使用寿命，另外，可以和销售方建立良好的合作关系，实现对货物采购价格的有效控制，并且让采购方支持办公用品的送货上门，最大限度节约运输等方面的费用成本。

整体来讲，依托上述措施，可以实现对企业办公成本的有效控制，值得注意的是，企业领导者需要在这一过程中发挥模范带头作用，依靠树立榜样，让企业内部人士到企业高层对控制办公用品消耗的重视程度，从而让各部门在今后的工作中能够避免形式主义作风，切实降低对办公用品的使用消耗。

三、结束语

笔者认为，在降低办公用品消耗方面，需要企业进行制度建设，并且强化对各项制度的执行力度，建立成本控制思想，让企业中的每一位工作人员都具有良好的责任意识，通过统筹管理，实现对办公用品消耗的有效控制，降低办公用品的成本。