学校干部人事档案专项审核中的问题及对策

■天津市教育委员会教育综合服务中心 莫晗飞

干部人事档案业务工作是广大学校组织人事部门的一项重要工作职能，其中，干部人事档案专项审核工作为学校行政干部选拔任用和专业技术人员职称评聘提供了重要的参考依据。近年来，天津市对干部人事档案工作高度重视并结合干部人事档案专项审核工作出台有关工作通知。然而，学校在开展干部人事档案专项审核业务工作中也出现了部分问题，现就此问题进行重点研究，并讨论此问题发生的根源，从而得出相应的解决方式。

一、学校干部人事档案专项审核中存在的问题

（一）基本信息填写不够规范

干部人事档案业务中的“三龄两历一身份”包括年龄、工龄、党龄、学历学位、工作经历以及干部身份，是一本干部人事档案中最为关键的材料，在进行干部人事档案专项审核业务工作过程中，对干部“三龄两历一身份”的认定是工作的重中之重，在学校干部选拔任用、职称评聘、平职交流、评优评先以及退休等工作中起到重要作用。同时，会存在一部分学校干部在不同类别的不同材料中出现填写内容不一致的情况。一是“年龄”的填写较为混乱。表现为在一类材料《干部履历表》以及三类材料《干部年度考核表》中填写年龄与实际年龄不符。二是“工龄”的填写存在差异。表现为在一类材料《干部履历表》与其他经过组织人事部门出具的认定材料中填写的参加工作时间存在不一致的情况。三是“学历学位”认定模糊。表现为部分干部提供的学历学位材料中，往往与实际不符，如参加过研究生课程进修班的干部，在其本人的最高学历栏中填写硕士研究生等问题。

（二）干部人事档案各类材料完整度不高

干部人事档案材料的整体完整度关系到学校干部人事档案管理工作的质量。然而，在学校干部人事档案日常专项审核业务过程中，发现档案材料内容缺失问题时有发生，如一些登记表、工资变动审批表的缺失，为学校工作人员的工龄认定、转正定级等工作造成干扰；如入党申请书、预备党员转正及入党志愿书的缺失，对学校工作人员专项审核认定党龄的过程造成阻碍；如高中毕业生登记表、入团志愿书等干部人事档案中最先最早材料的缺失，对学校工作人员专项审核认定年龄的过程造成困扰。

（三）干部人事档案管理水平有待提升

干部人事档案业务的各项工作都是政治性和专业性较为突出的业务工作，有着周密且严谨的工作规则，在干部人事档案材料收集、整理、利用的过程中，难免会存在不规范问题。干部人事档案专项审核工作也有着较强的上级规范性政策性要求，审核范围涉及档案各类材料。如果干部人事档案专项审核工作人员不能熟练掌握相关政策依据及专业知识，则会导致专项审核工作的失误，同时会出现档案信息审核认定的错误。

二、学校干部人事档案专项审核工作存在问题的原因

（一）档案管理制度不够完善

对于学校干部档案信息出现不一致问题时，干部人事档案管理工作部门对部分问题调查及纠错工作开展不够及时，仅仅是在档案管理部门进行保存。在档案专审工作中，会反映出干部人事档案中的部分材料已在早期进行过相关认定，没有及时将有关问题反馈给档案本人，没有把专项审核工作生成的认定材料向档案本人出示并经档案本人当面确认无误。由于档案管理部分与档案本人的业务对接不够畅通，导致后期材料填写中，档案本人填写的涉及“三龄两历一身份”有关材料不严谨、不规范，以至于出现了档案本人填写的材料内容与经组织认定后生成的材料信息不一致等情况。

（二）学校档案管理意识较薄弱

在档案专审工作开展中，发现很多学校对于档案信息不够重视，不了解什么材料需要入干部人事档案、什么时候入档等。一方面，干部人事档案中的有关材料在填写过程中存在不同程度的主观性，部分干部对于干部人事档案重要性缺乏重视，材料填写中不够严肃，在档案本人年龄、党龄、学历等方面不够严谨，包括阴历、阳历不分；在入团时间、入党时间等资料填写中也较为随意。另一方面，部分干部会由于自身利益，在资料填写中故意为之，主要是将年龄填大或填小，或者虚报学历，导致干部人事档案材料逻辑混乱，从而出现严重的失真。

（三）档案管理人员素质不均衡

干部人事档案工作涉及面广，对相关工作人员政策性、专业性要求较高。干部人事档案的材料收集、审核、整理、数字化都要求档案管理人员具备相应的专业能力。顺应当下信息化时代的发展要求，会呈现出档案管理人员综合素质因年龄和受教育程度导致的不均衡化，以至于部分档案管理人员没有经过严格和专业的系统化学习，对新知识、新理念掌握不足，不能准确地把握新的法规政策，导致资料收集完整性不足、审核材料尺度把握不好的情况，从而降低了干部人事档案业务工作质量。

三、对干部人事档案审核问题的有效对策

（一）不断完善档案管理制度

针对档案管理过程中出现的干部人员三龄两历不一致问题，进一步避免档案管理人员不能及时进行纠错的情况，逐步完善相关档案管理制度是当下第一步着手的工作，通过制度约束管理人员行为，进一步提高干部人事档案业务工作管理的规范性。工作人员在对相关档案资料搜集期间，能够逐一对照干部人事档案中相关信息内容，特别是涉及档案“三龄两历一身份”的材料要着重把关。以专项审核的工作招法，对档案审核中发现的问题进行单独分类，由档案本人就相关专项审核材料问题进行逐一确认。同时，在相关制度建立中，需要明确档案各类材料时间节点认证规则等。

（二）不断提高学校主动管档意识

干部人事档案是学校组织人事部门在工作过程中积累而来，档案能够反映一个干部的全面经历，其中涵盖了干部本人的出生日期、工作时间、入党时间、学习经历、工作经历及干部身份等，同时也包括了各类在考核干部中形成的证明材料。档案材料对于干部本人非常重要，是学校对干部考察、任免、提拔的重要参考，同时也关系到学校工作人员在职工资待遇、退休社保发放等事项。

（三）针对性提高档案工作人员素质

加强档案管理人员队伍建设。配齐配强档案专职工作人员队伍，定期开展档案管理人员的党性教育、优良传统教育、纪律约束教育和业务政策培训，通过以干代训的方式，不断提高档案管理人员的政策水平、专业素养和工作成效。按照国家档案局《档案专业人员继续教育规定》有关规定，考虑档案业务发展需要，档案工作人员以参加档案培训班、研修班、教育培训相关的档案业务实践活动以及档案远程教育等学习方式为主的原则，依托“专业技术人员继续教育网”开展公需课继续教育及档案业务远程教育，订阅档案相关杂志报刊，为档案工作人员业务学习提供有力条件。