新医改下医院档案管理的改进与完善思路探析

摘要：当下，我国医疗卫生保障事业改革进程加快，医院业务量不断增加，医院各类档案数量也随之增加。在这种背景下，如何进一步推动医院档案管理变革，优化档案管理内容，更新档案管理理念，创新档案管理方式，已经成为档案管理人员备受关注的课题。为此，文章就新医改下医院档案管理的改进与完善的现实意义进行分析，分析医院档案管理中常见的不足，指出医院档案管理改进与完善应坚持的思路和对策，旨在进一步为医院档案管理人员提供经验借鉴和理论参考，助力于医院转型。

关键词：医院;完善;改进;不足;档案管理

新医改背景下，医院各项工作中所产生的信息资料不断增多，档案管理人员的管理压力、管理难度较之以往也有所提升。为此，有必要从理论层面就医院档案管理进行探讨，把握时代机遇，着眼于档案管理的前沿和重点进行创新，找寻医院档案管理的新方式，推动形成以档案数字化、档案创新化、档案创新化为轴心的档案管理体系，确保医院档案管理工作更有活力、更可持续。

一、新医改下医院档案管理的改进与完善的现实意义

（一）有利于强化档案服务，彰显档案价值

一方面，医院档案资源来源于医院各项业务，能够全面、准确、真实地反映医院各项业务的具体情况，具有凭证价值。改进与完善医院档案管理机制，可以进一步详细记录医院各项工作的情况，为后期工作、决策提供信息参考，拓宽档案资源的利用面，彰显档案的价值[1]。另一方面，医院档案资源涉及许多政策法规类文件，是医院落实新医改政策，推动医院业务改革的重要参考。改进与完善医院档案管理机制，可以进一步为医院其他部门人员提供更优质的档案服务，能够更好地档案资源在决策咨询、决策参考、政策研究、学术研究等领域的作用。

（二）有利于提升档案管理实效，实现档案管理转型升级

一方面，创新档案管理方式，对医院业务工作中有利用价值的信息进行收集、分析、评价、处理、存储，按照医院既定的规范和标准对其进行管理，能够更好地适应时代发展要求，紧跟时代发展潮流[2]。另一方面，更新档案管理理念，从精细化、规范化、系统化的角度搭建的档案管理体系和服务体系，能够确保档案管理质量，实现档案管理转型升级。

二、新医改背景下医院档案管理常见的不足

（一）软硬件设施不完善，档案管理环境有待优化

当下，部分医院档案管理工作与时代发展脱轨，难以适应医院档案管理需求。一是没有充分购置并更新相应的软硬件设施，导致档案管理变革缓慢，许多档案甚至长期处于浪费闲置的状态。一是高性能计算机、高容量硬盘、高速打印机、电子高速扫描仪、微缩相机等硬件处理设备缺失，既无法快速处理纸质档案資源，也无法集中、统一对纸质档案进行数字化转化并处理。正是由于存在这一情况，导致医院档案数字化进程缓慢，无法最大限度地节约人力资源。二是档案管理系统功能单一，难以满足医院档案需求主体的信息需求和利用需求[3]。典型表现在档案系统在资源检索、资源合并、格式转化、数据关联、数据共享领域的功能不完善，无法实现档案资源一站式管理与一站式服务。

（二）医院档案管理制度不健全，档案处理不够规范

伴随医院各项工作深入推进，医院档案资源所涵盖的信息面也不断拓宽，档案数量随之增加。然而，当前部分医院没有及时结合最新的政策法规和本单位实际制定或者修订规章制度，难以厘清权责界限，不利于档案管理改革。一是档案管理分工不明确，档案管理部门与业务部门脱节，对资源的整合与统筹力度不足，难以最大限度地节约人力资源。部分医院档案资源没有经过业务部门相关专责进行处理，直接送交医院档案管理部门。档案在缺乏初步处理的情况下导致档案管理部门工作压力增大，无法实现精细化的目标。二是归档时限不明确，档案闲置率、损毁率高。部分医院对于医院档案资源归档时限不明，许多应当及时归档的档案资源闲置在各个业务部门，难以做到应归尽归，影响了档案资源的原始性、规范性。三是归档范围仍然有待细化，无法做到应收尽收，难以确保档案资源的完整性。四是部分医院尚未明确图片类、声像类、影像类、文书类等不同类别的信息资料应当采用何种数据格式，影响后期档案编研、档案集中利用与档案编研工作。

