浅议高星级酒店客用消耗品的财务管理

郑灵肖

一、引言

国内品牌和国际品牌的相众多酒店，在国内的高星级酒店经营市场展开了激烈的竞争。各个酒店都在寻求先进有效的管理模式，提高酒店营运管理能力，提升其自身在高星级酒店市场的份额。一般而言，重视细节管理的高星级酒店在财务管理工作中也同样应注意细节管理，细致到位的酒店财务管理可以控制酒店成本支出，提高获利能力，所以酒店财务管理水平是衡量酒店发展水平的重要组成部分。本文试着以高星级酒店的酒店用品之一——客用消耗品为对象，讨论了客用消耗品的概念、外延，分析客用消耗品的管理现状及不足，并从内控制度、预算编制、预算执行、财务分析等角度对高星级酒店客用消耗品的成本控制和品质控制提出具体建议。

二、客用消耗品的概念、范围

酒店行业一直关注酒店用品的管理问题，高星级酒店也不例外。简单地说，酒店用品是酒店生产和经营过程中需要的各种用具和物品的总称，包括餐厅服务用品、玻璃器皿、前台用品、客房棉织品、客用消耗品、清洁用品、酒吧消耗品、酒店员工制服、日用杂件等。其中的客用消耗品，也称客房一次性消耗品是指在每间客房内配备的，供客人免费使用的一次性用品，主要包括牙具、梳子、剃须刀、香皂、浴帽、洗浴用品、擦鞋布、杯盖、消毒封条、垃圾袋、标签笔、客用抽纸等。酒店现有的客用消耗品有近20种。因为高星级酒店采购客用消耗品的高品质，又是供客人免费使用，所以高星级酒店客用消耗品的支出是酒店经营的重要成本。财务人员若能有效地参与到客用消耗品的管理，则可以为酒店带来更好的经济效益和其他综合效益。

三、客用消耗品管理的现状

（一）财务管理与业务管理脱节

在实务操作中，很多高星级酒店的财务人员认为客用消耗品的管理是客房部门负责的业务，应由客房部进行管理，而财务部只负责记账和账目核算，不应涉及业务经营的全过程。所以很多高星级酒店没有制定针对客用消耗品的财务管理制度。因为没有相应的财务管理制度，很多财务人员在对酒店客用消耗品记好账，做好核算后就认为已经完成了对客用消耗品的财务管理事务，很少关心客用消耗品的性价比、采购价格，更遑论严格的内部控制和成本费用分析的意识。因前述原因，酒店管理层不能对客用消耗品的全流程进行有效的监管分析，缺乏风险的预测分析，不能够及时发现风险。

（二）财务预算与业务预算脱节

高星级酒店注重预算编制，但预算编制更多把侧重点放在财务数据的预算角度，往往忽视业务预算，非财务指标预算不重视。按照现行的一般操作方法，高星级酒店的预算由财务部全面负责。在编制财务预算时，对客用消耗品事项很熟悉的客房部很少甚至不参与客用消耗品预算的编制。财务部常常参照以往年度客用消耗品发生费用金额来定预算数据，往往只对与财务数据相关的客用消耗品的成本进行数据的罗列。因而，缺少客房部有效参与的财务预算往往缺乏数据背后逻辑关系支持体系，所编制的预算不具有实际的指导意义。如在财务预算编制时不分酒店营业的淡旺季，也没有考虑到所在城市年度的临时会展情况，导致客用消耗品的采购预算和库存不能与客房出租形成正向对应关系，容易产生客用消耗品在客房出租淡季时形成库存积压；而在客房出租旺季时又面临缺货的局面。

（三）预算执行不到位

众所周知，对于酒店经营活动而言，全面预算编制非常重要。很多高星级酒店非常重视预算编制，但同时又存在预算执行不到位情况。 在客用消耗品的管理过程中，相关部门和人员认为预算只是一个预估，往往是预算归预算，执行的归执行，实际费用列支不与预算情况相挂钩。客房部往往觉得预算执行、预算跟踪是财务部门的事情，导致客用消耗品的预算执行工作停留在表面，库存管理、客用消耗品领取流程有缺陷。如在客用消耗品的采购环节，客用消耗品出现超预算支出时，酒店管理层往往疏于分析甚至不分析预算超支的内在原因，仅从表面控制客用消耗品的采购成本，甚至出现以降低客用消耗品的品质来达成预算数据的情形。

