电子引航签证单的设计与应用

陈伟丰 曹昊 夏方波

摘要：随着现代社会信息技术的高速发展，无纸化办公的重要性不断凸显。舟山引航站根据交通运输行业标准《引航签证单》（JT/T1278-2019）完成了电子引航签证单的设计、应用和完善工作。本文根据引航工作的流程，介绍电子引航签证单的设计与应用，既努力满足各方面的需求，又提高了工作效率。

关键词：船舶;引航;签证单;电子单据;电子签名

0 引 言

电子引航签证单是将原先由引航员于引航工作结束后交给船长填写的纸质引航签证单，通过手机、平板、笔记本电脑等智能设备进行填写，并通过云端进行无纸化处理生成的电子单据。舟山引航站于2018年年初开始试运行电子引航签证单，通过不停测试、修改和完善，目前已实现引航申请、引航调度、引航员确认、船长签单、计费、缴费和归档等一整套流程的无纸化运作，保证各船舶代理人/公司和本站业务科室开展正常的引航业务，还可在引航结束后第一时间进行财务计费、电子发票发送、船舶代理人/公司缴费等工作，提高了工作效率，减轻了各方面的工作负担，加快了引航费收进度。

1 背 景

随着航海科技的飞速发展，引航员也不断通过各种装备来辅助引航工作。但是引航员随身携带的纸质引航签证单在方便被引船船长填写、及时上缴、单据流转、安全保存、数据归档等方面存在不少问题，同时引航费收工作往往需要推迟数天才能再继续开展，舟山引航站因此开展电子引航签证单的设计、开发和应用。

中国引航协会为了加强我国引航签证单的标准化、规范化管理，于2015年年底开始了引航签证单的标准化工作，并于2019年年底成为交通运输行业标准。原有开发的电子引航签证单是先根据船长填写的纸质引航签证单，再扫描生成;或船长在APP上的非单据页面直接签名，再由系统生成，船长无法在签名前直观查看电子引航签证单，还容易在转换过程中出现差错。为了配合交通运输行业标准《引航簽证单》（JT/T1278-2019）的执行，舟山引航站除了重新设计电子引航签证单外，还采用“所见即所得”的方式进行了电子引航签证单的进一步开发，将原有纸质的行业标准《引航签证单》直接制作成电子版，并在版面尺寸、填写内容、显示样式上保持基本一致，即APP中直接显示整张的引航签证单，并可点击其相应位置进行直接填写和签名，使船长清晰明白自己填写了数据和签名的是电子引航签证单。

2 电子引航签证单设计

2.1电子单据设计

根据要求，电子引航签证单的设计不仅仅是把纸质引航签证单制成电子版，还可将船舶代理人/公司的电子引航申请单中的相关数据直接导入，减少船长填写引航签证单的工作量，还提高数据的正确性。

2.2 引航工作流程及电子引航签证单的功能实现

舟山引航站的整个工作流程分为8步，如图1所示。

2.2.1引航申请

中华人民共和国交通部令《船舶引航管理规定》（2001年第10号）第二十五条规定，申请引航的船舶或者其代理人应当向引航机构提供被引船舶的下列资料：（一）船公司、船名（包括中、英文名）、国籍、船舶呼号;（二）船舶的种类、总长度、宽度、吃水、水面以上最大高度、载重吨、总吨、净吨、主机及侧推器的种类、功率和航速……船舶代理人/公司据此规定向舟山港域引航调度中心进行电子引航申请时，提交上述相应数据外，还要求他们填写被引船舶中英文对照的船籍港、代理公司名称、IMO编号、始发港和目的港等数据，即所有与电子引航签证单相关的数据都是必填项。

2.2.2 审核确认

舟山港域引航调度中心接收船舶代理人/公司的引航申请，经核对海事局审批信息及相关船舶证书后，将电子引航申请单下发至舟山引航站调度室。系统接收数据后，一方面该船出现在待安排的电子引航任务单中;另一方面自动生成填写了船舶数据的电子引航签证单初稿。

