高校名人档案管理问题与对策思考

杨凡 宋立荣

摘 要 对高校名人档案管理概念进行梳理的基础上，以北京联合大学名人档案管理为例，结合相关文献，总结了目前高校名人档案管理工作中常见的问题，如收集中存在的收集对象不明确、收集范围不确定和收集方式单一等问题;整理中建档标准不统一，建档对象和建立人物全宗缺少标准等问题;名人档案保管不完善、保管体系尚不健全、亟需数字化保管等;名人档案的开发利用手段较单一等问题。最后，论文就如何进一步改进高校名人档案管理提出几点对策建议。

关键词 高校名人档案 名人档案管理 北京联合大学 对策

名人档案价值独特，在整体档案资源开发利用中起到十分重要的作用。目前，我国的一些高校已开始逐渐重视高校名人档案的管理工作，并且开始有计划、科学地管理名人档案。而如何开展高校名人档案的收集、整理、保管、宣传和利用是其中最重要的内容之一。目前尚未形成统一、规范的名人档案管理办法，各高校都是基于自身建设目的规范其名人档案管理。为此，本文在对高校名人档案概念认识的基础上以北京联合大学的名人档案管理实践为案例，整理目前高校名人档案管理中常存在的问题，并提出对应的建议。

一、高校名人档案的认识

高校名人档案记录和承载了一个高校的发展历史、人文思想和科技进步，是高校发展历史及文化的重要传承和记录，是一个高校独立于社会、立足于全国的重要标志和招牌。同时，于个人而言，它记录和反映了名人宝贵的科学、文化思想，为后来学子们的学术思想带来无限的启迪，激励着广大学子向那些著名学者学习其探索创新精神。因此，它又是学校落实“教书育人”的重要活化石，起到重要标杆作用。

目前来说，尽管尚未形成统一定义，相对来看，普遍比较认可的高校名人档案的定义是：自高校建校以来在高校的历史发展过程中，教学、科研以及管理等工作中做出突出贡献的知名人物在其一生的社会活动中形成的各种文字、声像、实物等不同形式的历史记录[1]26-27。但这一定义仅限于教职工或对学校有贡献的社会人士，而忽视了高校培养出来的对社会有突出贡献的知名校友，他们也同样是高校教育培养出来的典型人物。因此，也应该将后者列入到高校名人档案范围中。故本文认为“高校名人档案”指的对象不仅是为高校教学、科研及管理等做出突出贡献的知名人物（包括教职工、社会人士），也包括高校培养出来的知名校友。

本文结合北京联合大学的名人档案管理工作案例，提炼总结目前高校名人档案管理工作，并就高校名人档案管理工作中常存在的问题进行分析，提出改进建议。

二、高校名人档案管理现状

1.北京联合大学的名人档案管理实践。北京联合大学是1985年经教育部批准成立的北京市属综合性大学，其前身是1978年北京市依靠清华大学、北京大学等创办的36所大学分校。学校发展历史悠久，建校40年来，学校培养出许多优秀学生，其中一些优秀校友已成长为社会知名人士。

北京联合大学档案（校史）馆负责学校名人档案收集管理等工作。目前，该校的校史馆正在逐步丰富名人档案资源，现已收藏名人档案一千余件，而且正在开展口述名师档案的收集工作和号召知名校友捐赠档案的征集工作。主要举措如下。（1）依托学科背景，开展口述名师档案收集。依托学校自身所具备的档案学专业学科背景，档案学科教师和档案馆工作人员开展合作。收集而来的名师资料经过档案馆工作人员的简单分类，形成了一些有價值的名师口述档案。（2）借助节庆活动，号召校友捐赠档案。校史馆借助于校庆等节日活动平台，号召优秀知名校友和教职员工捐赠档案。以节日活动为平台宣传名人档案的工作初见成效，校史馆收到了一些校友的实物档案，比如学生证、录取通知书、纪念章等。（3）依据历史发展主题，分类整理名人档案。校史馆根据学校发展的历史脉络，制定了相应的历史主题。依据主题来对名人档案归类进行了整理。（4）开发馆藏空间，保存名人档案。其中，包括知名人士等教职员工的人事档案按照正常人事档案管理办法归类存放于专门档案库房。而对一些教职员工以及知名校友的实物档案资源则主要分类整理存放于校史馆专门库房、橱柜中进行保管、展示。（5）利用馆内资源，展示学校发展校史。校史馆利用馆内资源制作了名师墙、校友墙、视频影像等，通过展示学校名人风采，反映了校史变迁等。

