事业单位会计档案管理存在的问题及应对措施

杨丹 武汉城市职业学院

会计档案具有较高的保存价值和利用价值，其既可以对事业单位的经济业务、经济发展状况进行详细记录和反映，又可以帮助事业单位制定科学合理的发展计划。因此，事业单位需加大对会计档案管理的重视程度，结合会计档案管理方面的法律法规要求，制定会计档案管理流程和要求，促使会计档案管理水平得到持续提升。

一、会计档案概述

从基本的概念学内涵角度分析，所谓会计档案，通常指的是行政事业单位在开展会计核算工作过程中需要实施接收工作环节、记录工作环节，以及保存工作环节的，具备一定形式影响价值的，能够反映揭示行政事业单位经济往来业务真实发生情况的，借由文字形式、图片形式及表格形式加以呈现的数据信息资料。从内容组成角度分析，行政事业单位会计资料，既包括以纸质载体形式呈现的经济业务往来账单资料、账目记录资料和种类多样的纸质票据资料，还包含因行政事业单位开展会计电算化业务处理活动而形成的，能够全面准确真实记录揭示行政事业单位经济往来事项具体发生情况的电子信息化会计档案记录资料。在行政事业单位会计档案管理工作开展过程中，具体需要面对和处理的会计档案资料主要有会计凭证资料、会计账簿资料、指向特定业务时间阶段的财务报表资料，以及数量众多的，与具体往来经济业务具备相关性的原始性会计凭证资料。

二、事业单位会计档案管理存在的问题及应对措施

（一）没有全面掌握相关法规要求

为推动会计档案管理事业的整体发展，国家先后数次修订会计档案管理方面的法规条例。但部分事业单位的会计档案管理人员没有及时学习和掌握国家政策，依然沿用传统经验和方法，这样会计档案管理的规范性将难以实现。同时，部分事业单位也没有充分重视会计档案管理工作，没有定期对会计档案管理人员进行培训，导致相关法规政策得不到全面落实。

（二）会计档案电子化管理缺乏专业性人才

互联网信息技术的不断渗入，传统会计档案管理方式逐渐被电子管理形式所替代，同时，电子化管理逐渐成为当前的重要管理方式，逐步顺应当前时代的发展需求。电子化管理会计档案是在计算机网络的基础上开展的，而事业单位受运行经费有限、人员配备不足等原因所限，很少配置专业的网络技术人才对电子会计档案进行管理。通常由财务人员经过短暂的培训后承担网络日常维护工作，或者是在网络出现问题时聘请外界的专业人员进行维护。对于系统安全保障、软硬件升级维护、档案管理等一系列非财务专业技能，财务人员往往束手无策，无法达到有效维护的效果，出现管理不到位的情况。

（三）制度长期不完善且内容流于形式

事业单位的档案管理制度，大多数照搬了上级机构的政策和内容，但在运行时缺乏本单位的实际情况参考，导致部分管理制度发生混乱，缺乏统一的优化机制。此外，个别单位长期忽视档案管理工作的重要性，对档案管理工作的关注、支出和设施完善缺乏足够的积极性。长期的不重视和制度的不完善，导致事业单位档案管理工作与实际工作产生了错位和脱节，档案的留存与机构运行之间没有形成应有的闭环，一些管理制度执行不力，影响了事业单位的整体发展。

（四）电子档案缺乏安全保障

电子档案的出现与发展，符合时代发展的要求，它能够更好地体现事业单位档案管理工作的现代化发展趋势。但是目前的电子档案管理工作缺乏足够的安全保障，无法真正体现信息技术与档案管理工作相融合的重要优势，整体的管理质量和效率受到了影响。部分档案管理工作人员只能机械地使用不同的计算机以及系统来保存和使用不同的文件，难以真正地体现脱机管理以及下载过程中的特殊要求，如发生计算机后台受到病毒入侵，或是因为外部客观因素而导致各类故障，就会直接使得整个档案资料丢失或者被毁损，严重影响电子档案的稳定运作和安全保障。另外，由于部分档案管理人员工作能力不强、工作经验少，在处理文件材料和档案时没能做好后期的归档和备份工作，整个档案管理工作存在盲目性和随意性，导致文件丢失现象频频发生，档案安全缺乏应有的保障。

