海洋石油工程项目采办管理分析

樊志祥，王辉，贾慧峰，张园星 (海洋石油工程股份有限公司，天津 300451)

0 引言

海洋石油工程项目的建设是我国石油能源供应的重要保证。它的作业环境复杂，对海洋工程设施所需物资的性能、防腐、安全等方面的要求更高。工程项目物资的采办涉及商务合同、设计、生产、验收储存、维保等各个方面，界面复杂，管理困难。目前大部分工程项目的采办管理，缺乏系统性。另外，物资采办费一般占海洋石油工程项目总概算的20%～30%左右。采办物资的管理影响项目的进度、质量和成本控制，需要对其采取重点、系统性的管理，进而达到控制项目进度、利润以及安全指标的目的。

1 采办管理概述

在规划工程项目采办管理时，应先以公司管理体系为基础，结合公司具体的采购流程、各项目的特殊要求、各项目的采办计划和采办策略，综合考虑各采购单元的工作性质、涉及专业等，建立对应的系统、完整的采办管理。通过建立分层次、分阶段的管理模式，使管理体系更加完善。明确的责任分工和界面划分可以有效提升工程项目物资采办的效率，进而达到控制项目整体利润、质量、安全的目标[1]。

2 海洋石油工程项目采办的特殊性

2.1 紧迫性

相对于一般的采购工作，海洋石油工程合同工作具有时间紧、任务重等特点。总体而言，目前常规海洋石油工程项目的开发从可行性研究到大型海上工程的启动，大约需要三年时间。项目开发周期紧张，导致部分设备/材料的设计以及市场调研深度不够。加之部分设备采购周期过长，交货期难以满足项目需要，增加了采购管理难度。采购工期紧张可能会导致设计质量、厂家供货质量无法满足项目需要，影响项目进度，导致额外项目成本的发生。

2.2 繁杂性

鉴于海洋石油工程装备所处的环境比较复杂，对购置材料和设备的要求是多方面的。海洋比陆地更危险，环境更恶劣，所以设备和材料采购中不仅要考虑设备能力还要考虑设备防腐、噪音、环保等各方面的要求。海洋石油工程项目设备不仅包括机械设备、电气设备和仪器仪表，还包括非常复杂的成套设备，比如透平发电机、原油发电机组等。这些成套设备本身设计水平较高，生产工艺复杂，且其成套组装的散件可能由国内外不同厂家生产，大大增加了采购难度[2]。

2.3 临时性

正如前面提到的，目前的常规海洋石油工程项目建设周期是3年左右，项目物资的采购可能持续整个项目周期，过程中难免会发生计划外的物资采办。所以在指定项目采购策略时，应当明确紧急采办的路径和方式，为保证项目正常实施建立快捷通道。

同时，项目采购人员往往临时从采办部门借调，对项目的采购需求了解不深刻。配置的各采购人员之间由于没有共同工作的经历，沟通、配合工作的效率不高，无法统筹管理项目采购工作，对项目采购进度、质量也有一定影响。

2.4 约束性

海油工程项目采购的制约因素主要是资源约束。由于海洋石油工程项目开发计划较为集中，各项目对设备物资资源的需求相对集中，各厂家的相关资源或供货能力可能无法有效满足各个项目的需要。同时，由于个别项目的技术要求或建造形式的特殊性，造成采购单位在采购谈判时的谈判措施有限，使谈判难度加大。因此，一些在陆地工程项目上有良好业绩和信誉的生产企业，由于没有海洋工程项目应用业绩，不能按照海洋工程项目设计、建设的要求，参与海洋工程项目的采购，拓展自身供货范围，提高企业和海洋工程项目的契合度。造成长久以来，某个设备行业只有一两个合格的供应商，这增加了商务谈判的难度。

2.5 非标准化

在海洋石油工程中，发电机、压缩机等设备的使用有别于传统的使用方式。这主要是因为各个工程项目自身在海域、水深、产能、油品等各不相同，对设备的能力、安全、环保等有不同的要求。在采购过程中，需要了解被采购设备与以往常规同类设备的区别，关注设备设计、生产中的关键节点，进而能够有效控制设备采购进度、生产质量。

3 各阶段采办管理

3.1 建立系统的采办管理理念

海洋石油工程项目的采办涉及设计、采购、需求单位、使用单位、供货单位等多家单位，需要建立健全采办管理体系，确保物资采购流程满足项目需要。第一，明确各阶段、各单位管理责任和工作标准，对关键管理岗位人员进行专业培训；第二，对物料采购标准和质量认证许可证加强管理和审核[3]。在物资采购过程中严格执行质量检验和验收的方式、方法、程序及其他相关要求，确保各控制点处于受控状态。第三，加强监管制度，颁布一系列采办管理办法，对物资采购质量进行严格监管。建立质量监督与管理分离的机制，成立物资质量监督抽检部门，开展物资采购质量监督检查，督促管理部门不断改进工作方法和措施。