2.高校名人档案的过程管理。尽管对高校名人档案管理目前没有统一的认识，但从众多文献看，多数学者认为，高校名人档案的过程管理应包括收集、整理、保管、提供利用等环节。

（1）收集工作：名人档案的收集工作是整个名人档案管理工作的首要环节，也是最为基础和重要的步骤。目前针对名人档案收集问题尚无统一的规范，都是各个高校依据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》对档案的收集提出了一些要求，结合自己的实践制订的收集管理办法。比如，《南京大学名人全宗档案管理办法》从建档对象、归档材料的来源、归档材料的形成积累、归档材料的整理四个方面做出了规定[2]26-27;《东北师范大学档案史料与实物征集管理办法》从征集范围、征集方式、以及相关的规定和组织领导与实施方面对人物档案的征集提出了具体要求[3]38-39。

（2）整理工作：整理环节是名人档案管理的关键环节，涉及对名人档案的分类、编目、分配卷宗等。这一环节反映出对名人档案的鉴别、分类能力。在有关于高校名人档案的整理方面，大多高校采取的是利用人物全宗整理原则，比如南京大学、北京大学、东北师范大学等。其中南京大学是以顺序号、材料类别（生平、传记）、人名、单位、大类这样的编号方式来整理名人全宗档案的。东北师范大学也在着力建设人物全宗，目前建设比较好的是成仿吾先生的人物全宗[3]38-39。以建立人物全宗的方式整理名人档案被众多高校从实践中证明是比较可行的方案。

（3）保管工作：由于名人档案经常散落在名人及其家庭成员处，受保管条件影响和保管专业知识限制，使得一些有价值的名人档案常常存在遗失、缺损等问题，故有些名人及其家人愿意以捐赠或托管方式将一些名人档案存放于档案馆专门库房中，以延长档案的保存年限。

（4）开发利用：对高校名人档案的宣传和开发利用是许多高校名人档案建设的重要目的。许多高校采用各种方法和途径展示各自学校独特的名人档案资源，比如从南京大学档案馆的官方网站上，可以看到在“南大人”这一栏下有四个板块从不同领域对南京大学的名人进行了展示，弘扬了南京大学浓厚的学术文化[2]26-27。再比如叶小泮提出，从编纂名人学术成果、设立校史展览室、名人档案专门编纂、文化价值等几方面进行名人档案的宣传开发利用[4]55。

三、高校名人档案管理工作中存在的问题

1.名人档案的收集工作。从理论层面来看，名人档案收集工作中的收集对象界定尚不明确、收集范围不确定。从意识层面来讲，受到我国谦逊的传统文化影响，高校名人们往往不太愿意建立个人的档案[5]64。从实际收集情况来看，名人档案收集方式单一、收集质量较差。高校名人档案收集方式主要分为以下两种：主动收集，比如北京联合大学的档案部门已经主动收集了13位名师的口述档案，在实际采访过程中，相关老师表示本校口述名师档案的采集工作交给了学生去做，但是由于缺少收集方面的培训，导致最终收集到的照片档案等并不理想;接受捐赠，比如在北京联合大学40周年的校庆活动中，一位知名校友主动捐赠了他的学生证、录取通知书和纪念章等物品。高校的名人档案收集方式不应只局限于这两种，应采取多种收集方式。

2.名人档案的整理工作。高校名人档案整理过程在确定建档对象、划分人物全宗、登记入库这三个基础环节存在较多问题。由于对“名人”的界定存在一定的模糊性，缺乏定量化标准，使得建档对象难以确立。由于学校所收集的其他名人档案数量一般十分有限，整理工作基础较薄弱，多是将所收集的名人档案按某一类别、某一主题进行归类。采用的是主体+形式相结合的分类方法，并在档案材料上附标题式文字说明，基本满足目前校史宣传的要求。比如，北京联合大学校史馆中将一些名人档案按照一定的类别摆放在橱柜当中，在重要展览活动中会进行开放展览。同样是因为名人档案较少，该校的名人档案还尚未登记造册，这对日后的统一管理造成不便。

