浅析企业标准化信息管理系统的设计

中机生产力促进中心□雷 键

1 引言

随着科学技术的发展， 生产的社会化程度越来越高， 生产规模越来越大， 技术要求越来越复杂， 分工越来越细， 这就必须通过制定和使用标准来保证各生产部门的活动， 在技术上保持高度的统一和协调， 以使生产正常进行。所以， 我们说标准化为组织现代化生产创造了前提条件。 那么标准如何更好更有效地被使用， 这就需要专业的管理系统来支持。 该系统应该是一个一年365 天、 每天24 小时连续、高效、 可靠， 集实用性和先进性为一体的标准信息系统， 能够对企业标准体系和标准资源进行有效管理， 并且实现标准的数字化管理过程、 标准资源数据管理、 标准咨询和服务的信息化。

2 系统设计

（1） 系统总体设计思想

为适应标准化工作的需要， 在设计标准化信息管理系统时， 应至少考虑以下几点：

1） 用户操作界面简单直观。 无论是信息的展示， 还是可以进行的操作， 都能以简单的页面元素来表达， 用户不用依赖太多的专业知识，只需通过简单的点击、 选择等就能完成大部分功能的操作。

2） 管理员操作界面简单直观。 系统采用SqlServer 数据库， 管理员可以直观地查看数据库中的数据， 并可以通过系统模块中提供的导入功能将大批量的数据快速导入到数据库中， 同时采用数据库备份功能避免发生数据的丢失。

3） 高效性。 在长时间的运行过程中， 保证系统24 小时连续不断地高效运行。

4） 安全性。 系统应采用以个人为单位的安全权限设置， 保证不同用户按不同权限登录系统， 保证标准化信息的安全。 浏览全文可采用专用PDF 插件来保证标准全文的安全， 系统应提供详细的日志使数据有源可追溯。 数据库可采用日备份、 周备份、 月备份机制保证数据的安全。

（2） 系统设计

系统可采用标准的B/S 架构， 客户端为支持HTTP Web 应用访问的各种浏览器， 服务器端采用tomcat 为Web 应用程序服务器， 开发语言为JAVA。

系统的总体结构采用四个层次： 数据层、安全层、 应用层、 用户层。

数据层： 主要实现数据的统一存储管理，对数据库系统和文件系统进行相对独立的存储，并且设定相应的分类处理， 确保系统可以按照存储要求、 数据类型进行扩展；

安全层： 起到衔接用户应用系统和业务数据的作用。

应用层： 实现标准化信息系统的业务流程，主要包含标准导入、 标准全文查看、 流程等系统功能。

用户层： 提供用户认证功能， 实现多角色的用户分类管理， 并且对用户的信息进行记录，与各个应用系统进行数据关联。

3 企业标准化信息管理系统主要功能模块设计

企业标准化信息管理系统主要功能模块包括： 标准查询、 标准体系管理、 文件管理、 标准实施与监督、 标准信息服务、 系统功能、 安全管理等。 包含了常规标准化工作的管理以及对标准文件的共享、 控制， 同时又保证了文档的安全。

（1） 主页面

主页面包括标准化公告、 待办事宜、 最新下载等基本模块。

（2） 标准查询

通过查询标准库中的标准属性得到所查询的结果。 数据检索采用组合式、 模糊查询方式，便于技术人员快速查询， 了解标准情况。

（3） 标准体系管理

标准体系管理是建立企业标准体系的核心内容。 它将企业的技术标准、 工作标准、 管理标准、 相关的标准资料按照标准体系规则进行分类归纳， 最终以结构树的形式呈现给用户，用户可以查看不同节点下的内容。

标准体系管理包括： 标准体系框架管理、标准体系明细管理、 标准体系统计。

（4） 技术文件管理

技术文件管理包括： 文件类别、 文件号、文件名称、 馆藏号、 电子文本、 生效日期、 文本语言、 出版日期、 状态、 录入时间、 备注等属性。

此模块支持多版本文档管理， 能够对文档的版次及更改记录进行管理。 基本功能包括：文档添加、 删除、 查询、 修改等操作， 还可以将目录生成excel 报表。

（5） 贯标意见反馈

贯标意见反馈模块与标准体系明细管理模块关联。 在标准体系明细管理界面中， 可直接点击企业标准名称进行贯标意见反馈， 且可查看企业标准的所有贯标意见及处理信息， 从而形成用户对标准实施工作的监督。

（6） 标准宣贯

可上传各种标准培训资料、 标准案例分析、培训视频等供下载， 可进行分类管理。

（7） 标准复审

标准需要定期进行复审以确定标准是否继续有效或限制使用或作废等， 对审查时间超过用户确定的复审年限的标准进行复审， 并实现对复审信息的查询、 排序、 报表等操作。

（8） 标准模板下载

提供标准模板及其他模板的上传下载， 为用户提供统一的标准模板下载功能。

（9） 标准信息服务

标准信息服务包括： 企业标准化消息、 公司外部消息、 公司标准公告、 法律法规、 标准知识。

（10） 标准汇编资料管理

标准汇编资料管理， 包括对标准汇编资料的添加、 删除、 修改、 查询、 排序、 报表等功能。

（11） 期刊资料管理

期刊资料管理， 包括对期刊资料的添加、删除、 修改、 查询、 排序、 报表等功能。

（12） 图书资料管理

图书资料管理， 包括对图书资料的添加、删除、 修改、 查询、 排序、 报表等功能。

（13） 标准档案资料管理

标准档案资料管理， 包括对标准档案资料的添加、 删除、 修改、 查询、 排序、 报表等功能。

（14） 标准发放管理

对标准、 文档等资料的发放管理， 建立发放信息库， 记录资料等的发放情况， 包括： 发放人、 发放接收人、 发放时间、 发放资料名称及内容、 资料性质、 发放数量、 备注等属性。