（三）数字化信息技术应用率不高，档案管理实效性不强

部分医院尚未充分将大数据技术、云储存技术、智能算法、新媒体技术应用到档案管理与档案开发利用的各个环节，无法满足档案查询、档案检索、档案开发、档案共享、档案信息挖掘的需求[4]。首先，大数据技术应用不足，没有通过大数据技术集中对数据进行归纳和整合，档案数据库建设滞后，人为弱化了档案资源在政策咨询、决策参考、学术科研、病案研究、病历集中查询领域的作用。其次，云储存技术应用不足，医院档案备份工作推进缓慢的同时，无法构建互联互通的档案共享机制，导致医院与疾控中心、卫生行政部门、其他医院的联系度不高。再次，智能算法应用不足，尚未通过智能算法搭建更为精准科学的数据检索模型，无法适应档案资源不断增多的情况，难以满足新形势下档案检索的需求。最后，新媒体技术应用不足，档案服务仍然停留在线下阶段，没有转移到医院官网、微信公众号、医疗APP中，难以提升档案服务的便捷性和科学性。

（四）医院档案管理人才队伍建设滞后，缺乏复合型人才

近年来，医院各类信息资料不断增加的同时，档案管理人员的数量以及档案管理人员的素质却并没有跟上，影响医院档案管理事业长远发展。一是过于依赖专职队伍，忽视临聘人员队伍建设。许多医院（尤其是公立医院）受限于编制问题，无法大规模的招募正式员工。如果不能及时根据医院档案管理工作量招募临聘人员，不仅会挫伤专职人员的工作积极性，而且将会导致医院档案管理工作超负荷运转[5]。此外，部分医院对于临聘人员的培训不足，导致临聘人员很难快速适应医院档案管理工作。二是医院档案培训内容缺乏指向性，档案管理人员对医院业务工作缺乏了解，无法高效规范地开展档案分类、利用、整理、收集等工作。三是档案信息化领域的培训不足，档案管理人员应用信息技术的意识和能力有待增强。四是医院培训方式单一，尚未形成内外联动式的培训模式，忽视人才交流、继续教育、外部讲座、案例讲解、实践模拟在人才培训领域中的作用，不利于打造与时俱进的人才队伍。

三、新医改下医院档案管理的改进与完善思路

（一）坚持改革先行，更新档案管理理念

医院档案管理要坚持改革先行，不断挖掘档案资源的社会价值、经济价值、政治价值、文化价值以及其他价值。一方面，要善用数字信息技术对档案管理方式进行优化，通过数字信息技术代替部分人工劳动，将数字信息技术渗透到档案管理、档案利用和档案服务的各个要素和环节中，另一方面，医院要进一步革新人员分工、工作机构、管理职能，侧重于对档案立卷归档、档案管理、档案开放、档案利用、档案鉴定、档案开放、档案公布、档案销毁、档案更新等各项工作进行改革，实现管理理念、方法、理论创新等目标。

（二）注重档案管理的长期性，合理推进档案管理工作

医院档案管理的改进与完善是一项常态化、动态化、系统化的工作，会随着技术进步、理念更新和科学发展而改变。一方面，伴随硬件设施、软件系统不断更新和完善，档案管理方式、管理理念也会随之变化。为此，改进与完善医院档案管理工作时必须立足于时代发展背景、立足于单位实际需求，不断借鉴和吸收其他单位的先进经验，不断为档案建设工作创造有利条件。另一方面，档案管理变革不能一蹴而就，而是需要经过一个过程、多个阶段。档案管理人员对医院档案管理工作的认识也有一个前进上升的过程，需要通过学习和实践来不断提升自身的综合素养。因此，要辩证的看待医院档案管理工作，既看到新医改背景下医院档案管理工作面临的挑战，也认识到档案管理的机遇，不断提升管理能力，走出一条符合医院发展实际的路子。

四、新医改下医院档案管理的改进与完善的对策

（一）更新软硬件设施，优化医院档案管理环境

实践证明，医院档案具有的社会价值、文化价值、凭证价值和经济价值。为此，医院要进一步打破档案管理的“隔离墙”，不断更新并完善软硬件建设，夯实档案管理基础，真正为档案管理工作注入活力。一是要充分购置高性能计算机、高容量硬盘、高速打印机、电子高速扫描仪、微缩相机等硬件处理设备，并结合需求购置防尘设备、温度控制设备、监控设备，切实完善档案室的工作环境，推动档案管理转型升级。二是要优化档案管理系统功能，做好档案需求调研工作，充分了解系统使用主体的意见和建议，及时与软件供应商联系，优化档案系统在资源检索、资源合并、格式转化、数据关联、数据共享领域的功能。同时，要切实加快医院档案管理系统与OA办公系统、财务系统、人事系统以及其他信息系统的关联步伐，打造档案资源一站式管理与一站式服务机制。

