新时期档案信息化建设的几点思考

许建智 王艳艳

档案工作走向现代化离不开档案信息化支撑和引领，档案信息化已成为实现档案工作转型升级的重要途径，是一项具有全局性、战略性的工作。江苏省在实现档案工作现代化过程中，如何抓住档案信息化加快发展的黄金期，笔者结合实际工作，谈几点思考。

一、江苏省档案信息化发展现状

1.档案信息化工作稳步推进。江苏省委、省政府高度重视档案信息化建设，积极推动档案工作融入经济社会发展大局，为江苏省档案工作走在全国前列创造条件。2016年，将“推进数字档案馆建设”纳入《江苏省国民经济和社会发展第十三个五年规划纲要》。2017年，《关于贯彻落实<国家信息化发展战略纲要>的实施意见》把“建设数字档案馆、数字档案室一体化综合管理工程”作为一项重要内容。同年3月，全省档案信息化建设推进会在常州召开，明确了“十三五”期间全省档案信息化建设的目标、任务与实现措施。同时，“启动省数字档案馆建设项目，推动省级机关和市县档案信息化建设”“全面实施省数字档案馆建设”分别被列入省政府2017、2018年度十大主要任务百项重点工作。

2.档案信息化建设初见成效。江苏省各级档案部门认真贯彻国家、省有关方针政策，坚持将档案信息化建设摆在档案事业发展的重要位置，加强组织领导，采取有效措施，大力推进档案信息化建设。目前，全省档案信息化标准规范体系初步形成，档案数字信息资源建设总体进展顺利，档案利用开发和共享开放的程度不断提高，初步实现了档案管理以实体为重心向以信息为重心转变。2018年，国家档案局在江苏省召开全国数字档案室建设推进会，推广江苏省的做法和经验。截至2019年底，江苏省拥有国家示范数字档案馆4家，国家级数字档案馆6家，国家示范数字档案室3家。南京市建邺区档案馆成为全国唯一的“双示范”数字档案馆。

3.档案信息化建设存在的薄弱环节。江苏省档案信息化建设成效明显，但总体来说与江苏经济文化大省的地位、与“全国领先、全面领先”目标、与各行各业不断加速发展的信息化进程还不相适应。主要原因有：一是认识不到位，部分地区存在对档案信息化建设理解不准确、制度不健全、管理不到位、上下不联动等情况；二是区域发展不平衡，财政经费保障不足，苏南地区投入较大，苏中地区好于苏北地区，“南强北弱”特征明显；三是专业力量不足，人才匮乏现象较为常见，制约了档案事业的发展。

二、档案信息化建设认识误区

近年来，全省档案部门高度重视档案信息化工作，落实新发展理念，积极创新转型。但在实践过程中，笔者发现，一些部门和单位对档案信息化建设理解片面，局限于三个“一”，即“一扫了之”“一包了之”“一评了之”，不可避免地走了一些弯路。

1.档案资源一扫了之。一些单位和人员认为档案信息化就是数字化，将馆（室）藏档案全部数字化，档案信息化建设就完成了。由于没有真正理解档案信息化建设的内涵，还常常错误地认为本单位是“数字化档案室”“数字化档案馆”。实际上，从国家层面到江苏省的相关文件，尚无“数字化档案室”“数字化档案馆”说法，准确的说法应该是“数字档案室”“数字档案馆”。因此，我们必须要明确档案信息化不等同于档案数字化，两者为包含关系，档案数字化是档案信息化建设中的基础性工作之一。档案信息化建设是一项复杂的系统工程，包含基础设施建设、应用系统建设、信息资源建设、制度规范建设、安全保障体系建设等，各部门和单位要结合当地实际进行统筹规划，有计划、有步骤、有重点地分步实施。

2.檔案信息化工作一包了之。档案信息化建设中，同样还存在将全部建设任务交给中标单位，当甩手掌柜的现象，也就是我们说的“一包了之”。而这样做存在较大风险。企业只是对技术擅长，并不懂档案业务，没有档案人员主导从实际出发，提出需求、把关方案、监管建设，建设成果和预期的往往会大相径庭。档案信息化建设如果全部依赖公司，档案事业发展的命脉就会掌握在他人手中，往往有需求时企业可能无法及时响应，或是提出一些不合理的要求。甚至有些企业面临倒闭风险，那本单位的档案工作就可能会瘫痪，严重影响档案事业的发展。同时，我们还需认识到档案信息化建设是由多方面内容组成的，尤其是档案资源建设，它是档案信息化建设核心，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志，而这些都非企业能做到的。因此，档案信息化建设应该以建设单位为主，企业只是提供技术支撑。

