探讨以资金流为载体的不动产项目全程建档管理

李风平 山东日照烟草有限公司五莲分公司

一、引言

目前，以建筑管理部门为主导保留下来的不动产项目资料，存在着完整性差、资金活动不全面的缺点，不能为财务管理者充分利用。主要表现在两个方面，一是表现在档案周期不完整，不能贯穿项目全过程。不动产项目资料应包括立项资料、建设资料、维护资料、处置资料四部分。目前不动产项目资料主要是指建设过程资料，只包括项目立项落地到建成启用，不包括项目成长维护和处置退出等资料，不动产项目生命周期不完整，资料出现“断代”，表现为“立、建、管、退”分离。如同“人”的生命个体在某个时期内档案缺失，档案的可利用价值和追溯能力降低。二是表现在资金活动不全面，不能以资金流为载体实现项目全覆盖。围绕不动产项目的经济活动，从财务活动的角度概括为投入与产出两大类。当前资料采集有很大的局限性，只涵盖烟草行业立项和招标活动等内容，而与不动产价值密切相关的地方许可手续费用、权证办理费用、项目结算决算、项目维修管护支出、资产出租处置收入等资料都没有系统的整理归档，致使不动产资金流不连贯，资料彼此分散成为档案孤岛，最终的价值确定依据不准确，对于档案日后利用、处置评估和同类资产投入决策，可提供的借鉴意义和参考价值不大，从财务利用的角度来看，档案整体利用效能差。

二、以资金流为载体不动产全程建档的含义

（一）不动产的含义

不动产是指实物形态的土地和附着于土地上的改良物，包括附着于地面或地上和地下的附属物，不动产的特性包括不可移动性、个别性、耐久性、数量有限性；社会经济特性包括价值量大、用途多样性、涉及广泛性、权益受限性、难以变现性、保值增值性。本文主要指土地和房屋建筑物。

（二）资金流的含义

资金流是指供应链之间随着业务活动而发生的资金往来，不动产项目资产的资金流主要包括项目工程投入、前期费用投入、项目启用后运营费用、项目启用后有关收入、项目退出处置收入等。

（三）全程建档的含义

全程建档是指以不动产项目以项目本身生命（以不动产项目及项目生命周期。是否可以稍微提一下“项目生命周期”这个概念）为载体，按时间逻辑建立项目自始到终、自诞生到消亡的全程资料，具体包括项目可行性研究、项目申请立项、项目立项批复、项目概算设计、项目概算批复、项目地方许可、项目资金投入、项目单项验收、项目整体验收、项目结算决算、项目启用档案、资产运营费用、资产维护费用、资产退出评估、资产处置出租收入、项目退出档案等。

三、以资金流为载体全程建档的意义

（一）以资金流为载体全程建档符合财务管理的精益理念

财务管理是企业精益管理的中心（重要环节），用资金流作为主线贯穿、指导工作，对于强化业务工作人员的财务意识，树立价值理念提供了一种思路，具有引导意义，符合精益管理的本质，即利用最小的资源，创造最大的价值。

（二）以资金流为载体全程建档对真实资产价值判定提供了基本依据

以资金流为载体对不动产资料进行全程建档（串联，最终形成一套完整周期档案），解决了不动产资产价值难以准确确认的问题，凸显了实物资产的价值管理力度，对同类资产的投资决策也提供了参考依据。

（三）以资金流为载体全程建档在完整性的基础上对资产安全提供了文案保障

全程建档实现了档案资料的完整性，对资金流活动起到了审视监督的作用，资金支出更有据可依，完整的前置资料更有效的保护资金安全、资产安全。

（四）以资金流为载体全程建档让项目本身具备生命特征

资金流可寓意项目的血液流动，全程建档实现了档案资料的完整性，不仅使不动产的生命周期得以延续，一个项目一套档案，如同人的户籍档案一样，覆盖项目全程的生命周期档案管理使项目更具动态，让项目更具生命特征。

四、当前不动产档案资料现状分析

对不动产资料管理的现状进行分析，认为当前的不动产资料，存在的可利用价值和追溯能力不高的问题，完整性不足和资金活动不全面是直接原因，两者表现一内一外、作用相辅相成、互为因果。最终表现为项目资料单一性、碎片化。

