新冠肺炎疫情防控背景下高校疫情档案管理工作探析——以长江职业学院为例

刘 丹

(长江职业学院，湖北 武汉 430074)

2020年1月，一场没有硝烟的战争从武汉开始爆发，湖北省武汉市等多个地区发生新型冠状病毒感染引发的肺炎疫情。新冠肺炎疫情，是新中国成立以来发生的传播速度最快、感染范围最广以及防控难度最大的一次重大突发公共卫生事件，是一场没有硝烟的战争，也是对党和人民的集体“大考”。疫情发生后，党中央、国务院高度重视，中共中央总书记、国家主席、中央军委主席习近平亲自指挥和亲自部署，为控制疫情，全力以赴做好防控工作。2020年1月24日，启动湖北省重大突发公共卫生事件一级响应，疫情就是命令，防控就是职责，面对国难时艰，长江职业学院全体师生员工直面险难、直面险难和汇智聚力，守望相助、共克时艰，在不同的岗位上，以不同的方式，将自己的战疫之心与抗疫之力，汇聚到这场战“疫”之中，为打赢武汉战，湖北保卫战，取得疫情防控攻坚阻击战全面胜利贡献了长职力量。

一、高校疫情档案的重要性

高校疫情防控档案是指高校在疫情防控和复学复课过程中，直接形成的具有保存价值的文件、照片、音视频以及实物等原始资料。这些档案见证了广大师生众志成城的抗“疫”精神，反映了高校以人为本的办学育人理念。

面对突如其来的新冠肺炎疫情，中央有要求，湖北有行动，根据湖北省档案局、湖北省档案馆和湖北省教育厅《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》以及《关于切实做好新冠肺炎疫情防控档案资料收集管理工作的通知》等文件精神，高校档案工作者要迅速建立相应工作机制，主动担当，及时加强全员疫情档案收集意识，提高政治站位，并明确疫情档案收集范围，全力做好高校疫情防控档案工作，全面留存记录高校抗击疫情的真实历程与感人事迹。

二、疫情防控中档案工作面临的困难与挑战

在新冠肺炎疫情防控中，高校疫情档案管理工作遇到前所未有的困难与荆棘。由于疫情防控，出行不便，档案各方面管理工作受到阻力，突出反映在以下方面：

(一)档案收集难度增加

新冠疫情暴发突然，对高校而言，发生在寒假期间，学校响应国家疫情防控要求，全体师生没有通知要求不得返校，各校区校门进出都要实时监测体温、登记出访记录等相关要求，每天须上报学生和教职工的疫情体温监测报告，老师按照学校要求采取线上教学，学生线上学习，所有工作都无法面对面操作完成，导致档案收集工作无法正常实施，随着疫情相关文件的大量增加，各种各样的载体出现，收集效率明显不足。

(二)档案收集意识不强

疫情期间，学校出台一系列疫情防控文件要求，全体教职工都进入疫情防控警戒状态，然而，大部分人员忽略了对疫情档案的收集工作，由于对疫情档案工作的认识不足，一些其它载体的疫情档案没有及时予以保留和积累。许多长职师生一线抗疫获得的感谢信、锦旗、奖章、证书、防护服、袖章等实物档案以及教师线上授课的音像档案移交不够及时，疫情防控档案收集意识薄弱，导致归档材料滞后。

(三)归档种类不齐全

在学校新闻报道的前提下，多以收集文书和照片档案为首要任务，对音像和实物档案的收集归档还不齐全，也不够完善，导致疫情防控档案种类单一，许多有重要保存和利用价值的档案未能得到有效管理。

三、采取的措施与办法

(一)建立疫情防控档案管理工作机制

疫情期间，学校档案部门根据国家及湖北省档案局、湖北省档案馆及湖北省教育厅等疫情防控档案相关文件，迅速制定《关于进一步做好疫情防控期间档案工作的通知》要求，明确疫情防控档案管理工作领导小组，对各单位疫情档案收集内容及要求都提出了相关要求，全面提高全校师生做好抗疫建档的工作意识，加强疫情档案安全，抓好各单位档案员责任落实，共同做好学校疫情防控档案管理工作。

(二)明确抗疫档案收集工作范围

疫情防控中所产生的各类材料较多，根据《湖北省新冠肺炎疫情防控指挥部办公室关于切实做好新冠肺炎疫情档案资料收集工作的通知》(鄂防指办发〔2020〕56号)、《湖北省档案局、湖北省档案馆关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》(鄂档文〔2020〕2号)文件，学校结合本校抗疫实际情况，及时明确适合本校疫情防控档案收集归档范围、工作要求和流程，解决好“收什么，怎么收”问题，为各部门收集整理疫情相关文件材料提供遵循与指导原则。学校档案工作者根据学校疫情防控的不断变化跟踪可能产生相应档案的部门及个人，除与疫情防控和应急预案等相关的文书档案外，还收集了学校和其它各类社交媒体对本校抗疫先进典型先进事迹宣传报道与录音录像，特别是疫情期间学校党员同志和学生不顾自身安危，在战“疫”前线无私奉献，同舟共济打赢湖北疫情的“最美逆行者”的“抗疫证书、感谢信、锦旗等”实物档案、抗疫宣传与创作录像以及师生教学与生活等材料，为全面收集学校防疫档案提供了指引，确保应收尽收。