3.2 建立明确的采办策略

在海洋石油工程项目投标阶段，就应当梳理出项目所有的物资和工程服务采办内容。在充分的市场调研情况下，根据项目需求、市场供货情况、公司采购协议签订情况等确定合理的采办策略。系统的采办策略包括采办包的划分、采办方式的调研、采办计划的评估、采办预算的核实等。这些工作都应该根据各项目实际情况开展。工程项目组完成采办策略的编制后，采购主管单位应当进行审核并批准。项目所有的采办活动，都应在采办策略的框架下开展。

另外，在采购过程中，具备公开招标条件的，应当尽量按照公开招标采办，以让更多优秀的供应商参与进来，提高采办的竞争性，降低采购成本。

3.3 对供货单位的采办管理

要做好供货单位的采办管理，最重要的是选择好的供应商并与之长期合作，这样才能从根本上保障采购的质量。应当根据《物资供应商管理办法》以及采购单位关于供应商的有关规定，对供应商进行严格把关，建立评审制度，优先选择倡导并坚持以客户为导向的价值理念，具有良好的技术创新和人才支持，并能长期处于行业领先地位的供应商，作为物资的战略供应商，签订长期合作协议，确保物资产品质量。

另外，在采办合同签订前，需要确保合同签订的关键技术、质量、进度、商务条款满足项目要求。合同内要明确供货计划以及质量保障措施，厂家维保及售后服务工作量和工期。合同签订后，供货单位的设计和生产进展要和采购单位定期及时沟通。设计、生产过程中的所有澄清需要专人跟踪，在FAT所有澄清都应该处于关闭状态。在生产阶段，安排专职质量人员驻厂，对关键节点进行检查，包括原材料复检、关键试验等。另外，在新型材料、重要材料正式生产前，也可要求供货单位进行试生产，确保试生产材料性能满足项目需要后再大批量生产。

3.4 对设计阶段的采办管理

工程项目的设计质量是整个项目安全性、经济性的基础，设计阶段的采办管理是整个采办管理的重点。在设计阶段应该明确项目所采购物资的性能主要参数，同时对市场潜在供货单位的供货能力和业绩进行充分调研，确保能够采购到满足项目实际需要的设备或材料。另外，设计单位应当掌握采购物资设计和生产的关键工艺参数，提高采购过程中的评标、澄清效率和质量。确定供货单位后，要严格控制供货单位的生产设计，确保其生产、供货满足项目设计以及项目施工单位安装的整体需要。

同时，设计单位应当在此阶段明确采办物资到货验收要求、设备到货后的现场组装工作量以及对专用工机具的要求、设备到货后的现场保存及保养要求、设备现场调试工作量以及对调试用料的等，以明确采办物资到货后的后续工作量以及对应技术要求和质量保证措施。

3.5 供货后的采办管理

采购单位应当做好物资采购计划和工程施工单位建造计划的匹配，避免物资提前或滞后发货。提前发货会降低施工单位仓库的周转率，滞后发货会影响现场施工安排，导致额外成本的发生。

物资到货验收，应当严格按照设计阶段的验收标准，组织采办、需求、检验、设计等单位共同执行。验收过程中的问题，要及时登记、明确责任单位并制定整改计划。专人跟踪整改进度，确保物资整改完毕的时间满足项目需要。物资到货后的保存和保养应该按照设计文件进行，比如有些精密原件要放在恒温恒湿无尘房间内，另外保养需要根据专门的保养计划进行[4]。

同时，应当明确工程施工单位与物资采办相关的界面。比如，明确到货场地，进口货物清关后在到港码头、车站、机场等施工场地外的掏箱、提货、运输，以及设备现场开孔、组装成橇等需要现场配合的工作。通过合理的界面划分，可以有效控制项目采购成本。

3.6 售后阶段的采办管理

工程施工单位在完成采办物资的使用或安装后，需要重点管理的是供货单位的售后服务工作。在前期的合同谈判阶段，已经明确了供货单位的售后服务工作量和时间。应当做好工程项目整体调试和投产计划的管理工作，提高供货单位售后服务的施工效率，避免费用超支。

同时，在此阶段采购单位应当做好各供货单位的评价。评价包括物资的供货质量、设计水平、供货速度、配合力度等多个方面。通过定期的评价和考核，不断更新自身的供应商库。

4 结语

随着海上石油工程项目由浅水向深水发展，工程总承包规模不断扩大，新技术、新设备、新工艺不断涌现，潜在的风险越来越大，对海上石油工程的开发建设、物资采办和施工质量的要求不断提高。加之国际油价走低对海洋石油工程项目开发的不利影响，项目总体开发概算进一步降低，工程物资采办在项目EPCI中的权重进一步提高。工程总承包单位应当考虑通过加强工程物资的采办控制，比如采用新型材料、新型管理办法、拓展新的供货商等，在保证采购物资质量的同时，降低自身采购成本，进而提升自身的市场竞争力。