活码技术在固定资产管理中的应用

赵美潇

当前，科研机构固定资产多达上万条已屡见不鲜，在实际日常资产管理中，由于管理人员力量不足，资产数量多且分散，还延续着传统的管理方式，而这显然已不能满足日益发展的资产管理需求。因此，如何将最新的技术手段运用到固定资产管理中，进一步强化固定资产管理，防止国有资产流失，为资产管理人员减负提速，是摆在资产管理人员面前的重要课题。随着二维码技术飞速发展，由静态二维码已经发展到了当下的动态二维码即活码，在诸多行业管理已经得到推广应用，在固定资产管理方面，活码同样能够提供有力的技术支持。本文就活码在固定资产管理中的应用进行分析。

一、活码的特点与优势

（一）活码

二维码是一种可以存储信息的特定格式图片，又称二维条码，普通二维码是一种静态二维码，生成后内容不可变更，也不支持存储图片和文件，一般最多编码150个文字，二维码图案复杂，识别和打印对硬件要求较高，容错率低，是个孤立的存储介质，扫码图案不需联网，后台也没有任何扫描数据。

活码又称为动态二维码，对一个分配的短网址进行编码生成二维码。生成后二维码图案不变，即使打印张贴后，也可以随时修改内容，支持存储大量文字、图片、文件、音频、视频等内容，生成的图案简单，容易扫码和识别，需要联网扫描。在后台能看到详细而实时的扫描数据：扫描时间，扫描地点，扫描设备，扫描量等。

（二）与一维码标签比较

扫描一维码固定资产标签仅能扫描出数字、字母组成的资产编号，无法显示更多的资产信息，对于资产使用人来说意义不大，和传统手写标签一样仅仅是一个标识而已。而资产使用人扫描活码标签则可以看到资产名称、金额、启用日期甚至资产照片、音视频等信息，还可以扫码报修等，真正实现“码”上管理，充分满足现代固定资产管理需求。

（三）与RFID资产标签比较

RFID无线射频识别，是一种通信技术，可通过无线电信号识别目标，由电子标签、阅读器和应用软件系统三个部分组成。对于拥有上万条资产单位来说，RFID资产标签价格较高，固定资产管理成本投入较大，建成RFID资产管理系统也较为复杂。活码标签制作价格低廉、方法简单，用激光、喷墨打印机打印即可，易于大面积推广。无需特殊读码设备，使用智能手机就可以查看，现场进行账实核对。

二、活码资产标签的制作

本文使用的草料二维码提供免费活码进行在线批量制作固定资产标签。首先登录草料二维码官网https：//cli.im/，进行免费账号注册。

（一）创建固定资产活码模板

点击批量生码创建批量模板，草料网提供了很多场景下活码应用模板，选择固定资产标签，应用此模板。这个批量模板编辑非常关键，活码就是根据模板内容而生成。在固定资产标签模板页面编辑模板，编辑器分为通用模块和批量模块，使用通用模块编辑活码，需要表达相同的内容，例如在通用模块中导入单位logo图片；使用批量模块编辑活码需要表达不同的内容，例如在批量模块图片中上传不同资产的照片。根据单位实际需求自定义展示固定资产信息，保存模板后可随时修改模板，支持手机扫码填写内容。编辑器中的开启记录功能将在资产维修和盘点中用到，具体使用方法在后文中详细阐述。

（二）上传EXCEL批量生成固定资产活码

对于已有固定资产名称、启用日期、金额等数据的单位来说，直接在草料网下载EXCEL模板，将资产信息填入模板，然后上传填好模板，确认数据并生成即可生成二维活码。按照草料网的流程，接下来可以排版与下载，有两种方式可供选择：A4标签排版和打包下载。打包下载生成的文件是每个资产标签生成一个活码图片文件，便于线上分发，需要使用专用标签机打印；A4标签排版生成的活码，可直接用A4大小的纸在普通打印机上打印，经济实用，推荐使用这种方式下载活码。接下来选择自己喜欢的二维码标签样式，对二维码进行编辑和美化。此外，可以对系统设置的二维码名称进行更改，建议设置不重复数据的列作为二维码名称，便于管理。对于标签尺寸大小不同，草料网还提供了不同的PDF排版，一张A4纸可打印42个、36个、10个等数量的标签，根据具体需求选择，然后下载PDF文件即可。

对于没有建立固定资产数据的单位来说，输入固定资产个数就可新建二维活码。然后再对每个码进行信息编辑，可使用手机端逐个扫码编辑。

（三）批量打印固定资产活码标签

将下载的活码PDF文件使用普通激光或者喷墨打印机，批量打印在A4不干胶纸上。如果打印纸是模切的不干胶纸，那么直接撕下来使用，更为高效、美观；如果打印纸是普通不干胶纸，那么使用裁纸刀裁剪后使用。