采用精益管理工具“人机料法环”要素分析法和5WHY法，对问题存在的末端要素和要因进行分析。

（一）“人”的要素

通过实际调查，建设、财务、维修、处置等各部门资料整理工作人员对涉及本部门与资金活动有关的项目资料都比较重视，只要具备较强的责任心和工作能力，就能够胜任本部门负责环节的项目资料，因此，本因素为非要因因素。

（二）“机械”（设备）要素

资料整理和档案管理对设备要求不高，经调查，目前微机、扫描仪和档案室配备比较完善，因此，本要素为非要因要素。

（三）“料”的因素

项目资料内容和资料来源多元化，主要表现在地方外来资料较多，行政许可、权证办理和中介资料（设计、监理、勘察）以及施工方需要配合提交的资料相对复杂，但这是规范工程建设的需要，资料的多样性是由不动产投资本身的重要性决定的，可以通过与施工方共享获取。同时，项目自身存在周期长、跨度大的特点，是客观存在的实际情况，周期越长更是需要全周期管理，周期越长，全过程管理才更有意义。因此，本要素为非要因要素。

（四）“法”的因素

经调查，不动产资料整理过程中，由于客观存在的多样性和周期长等特点，资料的目录设置是随着资料的添加而添加，随机性较大，形成的资料表现为“单一性、碎片化”。采用5WHY法，对该问题进行深入分析：

1WHY：为什么项目资料表现为“单一性、碎片化”？

因为资料整体性差，周期短，多处存放。

2WHY：为什么资料整体性差，周期短，多处存放？

因为没有全程建档，没有按项目的全生命周期归集资料。

3WHY：为什么没有全程建档，按项目的全生命周期归集资料？

因为建全程档案，需要先预设一条围绕项目建设的目录。

4WHY：为什么这条目录没有建立起来？

因为烟草行业项目资料以“一项一卷”为主，资料有资料目录模板，但后期管护维修、出租处置目录模板没有建立。

5WHY：为什么上述资料目录模板不好建立？

因为全程档案建立目录设置需要统一规范，还不清楚项目资料各阶段的共性是什么，不知道用什么主线将资料串联起来，找不到全过程资料的结合点。

因此，没有掌握资料整理的主线，目录设置没有载体，此因素为要因。

资金流贯穿项目全过程，资金活动是全程档案资料反映的共性，资金流是整理项目资料的一条主线，把握住了这条主线，用这条主线设置目录，就掌握了整理全程项目档案的方法。

同时，在不动产项目资料整理过程中，有关纸质资料尤其是从外部审批部门取得的许可、审批资料，存在着方式手段落后导致归档率偏低的问题，同样采取采用5 WHY法，对该问题进行深入分析。

1WHY：为什么外来资料归档率偏低？

因为外来资料采集频率单一，容易散失。

2WHY：为什么外来资料采集频率单一且就容易散失？

因为外来资料中的许可审批资料指挥许可一次、审批一次（都具有不可重复性），都是纸质形式，一旦丢失没法弥补。即便存放得当，因为使用概率低，也会出现“存的存、放的放、用的时候找够呛”名存实丢的现象。

3WHY：单次获取的纸质资料容易散失，为什么不考虑手机拍照留存？

可以拍照，但是手机拍照后，保存期限有限，整理手机信息时，也会不小心删去。（我觉得有点牵强啊）

4WHY：为什么拍照后不及时传入电脑保存？

外来资料甚至部分内部资料，光靠纸质留存容易丢失或名存实丢成为档案盲岛，没有及时将纸质资料转化为电子版存放是直接原因，但手机拍照上传效率偏低，没有实用的上传替代工具和方式，此因素为要因。

