河北省农林科学院“十二五” 以来档案工作回顾

么敏江 李 娅

（河北省农林科学院 河北 石家庄 050021）

河北省农林科学院成立于1958年，是河北省唯一综合性农业科研机构。现辖12 个专业研究所，2 个院控股企业。院机关档案室于1984年正式成立，积极开展档案目标管理晋档升级工作并取得较好成效。1996年院档案管理工作晋升省一级行列，2001年荣获科学事业单位国家一级奖励，2014年顺利通过河北省省级档案工作目标管理“5A”级认定。“十二五”以来，河北省农林科学院档案工作紧紧围绕中心工作和省档案局工作部署，认真贯彻落实《档案法》，创新服务机制，狠抓档案信息资源开发和业务基础建设，进一步完善档案管理制度，稳步推进信息化建设，不断提高档案管理水平，充分发挥资政惠民作用，为该院农业科研事业发展提供优质高效服务。

1 完善制度规范管理

“十二五”以来，河北省农林科学院坚持把全院档案工作纳入整体发展规划、年度计划，纳入管理制度和领导议事日程，纳入工作人员岗位职责。明确由一名副院长分管档案工作，办公室设主抓档案工作的副主任和专职档案人员，各处室都有一名兼职档案员，实行档案工作岗位责任制。成立了由分管办公室的副院长、办公室主任和分管档案工作的副主任及档案室专职档案人员组成档案工作领导小组，从人、财、物等方面积极关心支持档案工作，保障了档案工作上水平、上档次。

根据国家档案局第8 号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 等相关法规制度，河北省农林科学院针对档案工作中遇到的问题和机构职能调整变化等实际情况，先后在2017年和2020年对原制定的档案管理制度进行了全面修订，形成了更加完善系统的档案管理制度，对各种门类、各种载体档案材料的收集、整理、保管、鉴定、利用、统计和提供利用等都做了详尽的规定，促进了档案管理工作的规范化、科学化。据统计，各类文件材料归档率、完整率、准确率达99%。

2 室藏丰富门类齐全

河北省农林科学院室藏各门类档案共计10554 卷(盒)，其中1995年以前的5222 卷档案和51 册检索工具，已于2008年移交省档案馆；现存1996年以来档案5332 卷。文件材料齐全完整，没有积存文件，保管期限划分准确，分类、编目科学规范。档案整理全宗明确，编制有合理的档案分类方案。归档期限划分准确，文件排列有序，编号准确，加盖归档章，项目填写齐全、规范。根据需要，对应的档案设立互见号，文件装订结实、整齐、美观，无金属物。档案盒封面、盒脊、备考表填写齐全、规范、清楚、整齐，符合国家和河北省档案规范要求。按全宗、类别、保管期限编制了各门类、载体档案文件级目录、专题目录。各门类、各载体档案均按国家有关标准整理上架，无积存零散文件。按照相关要求，该院机关成立有专门的档案鉴定组织，对已超过保管期限的档案进行鉴定销毁并按规定编制了销毁清册，销毁档案手续齐全。

3 基础设施配备完善

河北省农林科学院机关档案室设施齐全、功能完备。库房、办公、阅览三室分开，布局合理。库房面积达标，符合《档案馆建筑设计规范》 要求，库房门为防火防盗门，窗户采用防光窗帘，开启窗有防盗密闭措施，有设备有措施，实现了“八防”。此外，库房还配备了规范统一的档案密集架、防磁柜、保险柜及实物陈列展示柜，购置了规格、式样和质量符合国家、河北省规范要求的各类档案盒，档案工作所需设备同样齐全，包括装订机、打印机、复印机、扫描仪、数码照相机、计算机、服务器、光盘刻录机等。档案库房干净、整洁，无积尘，无杂物；温、湿度符合标准，并有温湿度记录和分析。每年对室藏档案资料清理核对，每年至少一次对档案保管状况进行全面检查，每半年至少一次抽查。档案柜架排列整齐，编号规范，指引卡标识清晰。编制各门类档案存放地点索引或图表，档案按类分别集中排列，类别内按类目条款顺序依次排列，整齐、规范。

4 信息化工作有序开展

随着河北省农林科学院机关信息化建设的发展，档案信息化建设也得到了稳步推进。院机关档案使用的管理软件是《河北科怡综合电子档案管理系统》 (行业网络版)升级改造的《河北农林科学院综合档案电子信息管理系统》，符合《档案管理软件功能要求暂行规定》，具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体管理及根据用户特殊需求增扩其他相应功能。目前，系统应用良好，满足档案日常管理使用。完成了室藏全部文书档案(定期10年除外)和主要业务档案的扫描，文件级机读目录数据61986 条，建立了图像数据库，档案全文数据46809 幅。纸质档案数字化符合《纸质档案数字化技术规范》 (DA/T31-2005)要求，全部实现了数字图像与相关联的目录数据的挂接，能进行全文检索、浏览，数据库定期自动备份。

5 学习培训常抓不懈

河北省农林科学院高度重视对档案人员的业务培训，针对档案管理人员更换频繁、新手多、经验少、业务不熟等问题，采取了派出去、请进来的方法，共组织全院负责档案工作的专职和兼职人员进行了8 期档案业务培训，努力提高业务素质。通过学习培训、观摩交流等多种方式，既掌握了基本知识，又提高了操作技能。

6 深入挖掘提供服务

档案工作的根本目的在于应用。河北省农林科学院坚持把档案信息资源的开发利用作为一项重点工作来抓，多角度、深层次、全方位地开发档案信息资源，充分发挥档案资源的服务功能，做好档案的挖掘编研工作。编写了 《河北省农林科学院50年大事记》、 历年的《河北省农林科学院年鉴》；2018年是该院建院60 周年，院工作人员利用档案资源制作了《河北省农林科学院简介》 宣传册、 《为了大地的丰收》 光盘和《河北省农林科学院科技人物志》。

在档案查询、咨询和利用工作中，创新服务形式，彻底改变了过去那种“坐等上门服务、要用才去查找、需要才提供利用”的被动服务方式，采取电话调卷、传真、信函等方式提供档案信息服务，积极主动、热情接待来访者和查档者。“十二五”以来，共接待查阅1025 人次，利用档案1914 卷次、968 件次，为各级领导科学决策、编史修志、工作查考、学术研究、经济建设和宣传教育等提供了翔实可靠的档案资料和政策依据。

7 加强指导提升水平

2012 年，按照学习实践科学发展观活动安排部署，对院控股的农机所公司、一兽药业公司和科苑公司进行了以《企业档案管理工作存在的问题及对策》为主题的调研活动。调研中发现企业档案管理中存在档案发展不平衡、档案人员业务素质不高和档案归档不及时、资料不完整的问题，并及时提出整改措施、整改时限和对策，不断提高院所控股企业档案管理水平，促进档案工作与其它各项工作协调发展。为了进一步规范所属单位的档案管理工作，每年定期对所属单位的档案工作有针对性的进行一次检查指导，每半年组织驻石家庄的8 个研究所召开一次档案工作交流会，由档案管理工作好的单位介绍经验，并全面分析档案管理工作中遇到的各种问题和面临的困难，共同探讨解决的办法和途径。目前，该院12 个研究所正在按照省档案局制定新的目标管理标准要求进行准备工作。

“十二五”以来，河北省农林科学院档案工作取得了长足进步，档案管理水平得到全面提升，但还存在一些不足，在今后的工作中还将认真调查研究，寻求有效手段，采取得力措施，逐步加以解决，促进全院档案事业实现又好又快发展。