事业单位档案管理信息化建设

刘海霞

摘 要：在信息技术快速进步当下，事业单位的档案管理也必须逐步信息化，才能适应社会需求。当前，我国的档案管理正在进行信息化研究，且获得了一定的效果，利用信息手段能够更好的对档案进行分类整理，便于对其管理，提高工作效率，在以后的档案管理中，需要更进一步推动信息化进程，完善相关措施，提高员工的能力，促进档案管理工作的进一步提升。

关键词：事业单位;档案管理;信息化

引言：

事业单位的档案管理是十分重要的，其中可能涉及到很多关系到人民切身利益的档案，需要更加完善保存档案文件。事业单位要合理利用网络技术，运用到实践中，不断完善档案库，及时更新数据，更好的为相关人员提供服务。在此过程中，也要把现代化手段和传统方法结合，相互配合，共同发挥作用。

一、档案管理信息化建设的必要性

档案管理信息化，能够形成档案的电子数据库，通过计算机，工作人员能够方便快捷的查找数据，提高工作效率，提高档案管理的效益。利用信息技术，可以形成电子档案，更加便利，更加安全环保，更能够适应当下快节奏的社会需求。采用信息化管理，使得档案能够更完整的保存下来，且能够保存更久的时间，便于后续档案资料的利用。通过信息化，工作人员对档案进行整理和分类更加便捷，出错概率也会降低。因此，事业单位要抓住时代的机遇，利用技术手段，推动档案管理的信息化，推动高效办公。

二、档案管理信息化建设中的问题

事业单位已经逐步开始向现代化方向迈进，但是仍然有不足之处。

1.对档案管理信息化的关注不够

信息化建设是一个过程，对资金的需求量比较大，要得到各方的支持，也需要单位全体人员的共同努力，但是在事业单位中，很多人员没有意识到其重要程度，对其重视程度比较低，因此在建设中，缺少相关的软件等设备，影响了档案管理的信息化。有一些事业单位已经建立了档案的信息系统，但是系统不健全，更新速度慢，系统和日常工作的匹配度不高，专用性不强，没有很好的发挥其功能。大部分事业单位还没有实施档案管理的信息化，这样对于档案管理的难度比较高，因为纸质的档案受到外部环境的影响较大，比较容易受到损坏，对于档案资料的查找也有诸多不便，同时这样也会影响档案更新，更新速度慢，档案的优化管理也比较难。

2.档案管理人员专业性不够

事业单位的相关工作人员，普遍专业性不强，大部分工作人员都是非专业，不能熟练操作计算机系统，对互联网知识掌握不熟练，大多人都认为这个岗位的工作简单，对工作内容了解不够透彻，但其实随着社会发展，档案管理工作的要求逐步细化，需要更加专业的人才才能胜任。大多事业单位不注重档案管理岗位，缺乏专业的培训，导致这个岗位的大部分员工，跟不上时代的需求，职业素质相对较差。且有些事业单位的相关制度不够完善，使得相关人员在管理档案时没有相关制度约束，对其工作的监督不能有效进行。因此，为了推动档案管理工作的进步，势必要开展信息化，不断深化改革。需要培养相关的专门人才，不断提升相关员工素质，推动档案管理工作的专业化。

3.缺乏档案信息安全意识

事业单位的很多档案都是机密，其中会有一些未公开资料，在信息化过程中尤其要注意安全问题。但是在实际工作中，这个问题没有得到应有的关注，造成信息泄露，严重影响到了信息安全。有些档案管理人员在有机密信息的计算机上浏览网页，导致一些不法分子盗取机密信息，因此事业单位要加强相关人员的信息安全意识，保证资料的安全，对相关档案进行严格的管理，对机密资料采取更为严密的管理措施。

三、档案管理信息化建设的策略

1.提升对档案管理信息化的重视

在事业单位中，领导者对信息化的重视程度对其进程影响较大，领导者重视的单位，信息化的阻力较小，进程较快。因此在事业单位中，领导者要与时俱进，认识到信息化的优势，为其提供适宜的环境，不能被传统观念束缚，要通过先进的手段，更新管理方式，推动管理工作符合社会需求。要明确档案管理工作在事业单位的地位，提高相关人员对岗位责任的认识，激发工作热情，提升信息化建设的重要程度。

2.加快推动档案管理信息化进程

每个事业单位都有自身特性，因此对档案管理的具体要求也不一致。各个单位应当根据自身特点，制定合适的管理方案，同时根据国家要求推动信息化建设，形成规范的体系。要加强信息技术在工作中的运用，通过计算机互联网等手段，推动档案管理的电子化，形成无纸化的档案管理，节省成本，节约空间。通过使用先进设备和技术，及时更新档案内容，从而更加长久、完整的保存档案资料。

3.提高档案管理人员的素质

在档案管理信息化中，要配备专业的人员，不能想当然的觉得是简单的工作，而忽视对员工的培养。信息化是一项庞大的工程，需要了解网络技术，能够运用计算机的专业人才。事业单位要重视这方面的人才，加以培养，提升其工作素质，为信息化提供人才保障。首先要对人才进行道德素质培养，让人才具备岗位所需要的一些素质和知识。其次要针对人才进行专业培训，补充岗位所需的知识，提高相关员工的管理能力和对资料信息的处理能力。

4.完善档案管理工作制度

事业单位对档案管理方面的制度大多都不够完备，导致相关员工执行事务时没有相关条款提供参考，致使工作混乱，流程不清，发生失误的概率增加。事业单位应当依据国家相关法律法规，根据本单位的具体情况，制定合理的档案管理制度，让档案管理工作更加规范，使档案管理工作有章可循。同时根据单位自身情况，不断调整和更新制度，加强对内部人员的监督和管理，建立合理的监督体系。由于事业单位的档案和其他单位不同，容易有一些保密信息，在信息化过程中，需要特别注意安全问题。建立监督体系可以加强对信息安全的保证，也可以让工作人员意识到档案资料安全的重要性，督促其认真工作，提高其工作热情。同时要做好信息安全工作，确保能够及时发现信息化过程中的不安全因素，及时解决发现的问题，加强内外部监督，推动信息化的安全有序进行。

5.提高档案管理信息化网站的实用性

事业单位为了给需要服务的人员提供档案信息，可以建立相关的网页进行服务，通过网站为使用者提供档案查找等服务。但是很多网站由于功能不全，更新不及时，导致形同虚设。事业单位应当对信息化网站加强管理，及时更新数据，开发更多功能，利用网络资源更好的服务大众，适应社会需求。提高网站的运作效率，让更多服务能够通过互联网完成，推动工作人员网上办公，更好的服务相关人员，减少不必要的手续和流程。

四、结语

综上所述，事业单位要加强对档案管理的信息化研究，推动其建设进程，将高科技设备和技术应用到实践中去。不断对员工开展专业化培训，提升管理能力，提高对档案管理信息化的重视，完善监督制度建设，保障档案资料的安全，保证信息化的有序进行，不断发掘更多有效手段推动其建设。

参考文献

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