四、加强客用消耗品财务管理的建议

（一）加强流程设计，财务管理与业务管理有效结合

第一，酒店应制定客用消耗品的采购、领用、盘存制度，确定精细化管理目标，让管理有序。在制度流程设计是在制度中应该明确由客房部全面负责客用消耗品的管理；同时明确财务部协助客房部进行客用消耗品的管理，如要求财务部建立客用消耗品使用台账。在具体流程的设计上，建议由财务部依据已经编订的预算，进行严格的计算，制定详细的采购计划。若采购是由客房部发起，采购单要注明采购数量、单价、库存、预计使用期限等具体信息。采购流程设计时，有客房部、采购部、财务部共同参与，每个部门、每个岗位是流程中的一个节点，每个节点的工作依据、工作标准、工作权限要明确。采购流程之间以人、财、物为关联网状联系，以业务逻辑为连接点形成制度控制，使得财务管理也业务管理有效结合。

第二，确定标准定额标准。在对酒店客用消耗品的管理过程中，要结合酒店的实际出租率情况制定客用消耗品的单间标准消耗定额。在对客用消耗品的使用时，应严格进行使用过程和使用数量的把控，从而保证酒店运营的正常运转。与此同时，在执行定额制度时，要记录客用消耗品的消耗情况并形成报表，定期针对报表进行分析整理，从而能够及时调整定额制度，避免出现浪费情况。

（二）财务预算与业务预算编制融合编制

第一，充分沟通，争取酒店管理层支持。酒店预算编制涉及酒店每个业务部门及职能部门需要投入精力餐饮，没有酒店总经理和各部门负责人的全力支持和推动，往往难以实质性推动并取得务实的效果，最终导致财务预算沦落为财务部门的纯数据填报。酒店总经理和各部门负责人的重视和支持程度决定了预算编制的精细化和科学性程度。在与酒店管理层沟通过程中，财务负责人应承担起预算沟通、规划、讲解、推动的责任，要多种措施并举，财务部组织不同层级的酒店预算培训会，灌输全面预算相关知识，培养预算意识。

第二，编制酒店全面预算时，应确定客房消耗品标准定额与客房总出租数量的正比关系。预算管理是精细化管理的平台，业务预算与财务预算同步使力，可以倒逼各项工作规范化。客房部等业务部门可针对不同房型单间房所需配备客用消耗品的范围、数量，制定消耗品标准定额。财务部则依据客服部制订的客用消耗品的标准定额、酒店出租率、出租总客房等数据，编制客用消耗品预算消耗。这样的编制逻辑，实际上要求酒店以职能部门目标为导向，提前规划工作，把客用消耗品日常管理做实、做细，为执行和评价效果打好基础。同时，也把财务部门由“审批”部门变为真正的“管理”和“服务”部门。

（三）预算分析跟踪到位

建立客用消耗品预算分析情况定期报告制度。定期报告制度是预算分析环节的重要内容，也是预算事后管理的有效手段。客用消耗品预算分析包括耗用情况描述、原因分析、对策和建议。客用消耗品情况描述，包括预算执行情况：编制客用消耗品明细表的消耗范围、数量、金额、单间每日消耗情况；客用消耗品执行情况与预算差异对比，是正偏离还是负偏离，是否在合理范围内？客用消耗品与历史数据对比，与行业平均水平对比。客用消耗品通过数据对比，进行原因分析，对差异形成的原因深入分析，是内部原因还是外部原因？内部原因是标准定额成本制定不科学内部损耗太多？等等；外部原因是客房市场影响酒店出租率、客用消耗品采购成本上升？通过分析差异，差异存在原因，针对分析的情况，提出可行的建议措施和改进方法。