业财融合背景下项目制公司财务智能化实践

陶荣

[摘要]在业财融合背景下，财务人员应根据公司的经营模式，个性化的分配机制，来设计公司的财务智能化方案。文章以A公司为例，阐述了公司项目制核算的分账难、成本控制难、利润计算难的问题，并与业务部门进行广泛深入的沟通，充分了解业务部门的需求，同时对财务工作中所面临的问题进行汇总研究，基于办公自动化和财务云计算，将业务数据与财务数据进行整合与运算，实现公司财务智能化。

[关键词]业财融合;项目制核算;财务智能化

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.33.160

A公司成立于1988年，是B市环境科学研究院全资子公司，是一家从事环境保护的中型国有企业，公司主要从事环保科研、咨询、设计、污染治理工程总承包、环境监理、竣工验收及污染治理设施运营管理服务。公司2020年资产总额达到18900万元，营业收入20000万元，净利润1500万元。

A公司采用矩阵式组织结构，实行项目经理负责制，由项目经理负责产品或服务，部门经理负责职能活动。财务核算上，每个项目在扣除外协成本、总税收后，计算出项目利润，并按规定比例在公司、销售部门、执行部门和项目组之间进行分配。每个部门都有一个经费账号，财务支出都必须写明经费账号，以表示从该账号中支出。近年来公司每年承接的项目数以百计，人工核算方式在大量、重复性的操作下，暴露出效率低下、错误率高的缺点。财务智能化进程刻不容缓。

1A公司项目制财务核算的难点

1.1到款分账难

第一，到款分账不及时。当月收到款项后，会计负责做会计凭证，借记银行存款，贷记应收账款。当月结账后，在次月月初将收款单复印件交业务部门助理，由助理根据用款计划单中各经费账号及比例手工在Excel软件中输入到账金额。

第二，到款分账不准确。由于各部门助理人员责任心、工作能力参差不齐，并且只负责登记本部门经费账号及项目组经费账号的到款分账，公司管理费和总税收账号不分账。尤其是没有内部稽核，漏记、多记、错记、串户的情况时有发生。

1.2成本费用管理难

第一，外协合同审核费时费力。项目的外协成本金额在立项时已确定。在实际开展后，外协合同会陆续走审批流程。虽然项目经理在本次外协审批单上会注明已审批的外协合同金额，但是基于谨慎性要求，财务在审批时会逐一核对，从而浪费了大量时间。

第二，费用报销时间长。费用报销必须由“经费账号”支付。A公司报销流程是：申请人—项目负责人—部门经理—费用会计—财务经理—总经理。审批完成后，再将报销单据交部门助理在Excel软件中按“经费账号”登记。但由于项目到款分账要到次月登记，项目报销款也只能按相同进度记账。所以费用报销最快也要隔月领到报销款，有时甚至要2个月才能领到报销款。

第三，费控与审批脱节。项目制核算的目的就是避免吃大锅饭，项目到款后才能支出。但是目前的审批流程造成了从项目经理到总经理都是“闭着眼睛签字”，因为在流程中是无法看到经费账号的余额，也就无从知晓该笔报销款是否足够支付。只有当助理人员在Excel软件中登记支出时才能发现经费账号是否透支，从而经常发生审批完成后退单的情况。既影响了业务活动的开展，也损害了审批活动的严肃性。

1.3项目利润计算难

第一，无法直接使用利润表。首先，从利润表的格式上看，项目一般只包含收入、成本、费用、税费等，无其他类别的收益和损失。其次，从利润表的计算公式上看，无法单独按照项目编号进行计算。最后，从利润表的编制基础上看，利润表的编制基础是权责发生制，而项目利润表的编制基础更偏向收付实现制。

第二，计算过程烦琐。首先，按项目统计实际到账金额，通过查询应收账款明细账（核算维度-项目编号）的贷方金额分析计算得出;其次，按项目统计已支出的成本和费用，通过核算维度明细账查询项目成本和费用的发生明细，再加上对应的进项税金得出实际支出;再次，根据项目的销项税金减去进项税金得出项目应缴增值税及附加费;最后，项目到账金额-（外协成本+报销费用+总税收）=项目利润（不考虑企业所得税）。

2业财融合背景下财务智能化实施工作

2.1基础工作

2.1.1OA系统实施过程

其一，新建基础档案。建立“员工”“部门”“费用科目”“供应商库”“客户库”“项目库”“经费账号”等档案库，用于存放相关信息;其二，新建“立項审核单”流程。将项目总经费、预计外协成本、税率、总税收、毛利率等财务信息加入表单。申请人点击提交后，系统会自动按预设流程节点进行流转。归档后系统会自动赋予一个八位项目编号，保存在“项目库”中;其三，新建“外协合同审核单”流程，将项目编号、外协内容、外协类型、起止时间、外协总成本、已审批外协金额等字段内容加入表单，申请人点击提交后，系统会自动按预设流程节点进行流转;其四，新建“用款计划单”。在表单中输入经费账号、金额、比例等，归档后，经费账号自动保存在“经费账号”库;其五，新建报销单据。包括“借款单”“员工报销单”“对公付款单”和“差旅费报销单”。填报时须选择项目编号、经费账号，选择费用科目，输入摘要，发票号码、金额等。提交后报销单会根据单据种类自动编号。编号规则为：单据名称首字母+年份+流水号，如员工报销单，YGBX-2020-0001。