（二）完善档案管理制度，为档案管理人员提供指引

档案管理制度具有指引、评价、教育、预测作用，是医院档案管理工作的基石。一是要从制度层面细化档案管理分工，落实档案管理部门与其他业务部门的责任。医院可以探索各个业务部门设置兼职的档案管理专责，由其对档案材料和业务性强的档案材料进行初步处理，之后再转交档案管理部门。二是要从制度层面明确归档时限，落实归档责任，避免信息资源长时间闲置，减少浪费和损毁现象。为此，医院可以探索將归档时限纳入业务部门绩效考核中，充分保障档案的连贯性、一体性和全面性。三是要从制度层面细化归档范围，最大限度地保障档案资料的真实性、准确性以及完整性。通常而言，医院可以按照科研档案、病历档案、文书档案、人事档案、技术档案、行政档案、党务档案等分类方式对档案的归档范围进行明确，为档案管理人员立卷归档提供指引。四是要从制度层面明确不同类型档案的归档格式、归档标准。医院可以出台《纸质档案管理》《电子档案数字化建设标准》等相关的规章制度，明确不同类型档案资源的份数、页数、格式、种类，确保档案资料齐全完整。

（三）深化数字化信息技术的应用，增强档案管理实效

医院要坚持因地制宜的基本原则，不断引进并利用新型信息技术，制定信息化时代的档案开发利用规划，切实满足档案需求主体多元化的需求。首先，要进一步深化对大数据技术的利用，通过大数据技术对同一类型、同一专题的档案资源进行检索，建设特色档案数据库。医院可以设置相关的数据筛选代码和数据筛选模型，在海量的实验数据中中筛选出具有特色价值的信息资源，并对其进行归档，组成特色数据资源库，强化档案资源在政策咨询、决策参考、学术科研、病案研究、病历集中查询领域的作用。其次，要深化对云储存技术的应用，推进医院档案备份工作。同时，要依托于终端建立档案共享机制，深化与疾控中心、卫生行政部门、其他医院的联系，设置相应的访问权限，探索疾控、医疗、保健、保险等领域的深度合作，节约档案管理成本，实现互利共赢。再次，要深化智能算法技术的应用，结合用户习惯建立检索模型，搭建更为实用便捷的检索平台。最后，要加快对新媒体技术的应用，进一步推动医院档案服务延伸至医院官网、微信公众号、医疗APP中，最大限度发挥档案价值。

（四）加快医院档案管理人才队伍建设，打造复合型人才

一是要重视临聘人员队伍建设，结合医院的档案工作量和工作难度，充分通过劳务派遣、合同制等方式招纳档案管理人才。同时，要做好对临聘人员的岗前培训和在职培训，确保临聘人员能够完成相应的工作任务。二是要提升培训内容的指向性，了解档案管理人员的需求，打造体系多层次、内容多元化的培训模式，强化档案管理人员在档案分类、利用、整理、收集等领域的能力。三是要重视档案信息化技能培训，进一步推动数字化信息技术在医院的应用。四是要创新培训方式，综合利用人才交流、继续教育、外部讲座、案例讲解、实践模拟等方式对人员进行培训。

五、结束语

新形势下，医院档案管理工作面临新的挑战和机遇，只有进一步优化医院档案管理结构，转变管理理念，应用新技术管理好档案资源，才能真正推动档案管理工作迈上新台阶。具体而言，一是要更新软硬件设施，优化医院档案管理环境;二是要完善档案管理制度，为档案管理人员提供指引;三是要深化数字化信息技术的应用，增强档案管理实效;四是要加快医院档案管理人才队伍建设，打造复合型人才。相信在档案管理人员不断开拓创新下，医院档案资源能够得到更深层次的开与利用，医院档案管理工作会呈现出崭新的面貌。

参考文献：

[1]高海燕.大数据环境下医院档案管理的SWOT分析[J].山西档案，2020（01）：139-142+47.

[2]张海红.大数据时代医院档案数据管理研究[J].山西档案，2019（06）：86-92.

[3]王欢.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].安徽农业大学学报（社会科学版），2014，23（04）：66-69.

[4]丁红.新形势下医院档案管理现代化问题及相应对策[J].中国现代医生，2014，52（02）：116-118.

[5]孙涛，陈小琤.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国病案，2014，15（01）：51-53.

作者简介：赵林（1972.06-）男，民族：汉，籍贯：山东省德州市，学历：本科;现有职称：中级档案馆员;研究方向：档案管理。