以工程档案依法管理保障武都引水工程建设管理

雷 强

(四川省绵阳武都引水工程建设管理局，四川 绵阳，621000)

1 工程档案依法管理的意义

水利工程建设作为国家基础设施建设的重要内容之一，是国家战略基础投入，在改善水生态环境、提高水资源利用效率和水平、促进工农业生产和调节区域水资源平衡等方面具有重要作用。水利工程建设是一项长期复杂系统工程，建设周期长，投资大，涉及范围广。工程档案的依法收集整编和依法管理不单关系工程按照设计规范和要求完成竣工验收、投入正式运行，更关系工程后期运行维护、依法管理维权等。因此，工程档案的依法管理是水利工程依法管理的保障和基础。

2 工程档案依法管理工作实践

武都引水工程，是四川省第二大灌溉水利工程，四川“五横六纵”调水规划的大型骨干水利工程，以防洪、灌溉为主，兼有城乡供水、生态环保等功能。工程控灌绵阳、遂宁、广元和南充4市11县(区市)，灌面30.65hm2，受益人口700余万。工程1988年全面开工建设至今，工程档案与工程建设同步，现存有文书档案6838卷，共计17671件；工程航测图4500张；会计档案共计3672卷；一期工程竣工档案939卷，科技档案1662卷，底图2794张；下属武都水库管理中心存有武都水库工程档案10748卷，2018年通过竣工档案专项验收。二期灌区在建期间工程档案由现场项目部负责收集，实行年度检查审核制度；一期灌区各管理单位设档案室负责本单位文书及零星工程档案管理，接受局档案室指导监督。根据实际需要，我单位机关档案室面积近600m2，按照专业分级设置文书、会计、工程档案分类保存，实行纸质、电子同步录入存档、查询和统计。目前，管理局档案管理和下属沉抗水库管理处达到省一级标准，渠首处达到省二级标准。

2.1 重视档案管理法律法规执行

工程档案管理政策性强，要求高，规范性强，武引档案管理，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》和各级档案行政主管部门制定的工作规范、条例。在四川范围内，依据《四川省档案工作规范化管理办法(试行)》《四川省机关档案工作规范化管理标准》《四川省企业、科技事业单位档案工作规范化管理标准》和《四川省各级档案馆工作规范化管理标准》。除上述法规外，水利部专门就水利工程档案管理制定行业规定，有《水利档案工作规定》和《水利工程建设项目档案管理规定》。按照上级档案管理法律法规，我单位通过制定了《档案管理办法》《工程档案收集整理规定》《武引工程档案工作规定》《武引档案管理制度》等规范文件，确保了武引工程档案管理的规范化。

2.2 重视档案业务人员培训培养

档案管理的重要抓手在于人才队伍建设，建立符合工作需要的档案专业技术队伍。在具体工作中，我单位一是坚持人员培训培养“向前看”，即在工程建设期间即重视档案人员培养，从年轻职工中选拔优秀人员全程参与工程建设档案资料收集，在工程现场组建资料室，作为档案人员培养的第一站，为后期工程竣工档案整编奠定人才基础；二是坚持人员培训培养“向外走”，建立与省、市档案部门长期业务联系合作，定期组织内部业务培训，选派档案人员参加国家、省、市举办的各类档案专题培训班、研讨会和现场实践，使档案人员了解和熟悉行业动态，为全面高效开展工作打下坚实基础；三是坚持人员培训培养“向内看”，充分整合档案专业技术人才优势资源，开展有效的“传帮带教”工作，每年定期组织在系统内开展业务工作指导、交流检查，每年下属单位档案管理人员集中到机关档案室开展业务突击，在具体操作过程中提升业务能力。与此同时，机关档案室认真组织各单位横向交流，通过集中办公、集中档案整编等，既做到了练兵，又加强了业务知识传授，确保了业务人才的持续稳定。

2.3 重视档案管理规范化建设

依照《档案法》《档案法实施办法》和《四川省档案管理条例》等法律、法规，不断强化机关档案工作，加大对下属单位和工程建设管理单位档案业务指导和监督力度，开展文书立卷“当年清”工作，对上年度形成的各类有保存价值的文件材料全部整理归档。在做好文书档案工作的同时，我们还注重了声像、照片、电子文件等档案的收集整理，从源头上确保档案资源在载体和门类上的齐全完整。结合实际，制定了《武引局档案管理制度》，指定专人负责管理，做到随办随归，开口管理。制度管理上做到了严格管理，规范使用，保证了档案管理工作的正常运转。武引对各类档案的建立，坚持“四个统一”，即明确统一的档案盒、统一的档案袋、统一编码和代码、统一档案柜。为了依法、规范、有序地整合档案资源建设，对档案的收集，武引确定专人严格按照业务规范标准进行核查把关，凡不符合规定要求的档案一律不得归档，并按规范标准进行重新整理；凡符合规范标准归档的档案，按档案类别规范标准注册、编目，及时入库上架。管理局对所有的信息档案经整理后，以电子文档的形式归档，极大地提高了检索速度和档案的质量。在调档、更新、归档过程中，都使用计算机查询，按照提示信息查阅，工作效率明显提升。

