大数据环境下的高校档案管理分析

朱明国

（山东理工职业学院，山东 济宁 272067）

高校档案数字化管理的开展是建设现代数字化校园的重要工作内容，当前大数据时代的管理模式其就是进行信息化管理模式。信息化管理就是通过信息化设备来收集整理和保存学生的档案。随着信息时代的不断深入到人们的工作生活中，使得这种管理模式成为高校档案管理的必然选择。它不仅有助于档案管理人员进一步提升工作效率，还能够降低工作压力，还能保障信息的安全性，从而推进了高校档案管理的快速发展。

1 关于大数据

大数据通常是指数据非常的庞大，不能运用常规的数据软件进行数据的处理。也可以这样说，大数据的几个具体特征主要包含的就是在量上，大数据的量可以说非常的大，甚至可以用海量来形容。另外就是数据的多元性，数据的类型也是非常多[1]。最后就是速度，它与其他数据的最大的区别就在于大数据产生的速度极为快速，这就是大数据具备的几大特征。对于当前大数据而言还有一些官方的定义，就是随着当前信息时代的迅速发展没办法在规定的时间内运用常规软件来处理数据的一种集合。当前科学技术以及信息化建设不断的深入发展，尤其是以云存储与云技术为基础推动的数字信息正在以爆发式的速度增长，就当前高校档案管理部门而言，数据用量也随着招生规模的扩大而快速的增长。档案管理人员当前面临的数据量不断增加的同时其信息的发展也逐渐趋于多元化。因此档案管理人员还需要针对信息的多元化个性化去做具体的研究。另外高校档案管理中传统的档案管理模式已经不能很好地适应当前时代发展得趋势。所以大数据背景下需要高校档案管理部门能够不断加以创新完善档案管理模式。

2 大数据对于高校档案管理的影响

大数据的时代背景下，数据也由结构化逐渐转变成非结构化。非结构数据主要包含图片文本，网页以及报表等多种类型。当前档案管理系统储存的内容大都是以图像文本，影音等形式的文件资料[2]。大数据环境下能够对这些档案信息进一步的作出整合优化，以便高效地为学校提供更加便捷的服务。从长远的发展方向看，数据对于学校或者是社会组织都有着非常重要参考意义，能够直接影响到学校的决策成效。传统的决策主要依靠的是自身的个人经验以及智慧，但是一个人得经历以及经验都不是无限的，因此管理者做的决策会相对缺乏科学依据。当前大数据下，决策依据就是客观的数据，所以科学的依据通常都是以客观的数据来分析为基准的。对高校档案管理而言，其具有真实完整的特征，其记录也是具有其他任何材料不能比的优势，然后再通过对庞大的数据进行合理的分析，其合理分析出的结果对做决策时能提供更加科学的依据。当前大数据时代的来临进一步的推进高校档案管理从量转变成质的发展，然而这种质的变化也使得高校档案管理部门的工作模式发生了巨大的改变。高校档案管理作为重要的管理部门，也是学校处理以及存储数据的重要部门，当前大数据时代背景的推动下档案管理的职能需要积极的发挥出真正的作用。其发挥出的作用不仅仅只是数据的处理和存储，同时还要对数据分析出的结果做一定的处理，进而能够提供更加科学的决策依据，进一步更加优质便捷的为学校提供服务。

3 大数据对高校档案管理技术层面的更新

大数据时代下，信息技术的飞速发展，对当前学校档案管理而言，数字档案管理的建立已经成为一种必然。当前计算机科技的发展实现了高校电子档案管理模式。通常档案数字化都是经过扫描与存储来完成的，经过数字化来处理纸质的档案，能够使得后期的检索更加的方便。然而在未来高校数字档案馆的建立上一定会得到进一步的优化实现更加便捷的检索，以及更加及时同步和更小的存储空间。另外高校在数字档案馆建立的推动下也使得数据量逐渐变得巨大，所以在备份的介质上会有着一定的限制，当前我们就可以利用先进地技术云备份来对海量数据进行存储。但是在得到便利的同时高校也需要投入很大的人力以及财力来扩建机房，当然当前社会也有一些第三方的服务机构，高校只需要购买就可以，但是方式的原则上，需要学校根据自身的发展情况来对档案管理部门的发展作出正确的选择。