三、活码资产标签应用和成效

（一）资产查询

在固定资产管理实践中，普遍存在着人不对物、物不对账的现象。传统的标签有着更新不及时、更换标签太复杂、标签信息太少等很多问题，例如扫描条码标签，仅能扫出资产标签号，一定程度导致了资产责任人不清楚哪些资产是自己负责。而使用智能手机扫描活码标签能看到资产购入日期、金额甚至资产照片、视频等详细信息，便于资产责任人查询、核对，明确固定资产管理责任，保证人、账、物相符，堵塞固定资产流失的管理漏洞。若资产责任人退休或调岗，资产需要办理移交，可通过扫码进行责任人的编辑更正，减少资产监管缺失。

（二）资产维修

资产维修保养是资产日常管理的重要组成部分，加强资产维修管理有助于延长资产使用寿命、节约成本，资产维修申请无需另外开发系统，使用人扫描设备上的活码标签即可实现报修申请。

首先对记录功能进行设置：开启编辑器中的记录功能，在记录单列表里选择报修申请、维修记录；点击审核开启管理员审核报修申请的功能，选择任何人提交记录都需要审核，点击确定，如需要生成维修凭证，可在提交成功页勾选提交序号；勾选允许扫码后查看历史记录，点击保存。设置完成后，使用人直接使用智能手机微信扫描待维修设备上的二维码，填写并提交报修申请，资产管理员使用手机或电脑随时随地可以审核报修申请，报修人通过微信收到审核结果，审核通过将收到带序号的维修凭证，供维修人维修时核销，维修结束后，维修人还可扫码此次录入维修记录，资产管理员从后台可以查看并导出报修、维修记录，便于统计管理。

（三）资产盘点

资产盘点时发现账实不符的问题，可直接扫描资产上的活码，进行资产信息的更新和修改。开展固定资产实地盘点同样需使用草料网提供的记录功能，由管理员对记录功能进行设置：在记录单列表里新建记录单，可选择设备巡检，在编辑器中可将设备巡检修改成资产盘点，删除不需要的模块，编辑完成后保存即可完成设置，资产盘点不需要开启记录审核功能。在实地盘点中，由盘点人使用手机微信对设备逐一扫码提交盘点记录，每盘点一台设备都将添加一条盘点记录，盘点完成后查看记录汇总，导出资产实有EXCEL数据，和账面数进行比对，确定资产的盘盈和盘亏。

（四）应用效果

可操作性强。对于第一次接触二维活码制作资产标签的新手来说，按照草料网给出的流程三步走，很容易学会并熟练使用。不需要连接专用的标签机，在普通激光打印机上即可打印，制作标签效率高，大幅减少资产管理员工作量，便于向资产管理人员推广。对于资产盘点维修，也可极大降低工作量，快速准确完成日常管理，提高效率。

成本低廉。传统标签制作费时费力费钱，需要购买专用标签机、标签软件、标签纸，要由专人指导如何使用，随时提供技术支持。活码标签直接打印生成的A4格式PDF，零成本零门槛，不干胶模切纸的成本与传统的相比可以忽略不计，也不存在后续价格高昂的标签机色带。

使用寿命长。传统标签打印一次，如需更新资产信息需要撕掉重新打印，是一次性标签，随着资产转移、变更，基本上每隔几年就需重新打印，人力物力成本高昂。而活码标签打印后，扫码即可实现标签对应信息编辑更新，可作为永久性标签使用，大幅节省了标签重复打印成本。手机扫描活码提交申请即可报修，便于资产的维修保养，提高资产利用率。

提升固定资产利用率。针对固定资产管理中存在的重购置轻管理、维修保管制度难以落实的问题，活码技术提供了操作便捷的解决方案。扫码办理资产的维修保养，避免资产闲置浪费，填补了资产日常管理的空白。扫码查询资产的详细信息，使得资产管理更为公开、透明，减少员工挪用资产的现象，促进资产责任人调岗时及时进行资产移交，减少资产的重复购置，保证固定资产时刻处于责任到人的状态，延长资产使用寿命。

动态化资产监管。活码标签可以存储固定资产的具体信息，例如责任人、资产型号、启用日期、资产照片等信息。使用手机扫码识别即可查看相关信息，避免了资产超标准、超实物量配置，加强固定资产管理的事中监控，也可及时报修、修改资产信息。资产管理员在草料网后台可以查看扫码统计，为资产盘点报修等提供丰富的数据支撑。这样，不仅实现了资产实物现状的实时掌握，也可以发现错误快速更新资产信息，从而保证了固定资产账实相符，在日常管理中实现了资产动态化监管。

四、结语

将活码技术应用到固定资产管理中，有着方便快捷、成本低廉、提升效率和强化监管的优点。利用该技术可批量生成固定资产标签，是唯一支持资产标签先打印后编辑的二维码，实现一次打印粘贴永久使用；使用智能手机扫一扫便可查询资产详细信息、提交报修申请、进行资产盘点；活码管理后台为资产管理员提供强大的统计分析数据支持；活码生成和扫码永久免费，解决了传统标签制作复杂、费时费力、需额外购置软硬件等问题，在固定资产信息化管理领域具有广阔的应用前景。