3.名人档案的保管工作。高校的档案多存于传统的档案库房和校史馆。就北京联合大学的档案库房而言，名人档案的保管集中在两处。（1）传统的档案库房。位于地下，占地面积较大，名人的一些生平经历就是以人事档案的形式封存在这些档案库房中。这些档案库房配备了必要的防火和防潮等措施，安全性较高。（2）现代的档案（校史）馆用以存放大量的名人档案，来展示学校光辉的发展历程。这些名人档案中的一部分已做了数字化处理，利用一些电子设备进行展出。

目前各高校的名人档案保管在已经具备了一些基本保管条件的前提下，还需在硬件环境、核心保管体系、新技术探索、统一保管标准等方面进行升级改造，比如针对于名人档案保管的核心内容需要建立完整的体系结构，而不仅仅是对不同载体和不同形式的名人档案采取相应的保管手段。尤其在数字化保管技术方面尚处于启动阶段，普遍规模较小，还不能对保管能力的提升形成很大的帮助。

4.名人档案的开发利用工作。一些高校在名人档案的开发利用方面已经做了一些初步的尝试，比如主要通过以下几种途径对名人档案资源进行开发利用。（1）编纂文库。文库这一项目已进入常规化管理阶段，已出版文集面向社会和学校内部同步发行，但社会知名度较低。（2）制作宣传视频。学校校史馆在展览时会将馆内已有的一部分名人档案资源通过电子屏进行展示。（3）不定期展览。一些学校在其校史馆内建有教职工名人墙和知名校友墙、电子屏展览和众多橱柜，在一些特定的日期会举行展览。（4）不定期的专题或者名人主题的展示宣传等。

但目前名人档案在开发目的、开发方式这几方面还存在较多问题，比如，高校的名人档案资源仅是做校史宣传，而忽视了名人研究、档案历史事件再现和溯源、档案编纂、新媒体开发等;高校的名人档案资源还仅作为展览式开发;新技术应用方面，新技术工具应用较少，尚缺乏主动利用网络、微博、微信等工具推荐校史馆的名人轶事、历史故事和历史贡献等。

四、高校名人档案管理工作的对策建议

1.逐步完善名人档案的收集制度。根据国家层面的相关管理办法，结合自身发展特色，制订符合自身发展道路的名人档案收集管理制度。比如，北京联合大学在其颁布的《档案管理办法》《实物檔案管理办法》《文书档案管理办法》中，对名人档案的管理提出了一些要求。在收集制度的制定过程中，应该重点关注名人档案的对象收集、收集范围、收集方式、收集质量问题。具体包括如下。（1）要明确名人档案收集对象。使用指向性明确的字眼确定征集对象。根据历史发展特征分阶段性地选择征集对象。（2）划定合理的征集范围。收集齐全能反映征集名人参与社会活动的材料。名人档案的收集范围应包括：反映名人生平的材料、名人活动类材料、名人成果类材料、名人荣誉类材料和名人评价类材料等[6]47-48。（3）采取多种征集方式。一般高校名人档案的收集方式有接受捐赠、征集、购买、托管或寄存、复制件等。高校应主动采取多种方法有序开展名人档案的征集工作。（4）提高名人档案的收集质量。提高档案采集人员的专业素质，对档案采集人员进行系统的培训，提出质量要求。

2.规范名人档案整理环节中的各个步骤。高校应规范和确立完整有序的名人档案整理步骤。可以从以下三方面入手。（1）确立建档对象。由于名人知名度具有相对性，高校应结合自身发展经历，选出具有代表性的建档对象。（2）建立人物全宗。将建档对象分类，以字母作为简称。再以“人”为单位进行全宗划分，依次编号，细化到单个全宗的分类方案。需要注意的是，应按照相关的管理规范对不同种类的档案进行整理。在整理编目的过程中应做到纸质档案与声像档案相结合、档案文献与实物档案相结合。（3）登记入库。由专门的档案负责人员将名人档案统一登记入库，这名负责人员应做好和前端收集整理工作人员的沟通，也应及时和负责档案查询利用的工作人员保持良好的联系，确保能清楚掌握库内所存名人档案数量。