4 大数据环境下高校档案管理模式的优化措施

4.1 加强档案管理队伍建设提升管理人员业务水平

首先高校档案管理中，最核心的关键就是管理人员在业务水平上是否具备一定的专业性，这也决定着高校档案管理工作是否能够持续稳定的发展。当前档案管理工作包含的细节非常的多，而且非常的复杂，其中档案的收集，整理录入，都需要工作人员非常的细心。另外学校在应聘的条件上需要作出适当的提升。就如应聘的人员需要经过专业培训后取得相应的资格证才能面试通过。待面试通过以后。学校可以进行安排实习，并且实习期没有造成重大的损失的方可正式上岗。对于学校当前的管理人员，学校需要定期的组织学习培训，并且能够为其提供出去调研的机会，从而提升档案管理人员的综合业务水平。再者就是对于法律意识的培养需要高校能够重视，进而促进管理人员能够意识到档案管理的机密性。同时先进的管理理念和信息化的管理方法都需要高校积极的引导管理人员进行了解，将档案管理队伍的综合素质进一步的提升。

4.2 档案管理设施建设提升档案管理共享能力

当前大数据背景下需要档案管理人员对其信息技术进一步的研究分析，能够找出适合当前档案管理信息管理的新模式，进而实现信息平台的构建，保障学校内的信息能得到有效的收集和整合。其次信息化设备的维护都需要管理人员定期的作相关的检查，就如路由器以及扫描仪，如果发现故障问题，都需要进行及时的维护更新，以保障信息化管理工作能够正常的运行。其中管理人员信息化管理中应该配备单独的服务器，以免因服务器压力过大造成了系统崩溃，导致档案出现安全隐患。档案管理部门中高校应该配备专门的专业维修人员，再出现故障时，能够第一时间进行修补，进而降低损失。当前各大高校的招生规模也在迅速的增长，因此学生的数据也是越来越大，这种情况下高校在管理软件的选择上需要购买更加先进的，同时能够经过各种渠道来进行信息平台的建立，从而更加便利学生进行档案资料的查取。

4.3 强化二级单位管理意识，重视档案材料收集保存

高校教学能得以持续发展，其中主要的决定因素不仅是有优质的教师和辅导员，还需要拥有高水平的档案管理部门以及辅助性的其他部门。所以高校档案管理工作要想顺利开展不能仅仅依靠管理人员，还需要其他辅助部门的协调互助。在档案管理人员的助力下，其他的各个部门工作人员和教师也应该为档案管理部门积极提供所需的数据资料，并且能够进过自身来将相关资料转变为数字文件，进一步完善档案资料的，冰将处理好的文件上交给档案部门，进而极大地降低了档案工作人员的工作压力。与此同时各个部门也需要高校积极的引导来提升相关的工作意识，进过档案管理各种宣传工作，来积极地发挥出自身的主动性，从而促进高校档案管理工作的有序发展。

4.4 完善档案信息安全机制，加固信息安全保护

首先档案管理人员对档案的数据库需要做相关加密的处理，从而提升自身的保密技术，提升数据的安全，使破解的难度加大。其次档案管理人员需要采用电子签字的技术对资料进行签字，并上传到档案库予以保存，然后加盖公章，来保障信息更加的规范安全。档案人员在档案库的权限上需要得到进一步的提升，应该只允许档案部门专业人员才有观看的权限，如果其他部门需要参与观看的时候，必须要和档案管理人员进行沟通，在获得相应的密码后，才能拥有一定的权限进行查看。同时值得注意的是，根据不同管理层的人员，进行设置不同的权限，如果是高层人员在管理设置上可以修改，但如果是其他部门的人员则只能对其查看，这也进一步地提升了管理的逻辑性。

5 结束语

文中所述，大数据时代的不断靠近使得高效的档案管理工作更加的便捷，但与此同时也带来了相应的挑战。由于档案信息数据的巨大，而且结构也是相对的复杂，所以对管理人员来说，这是一项非常重大的任务。因此高校负责人必须要不断地对自身实际水平进行具体的分析，进而能不断地提升自身的工作水平，并且科学合理的的应用信息化技术来实施管理工作，从而促进高校的健康发展，同时为学生也能够提供一个良性的学习环境。