企业销售与收款循环内部控制研究

徐 毅

（创领智控科技股份有限公司，湖北 武汉 430051）

销售的完成，意味着现金的流入，销售和收款作为企业经营管理的核心，其内部控制的好与坏，对企业能否实现经营目标、获得预期利润，有着非常重大的影响。通过有效的内部控制，可以规范销售业务与收款业务过程，防范营私舞弊，帮助企业规避经营风险，使销售和收款循环顺利完成。但是，目前一些企业销售和收款内部控制严重缺失，销售计划、销售合同、发货、不相容职责相互分离、应收账款等方面控制不足，难以取得预期的内控效果。因此，企业应针对销售和收款循环管理与控制中存在的问题，采取改善措施，提高内控质量。

一、企业销售与收款循环的业务流程

1.销售环节

（1）销售谈判

通常情况下，接受客户订单后，交易双方签订销售合同之前，需要就销售价格、付款方式、发货方式、违约责任、销售数量、产品类型等相关事宜进行协商、谈判，为销售合同拟定奠定基础，避免后续出现合同纠纷。在谈判的过程中，谈判内容要形成书面记录，且要求有两名以上的谈判人员，从而避免谈判人员做出舞弊行为。

（2）合同审批

为了防止发生重大合同纠纷，在签订合同前，要做好合同审批。企业要设置专门的合同审批机构或专职人员，审批人员要对合同草案的具体条款，进行逐条逐项审核，以便于发现合同中存在的漏洞和风险。若发现模糊条款，要及时咨询相关的专家或机构，评估合同风险系数，提出修改建议，将风险灭杀在萌芽阶段。

（3）合同签订

合同签订前，要先交由企业法务部门进行审核，确保合同条款和内容符合法律要求。合同审批通过后，企业要授权有关人员就销售条款与客户签订正式销售协议。整个合同签订过程，要遵循不相容岗位相分离原则，签订人与审批人应职权分离，防范“一人独大”诱发风险。

（4）销售准备

合同签订后，企业要根据合同条款，确认履行和实现销售合同的关键环节，制定相应发货计划，下达发货通知单，通知发货部门准备待销售的产品与货物；通知财务部门根据发货品种、规格、数量、价格等开具销售发票。销售准备环节涉及各类单据的编制与执行过程必须进行核实审批，确保单据的准确性。

（5）商品发货

在发货环节，发货部门要认真核对发货通知单，审查相关单据的真实性、有效性，严格按照单据要求进行配货、组织发货，并对出货情况，如：发货的种类和数量进行详细记录。由于发货环节涉及实物资产，易发生资产外流的风险。因此，要建立岗位责任制，监督发货全过程，确保产品可送达客户。

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2.收款环节

（1）发票的开具

开票工作是收款环节重要一环，直接影响货款回收。财务人员在收到销售发货单后，要认真核对价格、数量、规格等信息与销售合同是否一致，从而避免因销售发货单填写错误，导致开票错误，造成货款回收延迟。此外，开票后，要再次核对票据信息。在经过严格审核后，再传递给客户，从而确保票据信息准确无误。

（2）发票的传递

发票传递方式多种多样，不同传递方式需要承受不同的风险。例如，通过第三人进行传递，可能发生票据丢失、偷换、更改、损坏等风险。因此，为了规避票据传递过程中的风险，要提前与客户进行沟通，明确传递细节，降低风险。

（3）账款的催收

账款催收直接关系到回款效率，影响企业现金流量。在赊销情况下，为了确保企业现金流量的稳定，提高资金周转率，要做好账款催收管理控制工作，采取有效追讨措施，提高回款效率，降低坏账风险。

（4）账务的处理

（5）合同的关闭

完成交易后，合同到期时，销售人员要积极与财务人员进行沟通，及时了解账款回收的具体情况，确认本次交易的账款是否全部回收，是否发生坏账。经双方一致同意，认定交易完成，合同才算正式结束。

二、企业销售与收款循环内部控制的意义与目标

1.企业销售与收款循环内部控制的关键环节

销售与收款循环主要是指企业向客户出售产品或提供服务，并收取相应款项的行为。内部控制是指为实现企业经营目标，在企业内部采取的各种自我调整、规划、约束、控制等一系列手段的总称[1]。从销售与收款循环内部控制的关键环节来看，包括：财务控制、收款控制、出货控制、权责分工控制、销售计划控制、销售订单控制、销售定价控制、发货通知单控制、退货理赔控制等相关环节[2]。其中任意环节出现问题，都可能会给企业带来风险，甚至造成经济损失。