2.1.2金蝶云实施过程

其一，新建基础资料“员工”“部门”“费用科目”“供应商”“客户”“经费账号”，用于保存从OA同步传入的数据;其二，新建“项目台账”用于存放项目编号等信息，作为核算维度，可按关键字查找财务单据;其三，新建“经费收支明细表”可直接按照所输入的经费账号和期间，引出收支明细和余额，表单字段包括“日期”“报销单号”“经费账号”“摘要”“费用科目”等;其四，自定义开发“项目明细表”，用于统计项目利润;其五，新建“经费账号余额表”，根据已审核的“收款单”“付款单”计算出经费账号余额并存放。

2.2到款分账智能化

2.2.1根据OA系统的立项审核单生成财务应收单

OA中“立项审核单”流程用于立项审批，由项目经理发起，流程中有项目名称、项目类型、合同金额、开票税率、外协成本金额、项目组成员、合同等信息，财务节点主要审核项目毛利率是否符合公司要求以及合同付款条款是否合适。流程归档后，会自动将项目编号、名称、合同金额、税率、项目类型发送至金蝶云，在应收系统中生成一张应收单，在应收单的基础上，下推销售发票和收款单。

2.2.2将OA“用款计划单”发送至金蝶云

OA“用款计划单”审核归档后，会自动生成相应的经费账号，并同步传送账号至金蝶云。此外OA系统将用款计划单发送至金蝶云系统中并存放。

2.2.3用款计划单嵌入收款单

将用款计划单通过二次开发，嵌入收款单，当新增收款单时，表单会自动调用该项目的用款计划单，对到账金额进行分账。

2.3成本费用管理智能化

2.3.1外协合同审核简便明了

在OA“外协合同审核单”中，将“立项审核单”中的“外协总成本”金额显示在“外协总金额”下，同时系统自动计算已归档的“外协合同审核单”的金额，将累计数作为“已审批外协金额”。

2.3.2费控、审批、经费记账三步合一

当报销人在OA填报报销单据时，选择“经费账号”后，OA会自动读取金蝶云中的账号余额，显示在“账号余额”下。同时，OA系统会自动计算该经费账号下所有已归档的报销单金额和审批中的报销金额，分别显示在“已报销金额”和“审批中金额”。在金蝶云中的“收款单”和“付款单”中增加“经费账号”字段，保存审核后，自动记账，同时参与计算“经费账号”余额。

2.4项目利润计算智能化

其一，在金蝶云中自定义开发的“项目明细表”会自动将从OA传送过来的“用款计划单”作为一条记录，打开“项目明细表”可以查询到“项目编号”“项目名称”“总经费”“外协合同”“总税收”等金额;其二，在项目开票、收款、报销后，“项目明细表”会在金蝶云系统中自动查找并记录销售发票、收款单、付款单的数据，显示在的“已开票金额”“已收款金额”“已支出外协”和“已报销金额”，将“项目利润”等于“已收款金额”-“已支出外协费”-“已报销金额”-“总税收”。

3项目制公司财务智能化实施效果

3.1到款分账准确及时

实施后，会计根据银行收单，选择该项目的应收单，点击下推收款单，系统自动调用项目对应的用款计划单，作为收款单的一个标签页。输入到账金额后，收款单会自动根据各账户比例分配金额，检查无误后保存并审核，各账户余额便保存至相关台账。另外，通过凭证模板，收款单自动生成总账凭证，一项工作同时完成会计处理和项目到款分账。

3.2成本费用控制高效精确

3.2.1外协合同审核简便高效

项目经理填写“外协合同审核单”，选择项目编号、外协金额、外协类型、起止时间，并上传外协合同，提交后，流程会自动调取该项目“立项审核单”中的外协总成本并显示在流程中。另外，统计已归档的该项目下的外协合同审核单的全部金额，显示在“已审批外协金额”。审批人在审批时，可以直接看到这些数据，对于超出外协总成本的申请予以驳回。

3.2.2费控、审批、经费记账同步完成

首先，报销人在OA填写财务报销单据，选择项目编号、经费账号等信息后提交，流转到财务审批时，报销单上会显示经费账号的余额、已报销金额和审批中金额，通过目测便可以检查出报销金额是否超过余额。若账户余额大于审批中的金额，审批通过后直接辦理报销。否则，直接退回申请人。

其次，OA中的报销单审批通过后，会自动发送至金蝶云财务软件中生成应付单，实际支付后，点击下推付款单，保存审核后，自动完成“经费账号”记账工作。

3.3项目利润计算简便

其一，每次打开“项目明细表”，金蝶云自动统计已有的项目用款计划单。以二维表的格式显示。从左到右列名依次为“序号”“项目编号”“项目名称”“总经费”“总收税”“外协成本”“公司管理费”“市场营销部经费”“前期项目组经费”“部门统筹使用经费”“项目组使用经费”;其二，当项目发生开具发票、收款、外协成本和费用，“项目明细表”会实时统计金蝶云中的各类单据，分别显示在“已开票金额”“已收款金额”“已支出外协费”和“已报销金额”;其三，“项目明细表”中最右列的“项目利润”=“已收款金额”-“总税收”-“已支出外协费”-“已报销金额”，从而实时计算出项目利润。

参考文献：

[1]方永梅.积极推进业财融合助力公司价值创造[J].中国总会计师，2017（11）：126-127.

[2]宋晋中.加强业财融合提高财务管理水平的思考[J].管理观察，2019（21）：152-153.