平衡记分卡在完善高校财务报销业务中的应用

张凡

摘 要：随着我国高校的不断发展，近几年高校招生规模不仅在逐渐增大，而且科研经费到款也在逐年增加，这就给高校管理带来了新的挑战。尤其是在高校运行和发展中肩负着纽带作用的财务部门，其工作的好坏成为衡量高校运行效率和管理水平的直接标准。然而实际中，一方面财务常常被师生评为“门难进、脸难看、事难办”的部门，另一方面，财务工作人员却觉得报账工作量大、压力大。本文在分析高校财务报销问题的基础上，拟将平衡记分卡引入到高校财务报销管理中，从顾客、财务、内部业务流程、学习和成长四个维度构建以“服务”为核心的高校财务报销管理体系，力求提高财务管理效率，最终实现和谐有序的报账过程。

关键词：平衡记分卡;高校财务;报账效率

中图分类号：F23     文献标识码：A      doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2021.03.049

1 当前财务报销过程中存在的问题

目前高校财务报销环节依然存在很多问题，基于平衡记分卡的四个维度来分析，主要表现在以下几个方面。

1.1 高校利益相关者层面

高校财务报销中的主要相关者是全体教职工。日常工作中，由于财务工作强度大，导致财务人员往往疲于应付日常工作，不能把工作做深、做细，在工作中还存在考虑不周、协调不力、服务不到位等问题，无法满足广大教职工在业务办理中的实际需求。同时，财务人員走进教职工群体的意识有待加强，就会导致教职工与财务人员之间信息不对称。只有充分了解教职工需求，才能解决教职工和财务人员之间的矛盾，实现服务对象满意度最大化。

1.2 内部运行流程层面

现在很多高校采取了网上预约报销方法，这种方法虽然节省了报销人员排队等候时间，但是后续制单过程中存在退单问题。一般情况下都是制单会计电话通知联系被退单人员，基于电话联系不畅等原因就会导致退单信息滞后，而且会存在预约单在财务人员和递单人之间重复传递的现象。同时，高校报销“一支笔”制度，新问题出现时的“踢皮球”现象都会影响财务报账效率。

1.3 学习和成长层面

随着高校财务管理手段和工作内容的变化，高校财务人员不仅要懂专业知识，还需要具有较高的计算机操作水平，同时还需要了解科研业务领域知识。这就要求高校财务人员具备较高的综合素质水平。而高校财务部门一般队伍都比较庞大，人员素质参差不齐，部分人员会计理论水平不高。同时自动更新知识的能力不够，一方面体现在财务人员自觉学习专业技术知识以及与高校会计相关法律法规知识的自觉性不够，另一方面，高校对财务人员的业务培训力度也不够，就会导致财务人员对会计新制度、新政策以及某些业务实质把握不准，对新的事物拒之门外，让报销人员对财务人员产生意见。

1.4 财务层面

高校虽然属于非营利组织，但是在其日常运行活动中，仍然应该按照成本效益原则，追求高效率和低成本。反映在报销环节，主要是对经费管理的精细化，即在日常核算中做到对会计业务的精细管理，精细控制经费预算指标，实现资金的高效使用。但是，目前高校会计核算中，无法做到经费预算的精细化管理，往往存在超预算或者不合预算的报销，导致教职工在项目结题中需要花大量时间进行项目经费调整。

2 基于平衡计分卡的高校财务报销管理

根据平衡计分卡理论，结合目前高校财务报销中存在的问题，从平衡记分卡的财务、客户、内部流程和学习与成长四个维度出发，将其管理理念引入到高校财务报销业务管理中，建立高校财务报销业务优化模型，可以有效改善传统财务报销中执行与战略脱节的问题。高校财务报销优化模型如表1所示。

3 以平衡记分卡完善高校财务报销工作的具体应用

高校财务报销管理体系中四个层面内容是相互联系的。因此，我们以完善财务报销制度，提高报账效率为使命，分别从顾客、内部业务流程、学习和成长、财务四个层面出发，分析平衡记分卡在完善高校财务报销工作中的具体应用。

3.1 顾客层面

高校财务报销的主要对象是全体教职工，服务好教职工是高校财务报销的核心工作。提高财务报销效率，要理顺好管理和服务之间的关系，服务是财务报销的目的，管理是手段，高校财务报销的最终目标就是为高校教职工提供更好的服务。从顾客维度来说，高校财务报销工作主要是提高质量、节约时间、优质服务和规范管理。

（1）提高质量。就目前高校报销来看，反应最多的问题就是报销口径不一致。为了解决这一问题，首先，财务人员应该熟练掌握报账业务和财务知识;其次，财务人员在处理经济业务时，报销规则必须一致，对老师咨询问题的回答口径必须一直。只有这样才可以逐步提高教职工满意度，减少报销中发生的冲突。

