大数据时代高校档案的信息化建设探析

陈青娇

（井冈山大学，江西 吉安 343009）

1 大数据时代高校档案信息化建设的积极意义

1.1 顺应时代发展需求

大数据时代高校档案信息化建设是顺应时代发展、立足社会需求的必然选择，对于创新高校档案管理与服务工作具有重要意义。档案信息化建设强调利用网络思维和互联网技术优化档案管理流程，所以档案信息化绝不仅限于档案数字化，即档案信息化建设不能停留在纸质档案向电子档案的复制转移，而是利用档案集成系统实现档案录入、数据更新、档案服务等综合目标。利用大数据技术推动档案信息的及时更新与动态调整，是大数据技术持续进步和深入推广的必然结果，也是大数据时代人们转变工作思维、创新工作模式的积极选择，与社会发展需求保持较高的契合性和一致性。

1.2 提高档案管理水平

高校档案信息化建设是提高档案管理效率与档案服务水平的有力途径，对优化档案工作流程、提升档案利用效能具有重要作用。大数据时代的档案信息化管理，依托数字信息技术和网络集成系统，使档案从信息录入到服务应用完全实现在线处理，极大程度解决了以往档案管理应用的时空限制问题，特别是为档案异地转接、查阅证明等需求提供了良好解决方案。与此同时，档案信息化建设在大数据支撑下，不仅档案信息更新实现自动化、即时性处理，而且文字、图片、音频、视频等复杂数据纳入档案材料体系也将成为现实，这明显有利于将档案员从重复性、机械性的操作事务中解放出来，也进一步扩大了档案信息的来源和应用范围。此外，档案信息化建设为高校建立人才培养、学术科研、社会服务等综合性档案资源库提供了良好条件，使综合性的档案信息共享成为可能。

2 大数据时代高校档案信息化建设的现实困境

2.1 档案系统的服务功能单一

大数据时代高校档案的信息化建设，目的在于通过信息化、数字化处理节约档案管理的人力与物力成本，利用集成化网络系统为用户提供优质档案服务。就目前而言，高校档案息化建设已拉开序幕，在大量资金、设备、人力的支撑下，高校初步实现档案信息化管理，但系统功能开发相对滞后，档案信息化服务的效率与水平有待提高。（1）档案管理的自动化水平不足。现阶段，即使在相关数据形态完整、结构规范的情况下，档案更新或修改依然需要档案员手动输入，且需经过修改上报、申请审核、修改备案等一系列复杂步骤，并不能有效降低档案员工作的难度和强度，也容易造成档案系统管理权限的失衡与混乱。（2）档案服务停留在查询、阅读等基础层面。受到技术限制，高校档案系统大多只向用户提供在线查询、阅读等基础性档案服务，库房智能化管理、档案分析筛选、功能化模块查询等开发工作不足，基于人员流动、干部任用、奖惩决策、学生档案转接等活动，并未实现档案管理部门与档案使用部门之间的权限对接，对于档案深度使用的用户而言服务体验较差。

2.2 档案信息的安全问题突出

大数据时代为人们的日常生活、工作学习带来极大便利，也亟需解决信息资源安全问题，而高校档案的信息化建设面临着更加复杂多样的安全问题。

（1）档案信息化建设过程面临诸多风险。从数据源头来看，需要进行数字化处理的纸质档案存在字迹不清、涂抹修改等情况，档案的真实性与准确性难以保证，这为日后电子档案的管理使用埋下了安全隐患。从数据录入、操作程序来看，现阶段的档案信息系统不够完善，缺乏自动备份、操作日志查询困难等问题突出，档案员信息录入有误、信息数据误删误改等常见问题纠正成本较大，对有限的人力、物力形成新的挑战。（2）用户层面的安全漏洞较多。用户账号被盗在互联网时代极为常见，这也威胁着档案信息及其系统的完整安全。用户密码设置过简、安全等级低、系统验证手段单一等弊病，使得用户账号被盗、系统遭受恶意攻击的风险大大提升，极易造成盗取用户档案信息、篡改系统数据等严重后果。

