新时期下如何做好医院人事档案管理工作

殷显英

摘要：本文主要针对医院人事档案管理工作展开研究，先提出其必要性，然后结合医院人事档案管理工作中存在的问题，如缺少完善的管理制度、信息化程度有待提升、管理人员的档案管理理念比较薄弱化等，重点提出了几点完善对策，主要包括加强人事档案的信息化建设、加强制度建设、提高人事档案管理人员的职业素养、加强人事档案资料的收集和更新、积极渗透服务理念，旨在为医院人事档案管理工作提供动力和支持，确保医院获取全新的发展空间和发展动力。

关键词：医院;人事档案管理工作;措施

现阶段，在科学技术不断发展的强大推动下，大大提高了医疗技术的更新效率，而且也进一步完善了医院经营管理模式。对于医院而言，在改革创新方面，人才发挥着重要作用，由于当前人才竞争局面愈演愈烈，所以明确提出了对医院人力资源管理的要求，尤其针对于人事档案管理工作。但是在实际上，一些医院对于人事档案管理工作的重视程度不足，所以必须要严格对待人事档案管理工作，做到及时发现问题并解决问题，有效落实和改善医院人事档案管理工作，推动档案管理人员综合素质的提升，从而不断确保良好的规范性和科学性实施成效。

一、医院人事档案管理工作的必要性分析

在企业和事业单位相关制度变革的影响下，相关单位的人才变动越来越明显，尤其对于医院。所以对当前医院人事档案工作进行分析，一些档案管理人员对人事档案管理工作的重视程度不足，甚至认为仅仅需要简单保管即可。同时当前医院档案管理人员的专业性不足，这对于医院人事档案管理工作进度造成一定的影响。在人事管理过程中，信息得到了充分体现[1]，尤其针对于医院相关人员的信息资源，所以医院高层领导应对人事档案管理工作予以正确了解和认知。其中，借助于信息化技术的应用，可以大大提高人事档案信息的利用率，有效预防丢失、损坏等不良情况的出现，而且检索效率较高，从而在整体上确保良好的医院人事档案管理水平。

二、医院人事档案管理工作中存在的问题

（一）缺少完善的管理制度

目前，人事调动越来越普遍化，而且在人才流动方面，其频繁性特点较为突出，再加上经济体制改革进度大大增强[2]，对于医院来说，必须要与时代发展速度保持高度一致，加强专业人才的聘请，并加强先进设备的引进和应用，但是一些医院尚未落实到位，所以一定程度上不利于医院人事档案管理制度的顺利构建，与当前经济变化趋势也并不相符。特别一些医院对人事档案管理工作的重视程度不足，其随意性行为比较严重，同时也尚未密切联系人事档案、员工岗位以及薪水之间的联系，所以对医院人事档案管理工作产生了很大的影响[3]。

（二）信息化程度有待提升

在信息时代出现以后，对于医院人事档案管理工作来说，应加强先进信息化技术的应用，为提高人事档案管理水平创造有力条件，但是在实际上，一些医院人事档案管理工作的信息化水平并不高，所以很难将信息共享效率提升上来[4]，而且也无法对医院全部人事档案予以了解和掌握。此外，在人事档案的分类管理信息方面，其完善性和规范性也严重缺失。

（三）管理人员的档案管理理念比较薄弱化

对当前各类管理型人才进行分析，供不应求趋势比较严重，但是相关人事档案管理的人才并不多，虽然管理人才具有一定的专业经验，但是在庞大数量的工作压力下，并不利于實际工作的开展。基于此，医院领导应积极引进信息化管理技术，弥补传统手工管理方式存在的薄弱点和空白点[5]，这不仅可以对工作人员的工作量予以控制，而且还可以将该岗位的工作难度性降至最低。但是由于诸多管理人员的专业性有待提升，再加上很难实现对信息化技术的灵活运用，所以尚未将信息化管理技术的优势充分发挥出来。

（四）人事档案的真实性和完整性欠缺

对医院人事档案的信息来源渠道进行分析，其宽度性比较明显，再加上受到时间跨度的影响，所以人事档案的真实性和完整性难以保证。同时，诸多人事档案的填写，都需要医院高层领导来进行，所以操作的规范性难以保证，从而不利于将医院人事档案信息的全面性和客观性反映出来，且针对于记录的相关人员资料，其真实性也难以保证，所以不利于发挥出人事档案的作用。

三、医院人事档案管理工作的完善对策

在经济社会发展的强大推动下，各项制度改革速度较快，对于我国医院人事档案管理制度来说，也要做好与时俱进，加大改革力度。当前，我国医院人事档案管理的外部环境和内部环境的变化性显著，所以明确提出了对医院人事档案管理的要求，要想与当前经济发展趋势相一致，医院人事档案管理制度的改革势在必行，具体来说：

（一）加强制度建设

在人事档案管理工作中，管理制度属于重要的制度性保障之一，这对人事档案管理工作产生了很大的影响，可以有效实施管理工作。在制度建设过程中，应注重完善监督机制和考核激励机制，对工作中的信息收集进行了解，并做好信息存档总结工作，进一步落实好档案管理制度[6]。其中，针对于考核激励机制，如果工作人员的表现良好且突出，应给予一定的物质奖励和精神奖励，反之，应给予相应的处罚，从而最大程度地激发出工作人员的工作积极性、主动性。

对于制度建设，对档案工作依法管理也产生了很大的影响，并给予人事档案信息化管理工作一定的保障，确保良好的规范性和安全性，通过法律体系，有效保护人事档案管理资料，确保依法管理水平的稳步提升。在档案管理制度方面，应注重立卷归档、档案保管以及档案保密等制度内容的融合，这些制度对档案收集、归档以及保密措施等要求较高，必须要对各项制度进行分析，为档案管理提供制度性保证，从而不断提高人事档案管理的规范性和有序性。