2.4 重视档案资料依法利用

档案管理工作最终目的不是收集存档，而是充分利用其服务性的特点，为工程建设服务。近年来，特别是工程建设后期，档案的服务性体现的尤为明显，为我单位工程建设管理、精神文明建设、土地确权划界、房屋产权核定、法律诉讼等方面提供了可靠、有效的依据和凭证，获得了巨大的经济和社会效益。在档案利用服务上，我单位建立完善借查阅制度，出台规范文件明确借查阅审批流程、时限、范围等，杜绝了档案资料流失、损坏，确保了档案充分利用。在利用服务上，我单位坚持档案服从服务工作大局原则，做到准确完整提供，确保了武引工程建设和管理工作顺利进行。2020年武引二期灌区江油中小工程境内发生隧洞垮塌，时称“5.22”事故，经7天8小时救援，3名被困人员成功获救。事后相关单位和人员受到不同程度追责问责。因我单位在事故处置和调查阶段档案资料准确完整提供，特别是涉及安全生产监管方面档案完备，故最后免于追责问责；在沉抗水库移民集体上访问题处置中，通过完整利用档案资料，揭示出移民全流程工作，妥善化解群众疑虑，信访问题得到妥善处置；在工程重大设计变更审批中，武引工程档案完整提供设计、施工、监理和现场档案资料，为专家评审和上级审批提供了有力支撑，解决了武都水库调概、移民资金使用、二期灌区重大项目设计变更等诸多问题。

2.5 重视档案信息化建设

为适应现代化办公的需要，我单位在紧密结合日常办公需求的基础上，对武引工程网办公系统功能进行了改进，增设了信息上报系统、公务交办系统、督办系统、紧急公文系统、资料管理系统、邮件系统等，全方位保障了各项工作的有效开展。同时，预留各单位灵活配置的空间，可根据单位的需求对流程和事务进行定制，开发适合本单位需求的业务流程。为保证公务办理中信息的安全和保密的要求，新平台采用专网运行的方式，要求统一接武引工程网，实行专人专机管理，并与互联网和电子政务网进行严格的物理隔离，杜绝计算机在内外网之间交叉使用，从技术上保证了系统运行的安全性，避免了泄密和安全事故的发生。

3 推进工程档案依法管理的思考

3.1 树立法治意识是前提

坚持依法治水管水的前提，就是必须坚持依法加强档案管理。必须严格执行《中华人民共和国档案法》和《水利档案工作规定》，做好工程档案前置，即在合同中向中标单位约定档案验收、移交义务，在工程开工前落实档案收集整理管理办法和要求；做好工程档案过程监管，即对合同、变更协议、证照等实行上交备案制度，对年度档案整理情况斗硬考核检查；做好工程档案验收，即按规定组织工程档案验收，进行专项移交及存档保管。

3.2 强化组织领导是核心

档案管理在于常态化，大量工作在平时。要建立完善工作组织领导体系，明确责任和职责，做到有人负责，有人管理；实行档案工作目标考核，纳入年度工作目标同部署、同检查、同考核，杜绝重建设推进、轻档案管理；切实加大人员、设备和管理投入，组织抓好人员日常培训和档案法规、保密制度教育，强化管理工作达标验收，按规范抓好档案管理。

3.3 加强队伍建设是基础

鼓励档案管理人员加强业务培训和专业提高，多提供档案管理人员参与全局性工作的机会，采取对外交流、对上学习、对下培训的方式选拔提高管理人员职业能力。每年，我单位均组织安排、聘请档案专家对武引系统档案人员进行系统培训，积极派出档案管理人员参加省、市业务主管单位组织的各类业务学习，支持档案室人员与上级业务主管单位的专家老师进行联系沟通。

3.4 严格制度执行是保障

我单位档案严格按照“三同步”(工程设计与档案工作同步；工程施工与档案工作同步；工程竣工验收与档案工作交付验收同步)要求，实行全过程跟踪管理。局档案室按要求建立健全了档案保密、利用、保管、借查阅等制度，做到档案制度上墙管理。针对外单位人员如监理、施工等单位人员前来借查阅相关项目档案，必须严格履行借阅手续。

3.5 创新档案管理载体是举措

随着科学技术不断进步，我单位档案工作除做好常规化管理之外，不断加快数字化档案建设。2012年开始，我单位文书档案实现全数字化管理，项目档案通过计算机系统实现过程处理全部程序化，针对目前在建的武引二期灌区金峰水库工程，我单位投入资金十几万，购入全数字高清视频监控系统，对施工全过程实现24h监控，监控数据刻录成碟，以此作为电子档案的一项重要内容永久保存，不仅多形式多角度地监督了工程建设过程，还进一步确保了项目实物档案和数字化档案同步建设。

4 结语

工程建设单位工程档案、文书档案和会计档案等的依法管理，是工程建设和运行管理依法进行的重要保障。只有严格执行项目建设档案法律法规，从根本上落实依法建档归档制度措施，并切实加强后期档案依法管理和利用，才能有力维护项目建设的严肃性、规范性，促进项目和工程依法建设、依法运行、依法管理。