三、事业单位会计档案管理问题的应对措施

（一）充分掌握和贯彻法律政策要求

国家修订的会计档案管理条例，详细介绍了现有的经济业务与电子平台业务，对事业单位会计档案管理工作具有较强的指导性和规范性。事业单位负责人员、档案管理人员需深入学习政策法规内容，准确把握会计档案管理的流程和要点。同时，要将内部培训活动组织起来，引导其他职工深入学习，切实掌握新办法和新要求，将其贯彻于会计档案管理实践当中。

（二）提高档案管理人员素质

会计档案记录了事业单位经济事项的活动轨迹，包含了许多重要数据，在单位的正常运行和发展中是不可或缺的。首先要在思想上提高对相关档案工作的重要认识，将电子化管理方式纳入相关从业人员岗位责任制中，防止管理人员在日常工作中出现随意性。其次要开展计算机应用知识、网络知识、通信技术、电子档案管理制度等方面的专题培训。会计档案管理人员通过专题培训，提升对财务软件的基础操作，进一步了解会计电子档案的存放以及管理细则。再次，开展职业道德方面的培训，增强档案管理人员和财务人员的职业道德建设，不断增强责任感、使命感，提升道德素养。最后，要多途径选拔培养复合人才，加强多方合作，提高会计信息管理应用能力。财务部门、档案部门要通过人才招聘、教育培训、交流轮岗等方式培养会计档案管理人才，使一般财务人员和档案人员都可以在会计档案信息化建设和管理方面相互提出需求，建立一支素质过硬、业务过关的电子会计档案管理的专业队伍。

（三）创新管理手段，数字档案实现普遍化

档案管理的优化还要考虑具体的执行层面，通过采用现代化的管理设备和信息技术，提高档案资料的归集、查阅和管理水平。事业单位要加强内部信息化建设，建立重要档案及时申报备案、普通档案定时备案、历史档案积极挖掘的基本工作手段，促进档案管理工作的不断完善，充实事业单位档案资料的丰富程度。以档案的保管形式为例，纸质档案是传统手段，但数字档案是当前的主流手段，如何平衡两者之间的关系，确保互补性和安全性，是档案管理工作需要解决的重要课题。实际工作中必然会出现多种偏差，一些资料的处理情况不尽如人意，甚至出现大量资料重复备案、个别资料难以查阅的情况。因此，将数字档案管理水平提升到战略层面，成为纸质档案同等重要的水平，具有重要意义。

（四）加强对电子档案安全性的管理

档案管理工作人员应该着眼于目前的档案管理工作现状以及未来发展趋势，通过对信息技术特点的研究，更好地体现信息化管理工作的要求。其中，档案信息化安全保障最为关键。档案管理工作人员应当了解电子档案安全管理要求，明确现代信息技术的使用策略和方法，以口令密码、身份认证、授权管理、安全防火墙设置、安全备份等多种形式，更好地落实各类信息安全保障措施。电子档案安全性的提升是一个长期的过程，档案管理工作人员需长期做好这项工作。有关管理部门需要意识到自身的社会责任，出台相应的技术举措和政策，加强对电子档案的安全管理，不断提升监管力度，确保档案安全管理工作的有效落实。同时，档案部门应重视档案管理工作人员安全素质的提升，构建高水平的档案安全管理团队，为档案安全工作提供人力保障。

四、结束语

会计档案管理在事业单位发展中发挥着十分重要的作用，为充分凸显会计档案的价值，事业单位需系统梳理和总结遇到的问题，及时制定针对性地解决策略，显著改善会计档案管理效率。