2.2.3 调度安排

舟山引航站调度室调度员确认引航任务单后，根据水文气象、泊位、锚地或航道的通航状况、拖船、引航员及引航艇分布等信息安排引航计划，并发送至引航员及相关人员APP中，如图2所示，并在电子引航签证单中自动生成引航地点等数据。引航员查看接收到的引航任务后，如无异议，则在APP中确认接受。

2.2.4 引航工作

引航员根据调度安排准时出发，登轮后核对电子引航签证单中的相关数据并开始引航工作。如果数据有误，可直接在电子引航签证单上点击并进行修改。

2.2.5引航签单

引航任务结束后，由被引船船长核对相关数据的正确性，也可根据实际情况进行修改，并点击右下角的签名栏直接签名;还可扫描船章进行上传并盖在签名栏处。由于电子引航签证单上的所有数据均是中英文对照，中文给懂汉语的人士，英文给外籍人士[1]，且数据是从系统中自动生成并经船长核对和修改，因此不仅仅减少船长填写单据的工作量，避免错填概率，还可消除其所有疑虑，如图3所示。

2.2.6 调度审核

引航员完成电子引航签证单签单并上传后，调度员可以立即收到并审核，确认引航任务结束且数据正确后，让系统发送至费收系统中。

2.2.7 引航费收核对

引航费收系统根据电子引航签证单自动生成引航费后，财务人员可同步核对，根据引航距离、船舶净吨等信息核对引航费收是否正确。

2.2.8计费缴费

财务人员确认费收数据正确无误后，让系统自动生成电子引航计费单及电子引航发票，并通过电子邮箱或网站连同电子引航签证单一起发送给船舶代理人/公司。船舶代理人/公司获得电子票据并且核对确认后，可于当天进行相关费用的支付，并继续进行引航申请。

2.3数据闭环

引航费收系统收到船舶代理人/公司缴付的引航费后，电子引航申请单、电子引航签证单、电子引航计费单、电子引航发票等单据均归档保存在引航数据库中，实现数据闭环。

3 电子引航签证单的应用

3.1 数据冗余备份，保证有效性和安全性

当部分海域无网络或网络信号较弱时，为了不影响引航工作结束后被引船船长在电子引航签证单的正常签单，该系统使用本地加云端方式进行签单的保存，即无网络或网络信号较弱时，可先将电子引航签证单保存在智能设备中，等网络信号符合要求时再自动上传，并提供相应的状态提醒，保证电子单据传输的及时性、有效性和安全性;同时，提供各类设备的支持，单个设备的损坏不会影响签单，且支持在无网络环境下进行空白单据的生成，确保签单100%的成功率。

3.2电子引航签证单数字化归档

纸质引航签证单的单号是预先印刷的，并由引航员随机领用、填写，因此上交的引航签证单单号缺乏连续性，使得该单号失去实际意义。电子引航签证单的一号多单机制很好地解决了这一难题，在被引船船长签名之前不生成单据号，船长签名后自动生成由任务完成日期加一顺序号组成当天唯一和连续的单号，电子引航任务单、电子引航计费单和电子发票备注号均同样使用该单号，如图4所示。单号用于查询该航次的数据及费收情况，IMO编号可得到该船到舟山港域的所有历史数据。根据单号是否连续可自动识别遗漏的单据，便于及时提醒相关工作人员完成后续工作。

4 电子引航签证单的优势

4.1 保证引航后续工作能立即开展

随身携带的纸质引航单会因引航员在晚班引航工作后直接回家休息而无法及时上交;同时，宁波舟山港的南北港区跨度较大，考虑到渡轮班次、引航员工作实际情况，纸质引航签证单上交可能需要数天时间，导致后续工作无法第一时间开展。电子引航签证单实现纸质单据的电子化，加快数据在内部各部门的流转[2]，使财务人员于引航任务结束后可立即进行引航费收工作，并开具及发送相应的电子引航计费单和电子引航发票。船舶代理人/公司能在收到上述电子单据后，当天便可以进行相应的引航费用支付，实现了每一艘船舶引航任务及后续工作“日日清”的目标。