3.提高对名人档案的保管能力。高校要从多个方面入手提高保管能力。（1）提高库房的硬件设施水平。建立专门的名人档案库，并对其实行统一管理。（2）实行科学的设施管理制度。配备温湿度控制、安全消防等先进设备，同时要采用“八防”措施[7]20-21。（3）建立核心保管体系和统一的保管标准。依据不同的名人档案类别制定不同的保管标准，形成一个完备细致的名人档案保管体系。实物档案一般存放于专库或专柜陈列保管，其库房应保持整洁，定期除尘，避免褪色;文书档案在保管时应保证库房具备必要的防火、防光、防尘等硬件设施;对于珍贵的文物，应针对每个文物的材质和特征采取有效的保管方法。在保存年限和方式方面，参考南京大学名人档案管理采取名人全宗分类保管，除一些有珍贵价值的永久保存外，其他类别不做明确规定，而有些则与名人及其家人、相关机构协同保密。有些则通过复制的方式进行保管。在全校范围内推广和普及统一的保管标准。（4）探索现代化数字保管技术，开展数字化保存工作。利用现代数字化技术保管档案，数字化保管工作要科学有序地展开。运用数字化手段，建立更加完备的数据资料库[8]21-22。利用数字化处理技术抢救珍贵档案。好多名人的档案资料皆为孤本，利用现代信息技术进行数字化抢救至关重要。

4.积极开展名人档案开发利用工作。高校要开展名人档案的开发利用工作，积极拓展名人档案相关业务，以用促藏。（1）立足本校历史，制定交流策略。学校的学院之间要密切交流，学校同外部的名人档案管理机构也要保持良好互动。（2）以学校档案馆为基地，将其建设成学生的教育实践基地。使学生和教职工了解学校悠久发展历史，激励学生奋发向上。（3）发挥名人档案的编研价值。在纸质档案资料编研方面，深入挖掘编研丛书中的文化内涵和文化精神。在声像档案资料制作方面，将口述资料作为重点收集内容，进一步形成系列视频作品，打造富有特色的名人文化精品。（4）利用新技术工具助力名人档案开发。网络时代下，高校急需建设的是名人档案信息网站。档案馆馆藏名人档案的实体档案一般较为丰富，利用数字化处理技术后能较快实现实物馆藏向虚拟馆藏的发展。

5.发挥评后机制对于名人档案工作的监督作用。要促进名人档案管理工作的发展，一定要发挥评估机制的监督作用。可以从以下两个方面入手。一是培训档案人员，建立对档案人员的评估机制;二是评估名人档案管理实际工作效果。组成评估团队深入各部门现场观摩指导，及时督促各档案部门的名人档案管理工作有序开展。

本文仅对目前高校名人档案管理在收集、整理、保管、开发利用过程中存在的具体问题进行梳理，有些具有普遍性问题。但深层次问题还在于对高校名人档案的认识尚未形成统一的认识，对其收集、保管、开发利用等常常根据各个高校的重视程度、资源情况、建设规划、经费投入等不同而差别很大。为此，还需要进一步结合各高校的具體实践不断总结，以进一步丰富和完善高校名人档案管理内容。

参考文献

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[3]田丽君，葛美玲，刘永新.成仿吾档案编研开发实践与探索[J].中国档案，2018（10）.

[4]叶小泮.浅谈高校名人档案的开发利用[J].云南档案，2007（3）.

[5]李君，陈建群，申细秀.高校名人档案征集办法探讨[J].兰台世界，2009（19）.

[6]朱惠珏.高校名人档案征集规范化程序探讨[J].浙江档案，2006（5）.

[7]刘超.高校名人档案建设初探[J].兰台世界，2011（4）.

[8]高建广，曲绍燕，贾文丽，田媛.高校名人档案文化育人的探索与实践[J].兰台世界，2015（14）.