3.数字档案馆（室）一评了之。2012年，江苏省档案局开展数字档案馆（室）等级评估。2014年，国家档案局开展数字档案馆系统测试。2016年，国家档案局开展数字档案室建设评价。这些测评为档案信息化建设指引了方向，使数字档案馆（室）的建设更科学、安全和高效。但在实际操作中，一些单位与测评的宗旨相悖，为评而评，不可避免地出现了一些敷衍了事、应付任务的现象。例如：临时制定甚至直接抄袭一些制度，实际上并没有真正执行；临时借用其他单位基础设施；对一些质量不过关的数据想办法规避；需要日志、效果评价和点击量的，安排专人临时突击。测评通过后，被测评单位觉得大功告成，可以松口气了，档案信息化建设也就步伐缓慢甚至止步不前。由于走入“一评了之”的误区，建设目的不明确，档案信息化建设效果往往大打折扣，不能很好地推动档案事业发展。档案信息化建设是一个长期的过程，一方面要很好地维护档案信息化建设成果，使其发挥应有的价值。另一方面，信息技术不断进步和发展，人民的需求也在不断变化，档案信息化建设需要不断跟进。

三、如何推动新时期档案信息化工作

目前，江苏省档案信息化建设正面临国际层面的迅猛发展和国内你追我赶的紧迫局面，我们要保持清醒的头脑，总结经验、吸取教训，重新认识档案信息化工作，切实加快信息化和档案工作的融合，推动档案事业高质量发展。笔者认为应重视以下三方面。

1.重新认识档案信息化建设。随着时代的发展，信息技术的不断更新，档案管理对象从纸质档案向电子档案转变，管理方式从手工管理向信息化管理转变，管理内容从实体管理向内容管理转变，利用方式从来馆查阅向网络利用转变[1]。我们要适应转变，与时俱进、顺势而为，创新管理模式，助力档案工作转型升级。

（1）强化电子档案（文件）管理的重要性认识。新修订的《中华人民共和国档案法》已明确电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。在信息处理方式变革引发电子文件数量爆炸式增长的大背景下，单轨制归档迫在眉睫。然而档案部门还在要求双套制归档，要求电子档案转为纸质档案移交接收，档案事业的发展明显与经济社会发展水平不相适应。我们必须转变观念，改变认识，将电子档案（文件）的管理作为档案信息化建设的主要任务，建立符合规范要求的档案馆（室）系统，建立相关规章制度，以信息管理为主，辅助实体管理，推动电子档案管理从双套制向单套制转变，开拓档案工作新局面。

（2）强化档案库变为思想库的认识。档案信息资源是宝藏，不仅记录历史，还承担着存史资政、服务社会的重任，如何充分挖掘档案，使其成为各行各业、老百姓能够有效利用的“活资源”，是档案信息化建设成果的价值体现。电子档案和档案数字化是思想库的两个基础。电子档案是我们当前和今后一段时间档案信息化建设的重点。数字化方面，江苏省档案数字化率一直走在全国前列，但需要关注的是，数字化的同时应对文件进行高质量的OCR识别，将纸质档案由图片变为可挖掘的文字，为提供更深层次的应用打牢基石。档案库变为思想库，更为重要的是要利用先进的信息技术对档案进行挖掘整合，基于智慧的分析预判，变被动利用为主动推送，拓展深度和广度，让利用档案成为人们潜意识的惯性思维，从而充分发挥档案的决策支持作用和为民服务的价值。

2.扎实推进档案信息化工作。新时期档案信息化建设重点要解决好“四化一库”的问题，即局馆管理信息化、行政监管网络化、档案管理智能化、档案服务全面化以及建立核心数据库（资源总库）。

（1）局馆管理信息化。档案部门应将信息化建设与单位的变革管理“同策划、同部署、同推进”，规范工作方法，提升工作质量，提高工作效率，在各方面为档案工作人员和档案用户提供便利。重点要优化人力和物力资源的配置，有效降低运行成本，实现消防系统、温湿度控制系统、照明系统的自动调节，安防系统、门禁系统等自动控制，通过健全信息化管理体系全面提高内部管理水平。

（2）行政监管网络化。目前档案行政监管多采取人工方式，备案表、报表、安全检查记录也是以纸质形式为主，监管信息零散，效率低，监管效果不尽理想。信息时代，我们必须应用信息化手段改变档案行政监管模式，通过网络实时、动态地对档案业务数据进行采集、关联分析、即时统计，规范档案业务，实现“实时、无缝式”监管。同时为档案年检、重点工程备案等各类行政许可、行政处罚，规范化建设验收、业务指导等提供及时、准确、详尽的决策依据，全面促进和提高档案管理与服务的综合水平，促使监管工作由被动向主动、由静态向动态、由粗放向精细转变。