（二）加强人事档案的信息化建设

要想不断提高现代档案管理水平，信息化发挥着重要作用，当前一些档案管理工作的信息化趋势比较显著，而且基于信息化视角，档案管理工作的优势已经得到共识，其传输效率和计算能力较强，可以对管理人员的工作量予以有效控制，而且也可以确保管理工作效率的稳步提升[7]。同时，也要提高对人事档案管理信息安全的高度重视，既要对防病毒的杀毒软件进行安装，也要不定期备份信息数据，对于上机规程则要严格规定。医院应注重对专业信息技术人才进行聘请，确保医院信息软件设计更具科学性和合理性，不断提高检索系统的完善性，并使档案管理的私密性体现出来，从而不断提高信息资源利用效率，给予个人信息的保护一定的保障。

需要注意的一点是，在人事档案管理信息化建设过程中，应积极构建软硬件设施，加强计算机与软件系统的配置，为人事档案管理工作提供一定的扶持。由于一些医院人事档案管理的信息量比较少，所以在配件配置方面，应从实际情况出发，确保高度的合理性和适用性，以免浪费不必要的资源。然后积极构建网络体系，借助网络实时性更新和收集人事档案管理信息。

（三）提高人事档案管理人员的职业素养

对于档案管理人员来说，在医院人事档案管理工作中扮演着重要角色，其综合素质和职业素养，对人事档案管理水平的提升产生了很大的影响。所以当前诸多人事档案管理人员与实际工作需求并不相符，所以医院必须要将人事档案管理人员素质培养视为一项重要工作。医院应对当前人事档案管理现状进行深入分析，由于一些醫院的人事档案管理人员出自于其他科室，其兼任特点显著，而科室人员的人事档案专业素质并不高，所以医院应实现兼职向专职的顺利转化，并将人员数量增加上来[8]，从而将档案管理工作水平提升上来，从而进一步规范医院人事档案管理工作。

在培养方式中，医院应灵活运用人员自学、集中培训等方式，既要加强档案管理人员专业素质的培养，也要引导档案管理人员树立高度的法制意识，所以应将法制方面的教育纳入到培训活动中去，使管理人员的人事档案管理思想更具规范性，从而有效推动医院档案管理工作。同时应将引进来、走出去原则践行到位，将培训方式予以多元化，将法律法规、专业知识以及业务技能等内容纳入其中，严格考核培训结果，确保培训的有效落实，防止出现形同虚设现象。然后借助人事档案管理知识大赛，在绩效考核中，密切联系考核结果和比赛结果，从而将档案管理人员的主动学习能力提升上来。

（四）加强人事档案资料的收集和更新

在员工职称考评等方面，人事档案属于不可或缺的评价依据之一，但是从我国医院人事档案现状出发，人事档案的作用尚未完全得到体现。基于此，在医院考核工作中，必须要体现出人事档案资料数据的主体性地位，由于当前人事档案内容的片面性明显，而且员工个人综合素质和能力不足[9]，所以医院应综合化评估个人情况，尤其对于员工个人素质和能力等，贯彻落实好公正性和全面性原则，从而赋予人事档案资料全新的效能和价值。

（五）积极渗透服务理念

基于服务理念视角，要求人事档案管理人员应对传统机械化工作方式予以创新，将人事化和动态化特点凸显出来，比如应加强逻辑性分析方法的应用，以此来保证领导层了解相关档案信息，并凭借自身不断积累的工作经验，正确认识未来人事档案管理工作的发展走势，从而为医院经营发展贡献出自己的一份力量。在服务理念方面，时效理念和价值理念不容忽视，对于时效理念来说，主要是指对于人事档案管理部门来说，应对人事档案需求进行实时性关注，促进医院正常经营与发展，而价值理念主要是指对于档案管理部门，应对人事档案与医院之间的关系予以明确化，赋予较强的重视程度。

四、结束语

总而言之，对于医院来说，要想在同行业竞争中占有有利地位，获得良好的发展空间，必须要提高对人事档案管理的高度重视，这在医院内部结构中占据着重要的地位。所以医院应对传统人事档案管理理念予以创新和优化，高度重视人事档案管理工作，加强信息化技术的应用，赋予人事档案管理工作全新的生命力。同时，还要加强人事档案管理人员的培养，致力于人才综合素质和专业能力的提升，从而使医院享有较高的影响力和凝聚力。

参考文献：

[1]禹梁娟.信息化背景下医院人事档案管理的改革和创新策略[J].办公室业务，2020（13）：137-138.

[2]潘翠芬，胡明兴.医院档案目标管理工作对人事档案管理的促进作用分析[J].兰台内外，2020（16）：28-30.

[3]冯峰.大数据时代下实现医院人事档案电子信息化管理的思考[J].中国卫生产业，2020，17（04）：78-80.

[4]姚瑶，张秀玲，吴倩.数字信息化在医院人事档案管理中应用研究[J].全科口腔医学电子杂志，2019，6（21）：157+159.

[5]陈文烽.试论如何发挥人事档案工作在医院人力资源管理中的应用价值[J].办公室业务，2019（11）：139.

[6]严金瑜.新《干部人事档案工作条例》背景下医院人事档案管理新模式探讨[J].兰台内外，2019（14）：13-14+20.

[7]何晓薇.浅谈医院档案的目标管理工作对人事档案管理的促进作用[J].中国卫生产业，2019，16（08）：194-195.

[8]林洁珩.探讨医院人事档案管理工作如何适应新形势的需要[J].中国卫生产业，2018，15（21）：15-17.

[9]刘波.分析如何更好地做好新时期医院人事档案管理工作的措施[J].世界最新医学信息文摘，2017，17（32）：176.