2.企业销售与收款循环内部控制的意义

销售与收款循环影响企业的整体盈利能力，其目标是：销售利润最大化、收款风险最小化。从某种意义上来讲，销售与收款循环就是产品变现的过程。销售与收款循环出现问题，将无法及时收回到期款项，难以获得预期经济利益。长此以往，企业将无力偿还到期债务，也无法保持正常经营，甚至会陷入资不抵债的局面。而运用先进的内部控制手段，对销售与收款循环进行约束、监督、控制，提前预防风险的发生，促进销售与收款业务的顺利进行，便可降低坏账风险，保障资金的回收。因此，做好销售与收款循环内部控制工作至关重要，对提高企业经济效益、防范经营风险和财务风险有很大帮助。

3.企业销售与收款循环内部控制的目标

企业销售与收款循环内部控制的目标，大致可归纳为四大目标：其一，对企业销售与收款业务的真实性、合法性进行控制，帮助企业规避经营风险[3]。其二，确保企业销售与收款相关会计记录的准确性、有效性，确保账实相符。其三，确保企业实物资产和资金的安全、完整，保障资金能顺利回笼到企业。其四，扩大销售，最大限度获得有质量的销售收入，从而保障企业战略目标能够得以实现。

三、企业销售与收款循环内部控制中存在的问题

1.销售计划控制力度薄弱

很多企业内部控制意识淡薄，未将销售计划管理纳入内控范围，销售计划控制不足、审批不严。销售计划制定前，缺乏市场调研，为了完成销售业绩，盲目提高销售目标，销售计划制定过于随意。这不仅给企业带来了风险，而且造成了产能过剩、库存积压等一系列问题，不仅占用了大量资金，更增加了成本。

2.合同管理不足

做好合同管理工作，确保合同顺利履行，才能实现企业利益目标。然而，很多企业不重视合同管理与控制，未设立合同管理部门，未配备专业的合同管理人员，合同谈判不规范，合同评审不严谨，存在诸多风险隐患[4]。而合同管理控制不足，易导致客户授信额度不准确、合同内容不全面，给后续账款回收造成障碍，带来坏账风险。若销售合同数额较大，一旦发生合同纠纷，就会给企业造成巨大经济损失，严重影响企业的生产经营，甚至造成企业资金链断裂，威胁企业生存。

3.发货控制不足

一些企业发货环节，手续简单，发货审批不严，缺少发货专用章的情况下仍进行发货。如一些企业为了业绩的增长，发货流程不规范，在未授权的情况下优先发货，而后进行授权审批[5]。显然，这会给企业带来风险，导致资金回收的困难。例如，某企业为了完成年底销售业绩，促成交易，未经授权先发货，由于在发货环节中存在问题，最终该企业未能收回货款，给企业造成了严重的经济损失。

4.权责分配不合理

不相容职责相互分离，可避免管理混乱，遏制舞弊，降低销售风险发生的概率。但很多企业组织机构设置不科学，没有不相容职责分离意识，相关岗位权责分配不合理，各部门无法正确履行职责，导致内部管理混乱无序。权责的不明确，职能的交叉，导致销售与收款循环有较大的风险隐患，存在越权管理、相互推诿责任的现象。

5.应收账款管理不善

应收账款管理不善，会带来坏账风险，造成货款无法顺利回收，甚至造成企业经营中断。然而，很多企业应收账款管理与控制存在不足，部分销售人员直接收取款项后未及时归入公司账户，导致货款被坐支或挪用。此外，很大一部分企业未建立详细的催收制度，逾期应收账款催收效果不好、效率不高，存在重大款项回收困难的情况。对于中小企业来讲，重大款项在企业经营利润中占有很大比例，该款项如无法完整回收，就会对企业利润造成直接的负面影响，甚至会引发企业流动资金困难，进而严重影响企业的持续发展能力。

6.审计监督缺失

要想使内部控制发挥作用，对销售与收款循环产生实质影响，就要做好审计工作，监督内部控制的执行，检验内部控制的有效性，确保销售与收款循环在可控范围内。但很多企业没有独立的审计部门，未针对销售与收款循环内部控制进行审计，不能对内部控制做出客观评价。审计工作往往局限于审查凭证、账簿、报表等方面，造成销售与收款循环内部控制大多数时候流于形式。

四、完善企业销售与收款循环内部控制的建议

1.加强销售计划管理控制

为规避经营风险，避免制定不合理的销售计划，造成库存积压，企业要加强销售计划控制。首先，在销售年度计划制定前，应组织业务部门进行市场调研，对市场需求进行预测，从而基于实际情况，科学制定销售计划。销售计划制定后，要交由业务部门经理进行汇总审核。审核通过后交由计划部门审批，确定最终销售计划。其次，制定季度计划。季度计划的制定，要基于销售预测，针对未来3个月的销售情况制定计划。季度计划属于滚动计划，计划审批后，要根据计划内容，下达工作任务，分解工作目标，让生产部门将计划作为依据来开展生产活动。最后，为了确保计划的顺利执行，要根据销售计划，对销售进度、完成时间做出安排，制定配套时间表，明确工作任务，从而保障销售工作按计划进行。