（3）档案管理智能化。智慧档案馆（室）是今后一段时期档案信息化建设的方向。中央档案馆原馆长、国家档案局原局长杨冬权指出，智慧档案馆的内容包括档案信息、档案实体、档案环境、档案人流以及其他方面智能化管理。[2]档案管理的智能化也可以理解为“会感知的档案、有生命的档案、能定位的档案、保安全的档案、可节能的档案……”以全面透彻的感知、高效协同的互联、智能融合的应用以及以人为本的可持续创新为主要建设内容，对数字档案信息进行智能管理、安全保存，提供主动服务。

（4）档案服务全面化。高效的服务档案用户是档案信息化发展的不断追求。一是要通过大数据和数据挖掘技术分析用户的需求，构建一个有丰富资源基础，具有分析、处理、管理和决策能力的智慧服务系统。二是要基于互联网、政务网、局域网对单位内部、党政机关、社会公众各个层面提供档案服务，在受众上更广泛，时间上更灵活，方式上更便捷。同时，还可以运用各种新媒体开展信息服务，为利用者提供丰富多彩的新体验，构成档案服务的新形态。

（5）建好核心数据库（资源总库）。电子档案长期保存是档案信息化建设的核心要义，也是与其他行业信息化建设最本质的区别。2010年，江苏地方标准《数字档案馆建设规程》中最早提出了“档案核心数据库”概念。2012年，国家档案局在《数字档案馆系统测试办法》中提出了“数字档案资源总库”的概念，再次强调建立核心数据库（资源总库）重要性。核心数据库可以理解為以可靠的、科学合理的方式长期保存电子形态的档案及相关数据的专用数据库。它致力于解决数据与特定平台、数据库管理系统、应用系统的依赖性，使电子档案保存时间远远长于产生这些档案的源系统（软件和硬件环境）的生命周期，长于我们有把握能够预期的技术变化周期，在几十、几百、几千年后电子档案仍真实完整安全地存在并可利用。

3.切实抓好档案信息化安全新命题。安全一直是档案工作的生命线。近年来，国家档案局多次召开安全专项会议，先后印发《关于进一步筑牢安全防线确保档案安全的通知》《关于深入开展档案安全风险隐患排查整治工作的通知》，对新形势下抓好档案安全工作作出了一系列部署和要求。在实体安全和信息安全同时成为关注焦点的今天，我们必须采用“预防为主，防治结合”的形式，切实提升安全保障能力，牢守档案安全底线。

（1）从管理上防范安全风险。安全保障，以人为本。防范意识的薄弱是造成安全隐患的巨大威胁。档案信息化建设中，切不可忽视安全教育和专业技术能力培养，必须要筑牢全员思想防线，提升风险分析及预判能力，将安全风险防范贯穿于信息化建设的始终。与此同时，必须使各项工作制度化、规范化、程序化，确保档案安全管理的每一个环节有章可循、有据可依，比如机房出入、运行操作、温湿度控制等内容的机房管理制度，密钥管理、风险评估、灾难恢复、应急处置等内容的安全管理制度，软硬件管理员、数据管理员、安全管理员、审计员职责等内容的人员管理制度等，都需要仔细地规划和执行。

（2）从设备上防范安全风险。档案安全管理离不开安全设备的支持和护航。一方面要加强安全设备的建设，包括防火墙、漏洞扫描、入侵检测、安全审计、UPS等，需要投入购买的必须投入，绝不能有侥幸心理。另一方面要维护设备的安全运行，对服务器、存储设备、网络设备、监控设备等要进行实时监控，及时维修或更换潜在的故障设备。同时要关注机房环境指标，如保持恒温、恒湿、防雷、防水、防火、防鼠、防磁、防静电等。有条件的，可以建设屏蔽机房等。

（3）从技术上防范安全风险。档案信息化建设中安全防范与传统方式最为不同的是可应用先进的技术支撑，建立一个坚不可摧的堡垒，以适应安全领域面临的新问题新挑战，确保数据不丢失，信息不泄露。一是应用物联网技术，对实体档案的“生命特征”和动态情况进行全面监测，对开关门、出入人、开合架、取还档、温湿度等参数进行自动采集、关联分析，为实体档案安全保驾护航。二是通过恰当地应用信息安全技术，如CA、时间戳、电子签名、四性检测、封包、三员管理等为档案信息安全提供保障。三是结合安全域划分实施边界控制管理，合理开展在互联网、政务网、局域网的各项应用，局域网与因特网、政务网实施物理隔离。

注释与参考文献

[1]新华社.国家档案局：今年启动全国档案查询利用服务平台建设[EB/ OL].[2020-10-20].http：//www.gov.cn/xinwen/2019-03/29/content-5378202.htm.

[2]杨冬权.智慧档案馆（室）——我国档案馆（室）建设的新方向[J].中国档案，2020（11）：68-74.