因此，在“法”的因素上，内在上缺乏资料的主线，外在上缺乏用的资料上传工具和方式，两要素是要因因素。

（五）“环”的因素

项目资料的采集整理工作，有其外部环境和内部环境，分别分析如下：

外部环境：外部环境是资料从外取得需要的环境，需要审批许可部门（含土地、规划、建设、消防等）、施工单位、中介单位（监理、勘察、设计、造价）、过程管理部门、验收管理部门等，涉及的部门和单位众多，程序比较复杂，脱离于烟草主体业务，但这是工程建设投资项目的重要性决定的，属于国家部署的行政执法事项，实践中，不断加强工程建设业务学习，更好的熟悉环境、履职尽责。因此，外部环境工作程序的因素为非要因。

内部环境：经过调查，在项目资料的采集整理过程中，内部管理部门职能分散，立、建、管、退等业务和资料整理职责分属于计划、建设、机关服务和财务部门，甚至个别环节相互重叠。尽管每个部门的项目资料都会比较齐全，但是由于没有主导部门，无法形成部门合力，造成资料“块式”存在，就像工程建设一样，“梁、柱、板都在”，但没有搭建成一套房子，因此，内部环境因素是要因因素。

综上所述，项目资料表现出单一性、碎片化的问题，要因主要有：资料整理过程中缺乏可以把握的主线，不能目录式管理，资料档案的整体感缺少支撑；资料整理过程中，无纸质转化为电子版缺乏实用的上传工具和方式；全程档案的建立没有主导部门介入，形不成（未形成）部门合力。

五、以资金流为载体全程建档要点

（一）解决主线不清晰的问题

经研究，不动产项目资料应包括立项资料、建设资料、维护资料、处置资料四部分，从财务活动的角度概括为投入与产出两大类。经研究，认为，资金流贯穿项目全过程，资金活动是全程档案资料反映的共性，资金流是整理项目资料的一条主线，把握住了这条主线，用这条主线设置目录，就掌握了整理全程项目档案的方法。

（二）解决上传手段落后的问题

单次获取的外来纸质资料因为不易保存或名存实丢，存在材质受损、查阅不便，复印不便的问题，通过高拍仪“即来即拍、即拍即传”就可以做到“即用即查、即用即打”。

（三）解决部门合力的问题

财务管理在企业精益管理中处于中心地位，资金活动是财务管理工作的重要内容之一，因此财务部门对以资金流为载体的项目资料全程建档工作责无旁贷。项目中的资金流，财务部门是涵水池，加强项目投资过程中的资料管理，既是精益管理全程建档的需要，也是维护资金安全、确保国有资产健康安全的需要。因此，财务部门作为主导部门，既有必要性，又有可行性。

六、以资金流为载体全程建档内容

按照烟草行业项目建设涵盖的内容，以资金流为载体的不动产全程建档应当包括且不仅包括以下内容。

（一）立项阶段

含行业立项和地方立项两大类，其中行业立项资料应包括投资请示、项目概算、可研报告、设计概算报告、立项批复、设计概算批复、行业立项费用支出决算等资料；地方立项资料应包括地方发改备案支出、用地规划服务费支出、环境评价支出、土地补偿支出、土地出让支出、土地契税支出、土地文本费支出、工程规划服务费支出、城建配套费支出、地方立项支出决算等资料。

（二）建设阶段

含工程实施、地方验收、行业验收三大类，其中工程实施资料包括工程招标、监理招标、设计招标、工程合同、监理合同、设计合同、施工许可、进度验收、采样验收、进度审计、进度款支付等资料；地方验收资料（地方验收也应作为财务付款的依据）包括地方规划验收、地方节能验收、地方消防验收、地方人防验收、地方气象验收、地方环评验收、自组质量验收、地方项目备案等资料；行业验收资料应包括工程造价结算、项目造价决算、决算审计意见、行业整体验收、转资财务凭证等资料。

（三）维护阶段

整体工程完工后，一般带有配套项目，启用数年后，一般会有维修项目。配套项目资料包括投资计划、工程招标、工程合同、工程结算等资料；维修项目资料包括采购计划、维修概算、审计维修、合同维修、结算审计等资料。

（四）处置阶段

项目启用多年后，可能因生产经营需要形成闲置，处置方式包括资产出租和资产出售两类。其中资产出租资料包括出租报告、评租报告、出租批复、公开招租、租赁合同、租费收取等资料；资产出售资料包括处置预案、处置报告、评估报告、处置补偿、处置损失等资料。