2.加强销售合同管理控制

企业不仅要控制合同的签订与履行，还要对合同签订前的调查、合同审批、合同保管进行控制，规范合同签订的全过程。在合同签订前，应调查对方的资信情况，必要时可以聘请外部的专业机构进行调查，确认对方的合同履行能力，正确评估客户的授信额度。同时，业务部门需要及时反馈客户的履约情况，信用部门根据反馈情况及时调整客户的信用额度和等级。在合同签订前，要咨询专业法律人士，确保合同内容的合法性、可行性，规避合同漏洞。在合同履行期间，要做好合同执行监督，规定合同履行义务完成时间，降低合同履行失败的风险。在合同保管方面，要做出明确规定，加强授权控制，避免合同冒领和遗失。

3.加强发货管理控制

为了避免发货环节出现问题，应规范发货和退回流程，明确相关制度，加强对发货的监督，设置明确的发货审批权限。具体来讲，企业应根据发货控制需要，设置发货专用章，并对发货专用章的使用提出相应的要求。发货单必须加盖专用章，已盖章发货单的相关信息和数据，必须与发货通知单保持一致。另一方面，发货单不得随意涂改，若发生修改，必须由修改人签字并及时上报，交由相关部门审批、核实。对于退回货物，要根据入库报告，编制销售退回通知单，注明退货原因、名称、数量、价值。在退回入库前，要做好实物验收，确保账实相符。

4.加强不相容职责分离控制

实施不相容职责分离控制，才能形成权责制衡机制，从根本上约束员工行为，降低人为风险，规避销售风险、合同风险。因此，企业应该明确划分与销售和收款业务相关的部门职责，对不同部门、不同岗位提出明确要求，合理划分工作权限。在实际工作中，风险管理部门、信用管理部门、物流管理部门、财务部门、法律事务部门、业务部门应认真履行各自职责，相互牵制，相互监督。为了更好地落实不相容职务分离制度，企业要建立健全岗位责任制。比如：合同审批人员与信用管理人员分离；有权决定或审批材料采购的人员，不能同时兼任采购员职务；填制原始凭证的人员不能兼任审核人员；销售人员不能同时兼任会计工作；出纳员、保管员与记账员要分离，不能兼任；会计与审计职务要分离等。

5.加强应收账款控制

企业应该明确规定业务人员不能直接收取款项，销售回款应该直接打入公司账户。财务部门要认真核对业务部门提交的款项认领单据与到账款项是否相符，同时，定期将客户付款情况提供给信用管理部门作为信用调整的参考依据。另外，在发货后，企业要根据实际情况，编制应收账款回收明细表，对货款结算情况与货款到账情况进行核查。企业应定期、及时与客户对账，对重要客户应每月寄一次对账函，对其他客户应至少每季度寄一次对账函，并得到客户财务部门的书面确认。同时，应编制账龄分析报告，做好账龄分析工作。若发现逾期情况，要与对方进行沟通，了解拖欠货款的原因，结合客户财务能力，分析货款回收难度与可能性。催收过程中，针对不同回收难度的账款，要采取不同的催收方式，从而提高账款回收率。对于存在逾期金额较大、逾期时间较长或者出现异常情况的客户，企业要主动采取追讨措施，对债务人提起诉讼，维护自身权益，最大限度的回收款项。特别需要注意的是，已注销的坏账如果后期收回，必须及时入账，不能形成账外款。

6.健全监督机制

首先，企业要扩大审计范围，将销售与收款循环内部控制纳入审计范围，对销售与收款循环进行监督，对内控有效性进行评价，通过审计查缺补漏。其次，企业应组建具有独立性的审计部门，加强对管理层的监督，优化企业治理结构，杜绝“一言堂”，充分发挥审计作用，牵制各层权责，确保权利运行受到相应制约和监控。最后，要丰富审计手段，引入外部审计。外部审计，可以有效强化审计的权威性、客观性、独立性，有利于发现内部控制中存在的问题。企业可慎重选择外部审计机构，借助外部专业人士开展审计工作，出具专业审计报告，从而完善销售与收款循环内部控制机制。

五、结语

做好销售与收款循环内部控制，才能扩大销售，保持良好的回款率，防范经营风险和财务风险，使企业处于良性经营状态。通过正文分析可知道，部分企业销售与收款循环内部控制存在缺陷，销售计划控制力度薄弱、合同管理不善、发货控制不足、不相容职责未分离、应收账款管理缺位、审计监督缺失，内控效果并不理想。因此，企业应加强销售计划、销售合同、发货、不相容职责相互分离、应收账款等的控制，健全监督机制，约束销售与收款循环的各项活动，提升内部控制质量，通过内部控制保障销售与收款业务的良性循环。