4.2实现单据电子化管理，大大减少存储空间[3]

原来的纸质引航签证单日积月累后，需要占用较大的仓库空间进行存放，还需要进行一定的维护。以舟山引航站为例，近三年的引航量达30 985艘次，单单一式三联的引航签证单就需要使用92 955张，加上一式二联的引航申请单、计费单、发票和拖船单等，共使用纸张340 835张。档案室归档后的文件量将达到461 kg，装订后的体积约2.5m3。而使用电子单据存储，三年仅使用不到2G的存储空间，上传至云端保存即可，还可以多处备份、长久保存[3]。表1是纸质引航签证单和电子引航签证单的对比。同时由于使用电子单据存储，无须再使用纸质单据，不但节约了印刷成本，并杜绝了所产生的木材砍伐、能源消耗以及碳排放，使环境得到了有效的保护。

4.3 使用电子单据，减轻疫情对相关人员的影响

由于近期新冠肺炎疫情影响，纸质引航签证单的吸水性，容易沾染飞沫等病毒还无法进行消毒。使用电子方式签单，引航员通过配备的酒精擦片即可对智能设备进行必要消毒。同时，财务人员不接触纸质单据，船舶代理人/公司也不再需要前往引航站领取纸质引航签证单、计费单和发票等，既减轻了他们的工作负担，也避免了疫情期间人与人、人与物的直接接触。

5 电子签名的有效性及法律依据

《中华人民共和国电子签名法》第十四条指出：“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”。这就从法律的高度规定了采用电子签名的形式一样具有法律效力。根据模拟手写笔迹的模式，通过智能设备所配备的手写笔进行的签名能最大程度的还原笔迹，同时达到仿真性、不可模仿性和法律有效性的效果[4]。除该系统所使用的电子证书验证外，被引船船长在电子引航签证单签名时，APP将记录签名时间和地理经纬度。电子签名生成后，该电子引航签证单如果需要进行修改，必须重新签名。调度员确认电子引航签证单后，引航员APP中的引航任务信息自动进行锁定并归档等，这些在签名的有效性和防篡改性上得到了保障。

6  结 语

随着信息化技术的不断发展，如何高效充分地利用新的技术为引航事业服务是摆在后勤工作人员面前的一个重大课题。电子引航签证单实现了内部数据的无缝流转，通过单号或IMO编号完成了电子引航签证单、引航计费单、引航发票的统一和对应，保证了各业务科室在引航任务完成后第一时间开展计费、开票和缴费等后续工作。同时，电子引航签证单简化了纸质单据繁杂的携带、填写、签单、上缴、校对、流转、计费和分发等一系列流程，避免了纸质单据的忘带、忘交、遗失、涂改、破损等存在的问题，进一步提升了引航工作效率，减轻了各方面的工作负担，加快了引航费收进度。设计的电子引航签证单不仅仅与交通运输行业标准《引航签证单》（JT/T1278-2019）基本一致，还受到了船舶代理人/公司、被引船船长、本站业务科室、引航员等的欢迎和肯定，达到改善中国引航的目的[5]。

参考文献

[1] 陆悦铭，刘秋林，陈吉，陈炎城.中国籍船舶船籍港的正确书写[J].航海技术，2018（4）：81-84.

[2] 孙洋，孔凡邨.港口船舶引航电子签证系统研究[J].中国水运（下半月），2010，10（7）：10+16.

[3] 黄宪政.原始凭证无纸化问题探索——以A引航站为例[J].财会通讯，2016（22）：99-101.

[4] 冯晓玲.电子签名系统的技术与安全性研究[J].山西科技，2008（05）：50-52.

[5] 薛一东，陈建华，陆悦铭.我国引航签证单的标准化之路[J].航海，2020（5）：2-4.

作者簡介

陈伟丰，高级引航员，舟山引航站站长，研究方向：船舶引航和安全管理，（E-mail）87519675@qq.com， 13906807688