(三)线上线下全过程指导防疫档案工作

疫情期间，学校档案工作者响应国家和学校居家不外出的号召，而疫情防控已吹响号角，为避免聚集减少接触，学校档案工作者主动作为，创新工作方法，以高度的政治责任感积极主动开展疫情防控档案工作，靠前服务，通过电话等多种方式与疫情档案相关的事或人实时联系，随时进行疫情档案工作指导。

(四)确保规范化整理

此次疫情来的突然，涉及学校各方面工作，档案的收集与整理工作不能完全按照以前的档案整理工作来开展。师生党员下沉、战疫宣传、复学复课等活动产生的载体档案范围更广、内容多样，格式复杂，也给档案整理工作带来了不少困难，因此及时根据新情况、新问题适时调整档案收集整理工作，在《归档文件整理规则》《数码照片归档与管理规范》和《录音录像档案管理规范》等标准进行初整理的基础之上，并联系本校各单位疫情档案形成的规律和特点进行档案整理，才是有效确保规范化管理的措施。[1]

(五)抓典型事迹

学校新校区被征用作为隔离点，2020年2月9日，学校接到鄂州市新冠肺炎疫情防控指挥部的命令，要将位于鄂州市葛店开发区的新城校区作为隔离点。接到命令后，学校立即对各项工作进行周密部署。2月12日，学校召集300多名党员干部和教职工迅速返校，经过一天一夜的奋战，学校将8600多名学生的4万多件行李整理完毕，腾出了1300间“隔离病房”。2月13日开始，学校正式投入隔离区工作，90多名工作人员对集中隔离康复点进行精细化管理，为治愈患者提供全天候服务。经过54天隔离防控管理，4月6日，学校新校区集中隔离康复点，在送走最后一批集中隔离康复人员后关闭，累计接收隔离康复人员915人次，解除隔离883人次。4月7日，长江职业学院武汉科技新城校区开展全面消杀工作，为师生返校复课作提前准备。学校新校区作为隔离点防控工作，得到了鄂州市委、鄂州市政府以及鄂州市新型冠状病毒感染的肺炎防控指挥部的高度肯定，并赠予了感谢信和奖牌。

党员下沉社区抗疫，广大教职工党员积极响应省市防控指挥部和学校党委的号召，一批又一批党员主动下沉社区，纷纷来到下沉的社区进行站岗、测量体温、购物资、消杀和买药等工作，与社区和下沉机关干部一起构筑起群防群治的严密防线。不仅如此，学校123名学生也积极投入参与抗疫，有的在方舱医院铺床，打扫卫生，有的背着装有几十斤消毒液的喷壶，辗转于各个居民区、方舱医院和隔离点等处消毒，有的志愿接种武汉第二批新冠肺炎疫苗等。

捐赠和抗疫期间，学校得到了学生、校友和企业乃至社会各界人士的广泛关注。有的学生和校友为学校捐赠口罩、酒精、消毒液以及AI智能语音电梯控系统；有的企业为学校捐赠口罩和臭氧灭菌机等抗疫物品。

另一方面，开发利用疫情档案，大力宣扬学校师生抗疫精神。经过举国上下的共同努力，抗疫取得重要阶段性成效，该是“助英雄流芳”的时候了。是对前一阶段抗疫工作的回眸和总结，也是用英雄的精气神对后续抗疫工作进行的总动员。[2]学校疫情防控档案蕴含着大量各类材料，学校档案部门通过收集整理抗疫材料，积极用创新的思想、观念与方法，展示本校抗疫先进典型事迹，充分发挥档案的铸魂育人作用。校档案室将抗疫档案与国际档案日相结合，开展“长职抗疫时期图像档案展”，共六个篇章，分别为“同心战役、长江贡献、下沉故事、线上教学、点赞长职、媒体聚集”部分，展示了长江职业学院师生在重大疫情考验面前的使命与担当，实实在在的将档案工作与业务发展有效结合，保证档案工作跟上业务发展的需要，提高了档案管理创新能力。[3]

四、结语

根据湖北省档案局《关于认真贯彻落实重大活动和突发事件档案管理办法》等档案规章的通知(鄂档文〔2020〕16号)精神，学校党委高度重视，学校档案室实时跟进疫情防控档案的收集、监督与指导，保证了疫情防控档案的收集齐全、整理规范以及保管安全等方面的要求，将疫情档案作为当前和今后一个时期的重点突发事件管理，为广大师生树立了爱国爱校和人人有责的精神，增强了风险意识，提高防范能力，提升管理水平，实现档案工作对历史负责，为现实服务，替未来着想的重要价值。

高校在新冠肺炎疫情防控期间的档案工作仍存在一些问题，亟待解决。在今后一段时间，高校档案工作者仍需实时跟踪疫情相关档案，尽可能完善疫情档案，使高校疫情档案在这次抗疫战争中，能够全面详尽地展现高校抗疫历程。与此同时，高校档案工作者要用创新思想、观念和方法推动高校抗疫档案宣传工作，继续开拓新路径，创新出多种方式，扩大高校档案价值影响力。让“档案立起来、活起来、动起来”，以鲜明的政治态度和强烈的政治责任加强对疫情档案的组织领导，做到认识有高度，贯彻有力度，执行有准度，确保学校疫情档案的完整性与安全性，有效的记录和维护学校抗击疫情时期的真实面貌，是每一位档案工作者的初心与使命。[4]