信息化背景下办公室档案管理创新策略

黄菊华

摘 要：信息技术不断发展，为办公室档案管理工作的创新与改革带来更多机会和挑战，并且信息化的办公室档案管理成为适应当前社会发展的必然趋势，借助多样化的信息技术，能有效提高办公室档案管理的质量与效率。但是，在此过程中所出现的问题也应提高重视，所以办公室档案管理工作不仅要跟上时代发展潮流，也要有效提升其水平和质量，结合单位真实情况，开辟出适合单位办公室档案管理工作信息化建设的有效路径。

关键词：信息化;办公室;档案管理;策略

信息化时代，办公室档案管理工作与社会发展的关系较为紧密。而做好办公室档案的管理和储存是发挥档案作用的重要前提。在信息化背景下，档案管理人员首先要思考的问题是如何做好办公室档案管理工作。基于此，笔者结合个人办公文秘实际工作，在分析信息化背景下创新办公室档案管理意义的基础上，简单阐述了当前办公室档案管理工作中的问题，并提出了几点创新性策略。

一、创新办公室档案信息化管理的意义

1.有利于提升档案管理的科学性

办公室档案管理工作真实科学程度体现在档案的分类、档案中信息的利用、历史档案保存等多个方面。与传统的办公室档案管理工作相比较，开展信息化的办公室档案管理工作，能实现电子化信息储存的目标，能够在人工、智能化的双重努力下，高效率、高质量地完成档案保存、分类、查询等相关工作，能够为办公室相关制度制订、宣传等后续工作开展奠定扎实基础。

2.有效强化档案信息传递的实效性

通常情况下，相关职能部门需要大量的办公室信息，并且其信息需求具有一定的间断性和急迫性，这种特点决定了办公室档案管理人员需要为相关部门提供对应的信息资料，并能及时传递档案信息。随着信息化档案信息共享平台的建设，职能部门的工作人员能够在自身职能允许的基础上，随时浏览、查阅所需的电子档案信息。由此能够看出，信息化背景下创新办公室档案管理工作、开展信息化的档案管理能有效提供档案信息的实效性。

二、办公室档案信息化建设现状

1.对档案信息化建设认知欠缺

目前，多数单位都不重视办公室档案管理信息化建设工作，也没有意识到信息化建设对于单位发展所具有的价值和意义，具有“重管理，轻利用”的思想认知。每当提起关于档案管理信息化建设的相关内容时，单位更重视专业人才的培养和聘用，忽视了信息化建设过程中的资金投入，对整体信息化建设工作不够重视，虽然已经在逐步开展信息化档案管理建设工作，却过于形式化，没有深入到一定程度。同时，作为档案的管理者缺少先进的思想理念，忽视了专业教育、培训等工作的开展，从而导致整体档案管理工作中的工作人员素质较低、能力较差，继而使档案管理工作的质量和效率受到严重影响。

2.信息技术利用率低下

信息时代快速发展，从某种角度来说，作为办公室档案管理的工作人员已经从传统信息的传达者转化成信息的管理者。但是，在实际工作开展中，依旧有很多管理人员利用老旧的方式传达信息，止步于传统的档案管理工作模式中，缺少对信息化的认知与理解。从当前的情况看，多数单位在查找档案、翻阅资料时依旧在利用档案柜，很少使用计算机信息管理系统，再加上缺少档案管理软件的辅助，使整体工作质量无法得到提升。同时，无法准确、及时地传达档案信息，在保存档案的过程中也会出现档案丢失、损坏等现象，这种管理模式不仅浪费了大量的时间和人力，还加大了管理成本，且管理效果不如人意，使档案管理信息化建设步伐受到严重阻碍。

3.缺少信息化专业人才

办公室档案管理工作开展的主要核心就是优质人才。如果缺少专业性人才，那么不论技术有多先进，都将无法发挥出其作用和价值。从当前的情况来看，档案管理信息化建设的过程中缺少精通计算机、档案管理工作的专业性人才，多数单位都没有专门设立专项办公室档案管理人员，基本上都是某个部门的职员兼职。这些人员的工作数量较多，且工作内容复杂，无法专心投入档案管理工作中，并且在落实工作的过程中难免会出现一些失误，从而导致整体工作质量不断下滑，所以谈不上档案管理信息化建设。此外，担任档案管理工作的人员年龄比较大，其文化水平、思想意识与新时代逐渐脱离，不具备专业化的信息知识，所以无法有效进行档案管理信息化建设。

