机关档案管理中存在的问题及整改措施

李喜忠

摘  要：在大数据信息化时代背景下，传统手工的档案管理模式已经不能适应新时代快速发展的步伐，实现档案现代化信息化管理势在必行。诸多问题的瓶颈制约着档案管理的现代化信息化发展;档案管理意识淡薄、工作不重视;档案管理思想观念满后、操作不规范;档案管理投入经费不到位;档案管理人员素养有待提升、学习不积极、不主动。

关键词：背景;档案;管理;问题

一、档案管理中缺乏应有的重视

当前，一些机关事业单位对于档案管理缺乏应有的重视，档案管理意识淡薄，不受重视是普遍存在的。对档案管理的重要性认识不足，导致档案的利用价值没有充分体现出来，致使档案管理工作停滞不前。一是有些单位领导对档案管理不重视（还有不少领导对档案管理不管不顾），思想认识上还是有些模糊不清：认为档案管理工作只是收集上年度的文件材料，工作的主要形式就是停留在对资料的整理收集层面，使得档案管理工作的作用只发挥出对资料的管理功能;甚至有的认为档案管理工作既出不了政绩，又没有为单位创造直接的经济效率，是得不偿失的无用功。基于这些片面的认识，所以档案管理人员通常是身兼多职或是分散在各个部门收集资料，使得档案管理工作处于一个非常微妙的局面。档案管理基础工作量大，不但需要档案管理人员自身的责任心，也需要单位其他科室人员的密切配合，更需要单位领导的重视和支持，只有得到领导干部的认可，才能确保档案管理工作的顺利开展，才能体会到档案在信息化时代的实用价值。二是档案管理人员只是尽到了保管员的责任，对档案管理意识淡薄，没有正確的管理意识、责任意识和大局意识，对档案的重要性前瞻性认识不足。个别工作人员认为档案管理可有可无，经常出现工作闲散，缺乏主动性、积极性、能动性，只是为了完成上级交给的任务，囿于几份归档文件的收集保管，工作毫无建树，也就不能体现档案的利用价值，档案管理质量一直不佳，使得档案管理落于尴尬的境地。所以要摆脱当前档案管理的困境，亟需加强档案管理人员的档案意识，只有提高了政治站位和思想意识，才能提升档案管理工作在单位中的地位。

二、档案管理观念相对滞后且操作不规范

现阶段大多数单位对档案管理工作观念落后，操作不够规范，没有建立一个相对健全和完善的管理制度。观念的落后严重的制约着档案管理的价值体现。在许多单位，档案管理人员在档案的收集整理过程中存在诸多不完整、不规范的问题，使得很多归档材料不齐全、不合格。现阶段还有许多单位的档案管理以传统的手工管理模式为主，譬如档案的收集、整理、编目等工序几十年来仍上承下效，没跟上时代的节拍，致使档案管理质量较低，查找困难效率低下。管理手段比较落后，有的单位没有设立档案室，也没有专职档案管理员，档案的收发及借阅均无登记造册，造成档案文件丢失的现象，这不利于单位档案的全面建设。档案资料的收集、整理应实行集中统一管理，把文件材料的形成、收集、归档和整理等作为档案管理人员的职责，不断提升档案管理工作水准。建立一个档案管理组织的领导小组，加强对档案工作的领导和检查，为做好档案工作奠定坚实的基础。这样档案管理工作才能有章可循、有法可依，也只有这样才能保证档案管理工作规范有序地开展。档案管理之所以存在着一系列不规范的问题，就是没有制定相关的档案管理流程和档案管理规章制度，有的虽然制定了，但制度不健全，且执行得不严，这些都是导致档案管理既效率低又质量差，档案管理问题屡见不鲜的重要原因。现阶段档案管理的规范和标准也在不断地推陈出新，致使档案管理工作局面比较混乱。合理的规章制度能够对档案管理工作形成有力的约束，才能保证档案管理工作的顺利进行。现阶段要进一步健全档案管理体制，明确分工职责能使档案管理工作呈现井然有序的局势。建立合理的奖惩机制能有效的提高档案管理的质量和利用价值，档案管理工作一直没有得到有效提高、管理出现一系列的差错、甚至是管理工作变得混乱不堪的现象都不能得到有效的解决。因此，我们必须要立足于时代的发展，同时充分考虑单位内部的具体发展情况，建立起长期有效的档案管理体制和规章制度，档案管理工作才能朝着有序的方向蓬勃发展。

三、档案管理没有形成有效的规范化、制度化

当前，仍有许多单位没有建立起严格、规范的档案管理制度，甚至没有为本单位各部门明确规定文件的归档时间、存档时间。一些单位为应对上级部门的检查，进行装样子的档案管理工作;一些单位索性将本单位的档案工作外包给第三方（档案管理公司），使档案归档与档案管理、档案利用出现脱节;一些单位的档案管理制度说在嘴上、印在纸上、挂在墙上，没有严格去执行，制度形同虚设，沦为一纸空文。一些单位的档案资料长年累月沉睡在综合档案室里，布满了灰尘，而档案管理人员却不知如何研究处置、利用档案材料;单位领导也不知道依靠档案为单位开展各项工作提供依据，服务保障。单位内部各科室也不积极配合档案管理工作，将大量文件资料等随意堆放在自己的办公室，任其闲置，也不会主动去收集整理，给档案管理人员收集、整理、分类带来一定的工作麻烦。所以，机关单位应当根据自身的具体情况，制定严格、完整的档案管理制度。而档案管理人员则必须严格遵守档案管理制度，仔细收集各种文件、材料，确保档案的完整性与有序性。

四、档案管理信息化水平落后

在这个知识爆炸的信息化时代，单位应当全面加强档案信息化规范化建设，采用电子档案、数字档案取代纸质档案。但令人遗憾的是，当下机关单位档案管理的信息化水平落后，许多机关单位仍旧沿用纸质档案，由档案员手工进行档案收集、整理、查阅。而且纸质档案普遍存在着文件缺失、遗漏、字迹潦草等现象;不少档案的全宗号、类别号混淆，甚至出现编号错误。还有一些单位虽然采用计算机管理档案，但档案管理模式仍然停留在封闭式管理模式上，无法有效提高档案管理工作的效率。机关单位应当加快档案管理信息化建设，主动应用网络技术与信息化技术，进行档案管理;必须尽快用数字档案、电子档案全面淘汰纸质档案。机关单位还须运用大数据技术，人工智能技术、云计算技术开展档案研究，根据单位发展的需要，充分发掘出档案中有价值的信息，通过研究自身档案来认识、掌握单位发展规律。

参考文献

[1]  叶丽娟.知识管理背景下的企业档案管理分析[J].城建档案，2019（05）：80-81.

[2]  杜娜.大数据背景下的企业档案管理工作探讨[J].兰台内外，2019（07）：35-36.