（15） 借阅管理

德国人把目光投向了一个数量庞大的人群，那就是全职妈妈。这些妈妈经过一定的培训，就成为了身兼母亲和护理员两职的可用人才。有关数据显示，目前德国1.1万多家养老机构的62万从业人员中，超过60%都是非全职的。在1.2万居家护理企业的27万从业人员中，非全职的比例甚至超过了70%，绝大部分都是全职妈妈。

对标准、 文档等资料的借阅管理， 建立资料借阅信息库， 记录资料等的借阅情况， 包括借阅资料名称、 借阅人、 借阅时间、 借阅数量、应归还日期等属性。

标准借阅用于纸质标准资料查询借阅， 通过网上添加借阅信息， 可完成对资料借阅信息的管理， 包括借阅登记、 归还、 借阅信息统计、借阅历史浏览、 借阅催还等功能。

（16） 日志管理

记录登陆系统的用户信息及其操作。 包括用户代码、 姓名、 登陆时间、 IP 以及登陆系统后的操作， 包括网站访问量、 用户所访问的栏目， 并可进行统计分析， 包括用户登录统计、登录IP 统计、 访问峰值统计、 标准访问、 文件访问、 用户访问栏目统计等。

属性包括： 用户代码、 用户名称、 访问时间、 标准（文件） 编号、 用户访问IP。

管理包括： 登录日志、 访问日志、 数据日志。

（17） 数据导入导出

提供对系统所用数据的导入导出功能。 数据导入可用于用户批量的数据录入操作， 数据导出可用于数据的备份。

包括： 标准级别设置、 标准状态设置、 标准密级设置、 标准模板分类设置、 标准公告分类设置等， 设置完成后可方便用户在使用相应功能时， 提供相应数据源。

（19） 安全管理

包括： 用户管理、 公司部门管理、 功能权限设置、 数据权限设置、 角色制定、 批量授权、标准授权。

（20） 用户管理

用户管理用于管理系统的用户， 可与OA或门户系统集成。

（21） 部门管理

部门管理用于管理企业的组织机构， 维护部门信息， 可与OA 或门户系统集成。

（22） 角色管理

可设置角色信息， 并可为角色授权， 这样在为用户指定角色的同时也将角色所具有的权限赋予给了用户。 管理员可自定义角色信息，方便管理员分配权限。

（23） 系统备份

系统开始运行后， 在SqlServer 数据库中设置 “自动备份” 任务， 可以按每天、 每周、 每月定时自动对数据库进行整体备份， 以保证一旦发生系统崩溃的情况下恢复数据。 为保证备份的安全， 在服务器的备份分区可分别建立三个备份目录： “日备份”、 “周备份”、 “月备份”。 每天备份的数据库保存在“日备份” 目录下； 每周备份的数据库保存在 “周备份” 目录下； 每月备份的数据库保存在 “月备份” 目录下。 “日备份” 保留最近七天的数据备份；“周备份” 保留最近四周的数据备份； “月备份” 保留最近12 个月的数据备份。

4 系统接口

系统通过灵活定义的接口可以与企业门户等系统进行用户数据同步， 并可实现单点登录功能。 可根据各应用系统架构和部署环境来选择合适的系统集成方式， 并定义相应的接口接收和发送数据。

（1） 单点登录

标准化信息管理系统的用户和组织机构数据可由企业的统一门户系统统一管理。 用户目录需要与应用系统完成用户组织机构的数据同步。

企业统一身份认证门户系统向标准化信息管理系统发送用户和组织机构数据进行验证，从而达到单点登录的目的。

（2） 常用业务集成

标准化信息管理系统中的内容， 通过企业门户系统中标签页将主要栏目直接在企业门户系统中展现， 用户选择 “更多” 时， 页面则进入标准化信息管理系统的具体栏目列表， 方便用户查看到最新信息。

标准化信息管理系统为企业门户提供获取标准公告、 标准体系规范、 企业标准管理、 技术文件管理数据的Web 接口， 通过WebService 方式把接口服务发送到门户系统中展现。

（3） 待办任务集成

待办事项将用户在标准化信息管理系统中需要处理的任务集中展示。 用户通过待办事项能够快速办理工作中的待办工作， 方便用户进行统一操作， 并提高了工作效率。

待办事项在企业门户系统中只进行展现和提醒， 不涉及具体的业务处理流程， 用户处理具体的待办事项时， 由标准化信息管理系统进行控制。

5 系统的部署

标准化信息管理系统需要建立应用服务器和数据库服务器， 该系统仅在企业内部使用，企业内部用户通过局域网实现对系统的访问，见图1。

图1

6 结束语

企业标准化信息管理系统应在系统安全可靠的前提下， 强调系统的可操作性、 可维护性和开放扩展性。 应根据企业自身特点， 为企业定制或适当调整系统中的权限控制、 标准体系、审批流程等功能模块。