4.档案信息存在安全威胁

档案管理信息化能有效提升办公室工作质量和效率。但是，由于计算机本身具有一定的开放性特点，随着信息技术不断完善和发展，其中会出现各种信息安全隐患，如果病毒侵入档案信息管理系统，将会影响整体信息系统的运行，更严重的是系统中关键信息会丢失，一些机密数据会泄露，进而造成不可挽回的损失。从当前的情况来看，系统除了受网络病毒的威胁之外，还可能受到档案管理工作人员的威胁，因为多数档案管理工作人员的信息化安全意识比较薄弱，无法做到“未雨绸缪”，甚至不会进行档案信息备份，也不会定期对网络安全进行排查，从而为档案管理工作埋下了更多“隐患”。

三、信息化背景下办公室档案管理创新策略

1.提升对信息化的认知程度

在建设办公室档案信息化管理模式的过程中，必须要针对当前时代要求进行细致、全面了解，要提升对信息化的认知程度，学习先进的信息化管理技术，具备现代化档案管理思想，不断提升思想认知水平，重视对信息化档案管理建设的资金、人力等资源投入，购买一些先进的信息化设备，以此为有效建设信息化档案管理做好准备，奠定基础。此外，相关部门要重视档案管理人员的信息技术水平以及思想意识、文化基础等，保证档案管理人员能够熟练运用信息技术，并发挥出信息技术的作用和价值，将其更好地运用在文书档案管理工作中，以此真正实现档案管理工作信息化、数字化，使信息能够及时传达到各个部门人员手中，使整个单位的工作开展更加顺畅无阻。

2.提高档案管理人员的素质

为了保证档案管理信息化建设能够顺利开展，相关企业必须要保证档案管理人员具有一定专业水平，拥有更专业化的管理知识，从而能够使档案管理工作有秩序、有顺序的开展。要想切实提高档案管理工作质量和效率，就必须要让档案管理人员具有较强的信息化技术能力，具备专业化的管理水平，能有效运用信息化檔案管理系统，保证档案资料的数字化以及信息化质量。同时，还要能充分利用档案管理资料提高档案管理效率。基于此，相关负责人员必须要重视档案管理人员素质及其能力的提高，积极开展信息化知识以及技能的培训课程，或者组织档案管理人员到其他单位中进行学习、借鉴，又或者可以组织档案管理人员参与相关的信息技术讲座，从多个角度提高档案管理人员的基础知识水平，让档案管理人员对信息化有一个更全面的了解和认识，从而保证其能将信息技术与档案管理工作更好地整合在一起。

3.构建信息化管理平台

要想科学化、合理化地建设信息管理平台，必须要保证档案信息管理的科学性和严谨性，利用多种有效措施提高档案信息管理的安全性。首先，在实际的工作开展中需要针对性地建立档案信息加工系统，从而保证档案资料得到有效的数字化建设，并针对其中信息进行合理的类型划分以及资源整合;其次，需要建造出文件档案储存系统，将单位中的档案信息有效保存在系统中，使资料的保存更具有完整性和安全性;最后，要积极构建档案信息的查询及安保系统，保证信息资料的查阅更加方便快捷，更具安全性，从而有效避免信息泄露而对企业造成经济损失。

4.信息化管理文书档案

传统的纸质档案数量较多且内容广泛，整理的工作量相对比较大，且工作效率较低，并且在实际的工作中很容易出现一些错误。而有效地运用信息技术针对文书档案进行整理，不仅能够提高工作效率，还能提高其准确率，使文书档案的资源得到更好保存。首先，可以借助信息技术编制文书档案的搜索目录，针对文书档案分类情况，构建机读目录数据库，结合实际需求，根据数据自动将目录进行专题整理或者分类整理;其次，利用计算机中的多样化功能，针对文书档案进行检索和查阅，相关的阅读者可以通过自己所需要的文书档案进行目录搜集;最后，利用计算机了解档案的出库、入库情况，查阅档案的阅读人数以及档案的归还情况。除此之外，也要充分做好相关登记工作。

5.建立档案信息共享系统

信息化背景下的办公室档案管理工作，应有意识地拓展管理范围，积极建立档案信息共享系统。信息化时代的档案管理工作并不是以简单的方式将档案保存起来，还要针对档案中的信息进行有效利用，所以相关部门必须要有效拓展档案管理范围。办公室档案管理需要针对性建立信息共享系统，借助现代化的科学技术进行档案管理，创建多样化的反馈机制，让档案中的信息变得更加快捷、方便，使档案中的信息利用方式得到有效转变。