（2）优质服务。市场营销中推行“顾客是上帝”的服务理念，在高校财务报销工作中，财务人员也必须秉持服务理念，不断提高服务水平。要不断加强主动服务的理念，主动走进教职工群体中，比如推行学院财务助理、走进学院宣讲、建立财务服务交流微信群等，搭建和教职工交流与反馈的交互平台。

（3）规范管理。要规范财务报销，首先要明确各类经费的列支范围和标准。这就要求财务部门必须按照经济合同对各类科研经费制定清晰的指引规定，减少教职工报销中因报销不合规而引起的经济风险。

3.2 内部报销流程层面

高校财务报销环节的价值主要是通过服务教职工来实现的，而报销过程是由一系列业务构成的。在财务报销管理中，流程可以解释为报销过程中的一系列活动，目的是为教职工提供高效优质的财务服务。根据平衡记分卡基本理论，高效财务报销流程主要包括以下三个主要方面：

（1）制度建设流程。财务核算部门在制定报销制度时，一方面要遵循法律法规，另一方面要对教职工需求进行调研，根据教职工需求提供恰当的服务。比如，通过与教职工沟通，整理财务报销中的制度，汇编成手册，向报销人员派发，一方面方便报销人员查阅学习，另一方面起到很好的宣传作用，使教职工充分认识财务制度。

（2）内部业务流程。规范财务报销，首先应该审查和规范日常报销流程，一是补充漏缺制度;二是让模糊制度清晰化;三是让繁琐制度合理化。在优化内部业务流程时，应该明确和细化岗位职责和工作流程，对新入职员工进行轮岗学习，以便为教职工提供更全面的服务。

（3）服務跟进流程。所谓服务跟进就是在教职工完成报销之后，财务部门继续提供善后服务的过程。比如财务部门设立专门小组对教职工满意度进行调查，到学院及有关部门进行交流和座谈，收集教职工对财务报销工作中的意见，以便为下次流程的修订完善做好准备。

3.3 学习与成长层面

财务人员的业务水平与报账效率密切相关，这就要求财务部门必须及时组织员工进行学习，鼓励员工自觉学习新的政策和法规，提高竞争意识和竞争能力。从平衡记分卡的学习和成长维度来说，高校财务部门应该做到加强培训，提高竞争能力，推进信息化建设。

（1）加强培训。提高报账效率，高校应该加强员工培训，一方面，及时组织大家学习国家新出台的政策和法规，做到与时俱进。另一方面，对于某些专题，财务部门可以聘请外部审计税务等方面的专家开展讲座，及时解决工作中遇到的难题。同时，财务部门可以适当抽时间进行科室学习交流，对实际工作中遇到的问题集思广益，形成解决方案，避免出现处理问题口径不一致的情况。

（2）提争专业能力。财务报销质量的提升更离不开高素质的会计人员。提高财务人员的综合素养，首先，应该鼓励员工学习，比如鼓励员工多考证、报考在职研究生;其次，财务部门在制定规章制度时应该鼓动员工参与，让其发挥主人公精神;最后，高校财务部门应该不断吸取其他院校在财务报销中的先进管理方法。

（3）推进信息化建设。高校财务报销效率的提高离不开财务管理信息系统。财务部门应该加强信息系统的建设工作，改变传统面向系统的观点，以业务和用户的视角梳理和优化服务流程，进行流程再造，逐步实现从现在的“只跑一次”到“一次不跑”，切实提升财务精细化管理水平和服务质量。

3.4 财务层面

高校虽然属于非营利组织，但是财务报销工作中做好对办学、科研经费合理管理是高校发展的基础。财务核算要做好这一方面工作，就需要从会计审核、内部控制两个方面进行努力。

（1）规范会计审核。会计审核是财务报销中最关键的经济活动，包括原始凭证审核、记账凭证审核。财务人员在接单审核时，要保证原始凭证信息填写完整规范;制单会计在做记账凭证时，要保证会计科目使用准确恰当。因此，会计核算科要对教职工报销业务的真实性、合法性以及有效性进行严格审核。

（2）健全内部控制。合理控制财务风险是高校财务部门必须解决的一个问题。在财务报销中做好这一点，首先，应该健全内控制度，完善大额资金使用和常规资金支付的授权审批制度;其次，健全经济合同管理制度，明确合同签订的程序和权限;最后，优化往来款管理办法，降低坏账损失和贷款风险。

4 结论

随着高校财务报销流程的逐步规范、报销岗位的逐步细化、报销模式的逐步创新、报销信息的逐步透明化及财务管理水平的逐步提升，加上财务人员业务能力的进一步提高，财务“报销难”将不再是困扰高校财务的难题。

参考文献

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