3 大数据时代高校档案信息化建设的积极探索

3.1 档案信息化系统的功能定位

传统高校档案工作以档案的保存、管理为主，功能单一、灵活性较差，档案资源的整合、服务能力不足。大数据时代高校档案的信息化建设，主要通过建设集成化信息管理系统，实现档案资源数据采集、标引组卷、审核管理、移交入库等流程的自动化与信息化发展，从而利用网络空间优化档案工作流程、提高档案服务水平。从功能定位角度来看，高校档案信息化建设应具备资源采集、档案管理、档案服务等基本功能。其中资源采集子系统是实现档案信息化建设的重要基础，可通过档案员手工录入档案信息、各部门自动采集信息并完成自动化组卷、档案持有人自发提交电子档案等途径完成资源采集。档案管理应涉及档案的移交审核、整理入库、鉴定管理等方面，全面覆盖档案从接收入库到鉴定销毁的整个过程。提供优质档案服务是大数据时代高校推进档案信息化建设的出发点之一，所以档案信息化系统需建设专业服务平台，向用户提供档案的查询、借阅、出入库记录等基本服务，以及围绕档案展开的材料证明、学历与学位认证、出国交流业务等认证性服务，该项功能与服务需以用户授权为前提，应在网上预约登记、在线资格审核、线上业务办理的完整流程下进行。

3.2 系统的权限控制与安全设计

信息安全是大数据时代日益突出的社会性问题，对于高校档案管理而言其意义更加深远，所以高校档案信息化建设需科学设计权限控制体系，为档案信息化系统和档案数据的安全奠定基础。

（1）要合理设置权限控制的粒度。档案数据在立卷归档阶段，所有档案员都扮演着数据信息的录入者角色，个体档案员的背景特征没有实际性影响，所以档案员基于录入者角色应属粗粒度权限控制。而细粒度控制权限作用于具体用户，需考虑单个对象的实际情况。比如档案员录入信息后，需对数据进行查看、修改、删除等操作，为保证操作流程的科学有序和数据信息系统的安全可靠，档案员只能以自身的录入信息为操作对象。基于角色划分权限粒度，还应防止角色泛滥导致的工作冗余和流程混乱，具体可通过设置和勾选权限控制字段，实现权限组合的精细控制。（2）要加强数据把控力度。大数据时代高校档案的信息化建设必须保证信息真实可靠、数据标准统一、流程安全稳定。对于录入档案系统的各类数据，无论纸质档案还是电子信息，都应建立筛选、鉴别以及审核机制，重点排查有涂改痕迹的纸质档案和有修改操作的电子数据，从源头保证数据信息真实可靠。与此同时，档案系统输入的档案数据应保持材料制式统一、图片规格标准一致、内容格式固定统一，以防止档案系统的数据系统遭到人为损坏。

3.3 基于用户权限的档案服务

向用户提供个性化、多样化的档案服务，是高校档案信息化建设发展的必然趋势。从档案信息系统的对外服务角度来看，档案服务应围绕用户本身的背景与身份，利用用户权限满足用户档案需求、保证档案信息及运行系统的安全。（1）通过在线注册完成用户授权。用户可以游客模式浏览系统公开内容，若进一步享受系统档案服务需在线注册用户名，用户名可以数字、字母或组合形式生成，密码需包含数字、大小写字母等形式，以提高密码的安全等级。用户完成注册进行初始登录，档案系统自动弹出用户个人中心界面，用户需进一步填写身份信息、密保问题，并通过身份一致的手机号码获取动态验证码，完成个人身份信息的完整确认后可正常使用档案系统。（2）要有严格的用户登录认证。已注册用户登录档案信息系统需以发送登陆请求为前提，系统可通过MD5加密算法对用户账号和密码的一致性展开检验，也可在实名制背景下利用个人预留手机号发送动态验证码，以此验证用户合法性。第三，（3）用户身份调取用户信息，进而为用户提供查询、借阅、身份证明等服务。

4 结束语

高校档案类型多样、内容复杂，涉及人员流动、教学管理、科研发展等各个方面，无论工作强度还是复杂性，都对档案工作人员提出不小挑战。大数据时代依托技术架构捕捉行为数据，通过整合分析为相关人员提供具有参考价值的信息资讯，不仅资源覆盖范围十分广泛，而且能实现不同结构数据的快速处理反馈，具有无可比拟的信息管理优势。所以在大数据时代，高校利用数据处理技术构建档案信息化体系，是实现档案管理资源优化配置、拓宽档案服务边界的重要突破口。