6.强化政府部门的作用

要想有效保障档案管理工作的安全性和档案信息的保密性，就必须要获取相关政府部门的支持与配合。首先，政府部门应该对档案管理工作的立法提高重视，并针对相关的法律法规进行完善和改进，保证信息技术的安全性;其次，政府部门应重视网络安全的监督以及管理工作，以此保证信息资源的安全，使档案信息管理工作得到更加长久、稳定的发展。除此之外，相关政府部门还应该针对档案安全管理，制订有效的预防方案，为档案信息资源的安全提供更多保障。

7.建立科学的信息反馈考核体系

全面开展信息化办公室档案管理工作的重点就是为档案管理工作效率提供一定保障，并保证与其他部门之间的合作能力。因此，需要有效建立科学化的信息反馈考核体系，政府相关部门需要积极与档案管理部门进行沟通和联系，根据实际工作具体需求将信息反馈给相关管理部门。通过该体系的有效建立，不仅能让工作人员的积极性得以调动，还能让办公室档案管理的工作质量得到一定程度的提高。

此外，在具体的档案管理工作中还需结合行业特点和岗位实际情况，梳理并把握好工作重点，确保各项工作有序推进。以笔者工作实践为例，根据目前通常做法，本行业各单位档案主要交由外包公司整理，并以能顺利通过省级验收作为竣工验收的重要前提条件。因此，档案工作重点有接受、保管、整理、利用和移交五个环节。为此，笔者通过建立健全档案管理制度，不断探索把握上述重要环节的新思路、新办法及有效措施，实现建档和建设项目的同步发展。一是接收环节。公路建设周期长，涉及部门多，要确保档案齐全完整，做好文档收集是做好档案管理工作的前提条件。首先，通过向专业人员借阅《机关档案工作常用文件汇编》等资料，加强对档案管理和公路建设档案管理业务学习，进一步掌握档案分类方法及相關管理规范;其次，采取向同事请教和查阅资料等方式，全面了解和掌握从争取立项、项目批复、项目初设、施工图设计、施工监理招投标、征地拆迁以及进场施工、交工验收、质量缺陷整改、竣工验收等公路建设项目基本程序;最后，还要把握三个关键节点：（1）材料审核。由于项目建设中涉及档案填写、签证的人员较多，有时难免会出现差错，通过检查对发现漏签、漏项的，及时指出，返回更正，以确保资料完整接收;（2）资料签收。在档案资料的接收、签收环节要明确移交人、接交人、移交资料页码、册数等;（3）沟通交流。由于公路建设参建单位基本在一线，要通过经常深入基层加强与项目部、监理、代建单位档案管理人员沟通互动以及档案业务工作的指导监督，确保档案工作的顺利开展。二是保管环节。通过设立相对干燥、便于管理的专门档案室，并添置专柜、除湿机等常用设备，以及采取必要的防潮、防湿等措施，确保档案安全。三是整理环节。为便于档案原始数据的统计汇总、工程档案移交整理、提高档案查阅速度和准确率以及切实解决建设项目档案多、库房存放空间有限等诸多问题，多年来本人坚持按照《公路基建项目档案管理编制规则》对在册档案进行及时梳理、分类整理，大大提高了档案工作效率和管理效能。四是利用环节。严格执行档案借阅登记制度，所有需要借阅的资料均按要求填写《档案借阅登记表》，对重要的文件还要履行领导批准程序，否则任何材料不得离开档案室。此外，还通过档案查阅和统计为项目推进、用地征收、施工进度等各阶段的规划和决策提供有力依据和数据支撑。五是移交环节。工程结束后，需要将档案移交专业单位进行整理。这个环节笔者主要是在做好移交签收环节下功夫。

四、结语

综上所述，在信息化背景下，档案的信息化管理已经是重要发展趋势，实际表明，开展信息化的办公室档案管理工作，不仅能提高其管理效率和质量，还能保证信息的实效性，能有效满足不同部门对于档案信息所提出的各种要求以及当前各个部门对于多样化信息的需求。因此，档案管理人员必须要学习更多先进的信息技术，认真做好档案管理工作，了解信息化档案管理工作开展的意义和价值，充分发挥自身的能力，使档案信息作用得到最大发挥。

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（作者单位：福建省大田县农村公路养护所）