大学生档案管理模式创新与实践

朱 俊

（娄底市娄星区振翩小学 湖南 娄底 417000）

高校学生档案记录了学生在校期间的课程学习、成绩考核、行为表现、奖惩和发展等各方面内容。这些资料与大学生的就业以及毕业后的职业发展和未来的发展道路有密切关系。需要加强对大学生档案管理的创新，使其更好地在大学生未来发展道路中发挥作用[1]。

1 大学生档案管理的意义

大学生是社会发展的中流砥柱，做好大学生档案管理，对其未来的人生发展以及生活意义重大。档案资料是学生整个学习和成长过程中的记录，是各个单位招录人才的基础评价资料，特别是可以为学校培养特殊教育人才提供信息帮助，从而促进学校的各项事业发展。可以说，未来高校学生档案管理水平高低将会直接影响学校的长远规划和未来发展水平。

学生档案管理工作规范严谨，毕业后的调转档案才会更加方便容易。例如，学生毕业后把档案从学校调转回了老家，但是由于某些原因需要把档案调转到工作地点，最后档案接收单位发现档案里面缺少某些资料，需要回老家或者学校补齐，这在某种程度上反映了高校档案管理工作的失职。规范开展学生档案管理工作，无论是现在还是未来，都是对学生积极方便和有利的。

2 高校学生档案管理的服务功能

2.1 凭证依据功能。在当今社会，有的人尝试用伪造的文凭、伪造的学历和伪造的档案材料来装饰自己，达到自己的目的。因此，在招录毕业生时，用人单位非常重视毕业生档案材料的真实性。通过学生档案信息，进而了解学生的基本信息和在校期间的表现情况，档案资料为企业提供了重要的参考依据。档案资料不仅是就业的重要参考，同时也是社会评价和认可的重要参考依据[2]。

2.2 参考评价功能。对于用人单位来说，为了做到招录贤才，尽可能的全面、准确地了解将要录聘用的人员，档案中学生的思想表现、业务水平、个人素质、奖惩情况、学业成绩等都是重要的参考依据，了解学生在大学期间的表现，有助于对学生进行较为全面和客观的评价[3]。特别是对于那些在学校表现特别优秀的学生，可以用这些充实自己的求职资料，从而在激烈的就业竞争中更具优势和说服力。

2.3 促进发展功能。档案作为大学生成长和发展过程的真实记录，也是大学生成长和发展的重要依据。作为学生成长过程的信息资料，有利于学生形成自我评价和自我反思的发展模式。同时通过档案信息的记录，可以激励学生朝着正面、积极的方向发展，不断提高自己的价值，让自己的档案更加充分优秀。

2.4 权益保障功能。对于毕业生而言，无论是在落户、买房、工资调整、职称审查，还是工作调动、入党以及退休，档案都是最重要的一项信息资料，不可缺少。此外，参加公考、申请福利补贴以及进行继续学习教育时也需要使用人事档案。因此，档案对于每个人都扮演着非常重要的角色，而且是不可缺少的角色。

3 大学生档案管理模式创新与实践

传统的大学生档案管理由于资金投入较少，硬件以及软件设施不完善，信息化水平较低，不能在网上进行操作和进行事务性解决与管理，影响了档案的服务水平，使档案管理难度提升。因此，无论是高校档案管理部门还是社会人力资源保障局，都必须积极创新大学生档案管理模式，提高档案管理水平，使其更好地服务学生、服务大家，更好地便利其工作生活。

3.1 加强教育培训。首先，必须从档案管理人员开始，加强宣传和教育，提高他们的专业水平及责任心，毕竟档案是伴随人们一生的重要信息资料，在开展档案管理工作中，必须提高工作人员的责任意识，严格规范他们的工作标准，并经常组织开展思想教育、技术培训和绩效考核，并完善文件管理模式，提高岗位准入标准，制定具体严格的考核制度，为大学生档案管理工作打下坚实的人才基础。

另外，教育和培训不仅从档案管理员开始，而且还需要从大学生开始。比如，很多学生毕业后不知道自己的档案信息以及报到证的重要作用，造成报到证丢失无法报到，甚至是档案丢失或者闲置在人才市场等情况。还有一种情况是，不知道应该把档案调回原籍还是工作单位。高校没有进行必要的档案教育，致使很多学生毕业后把档案调回原籍，后又因为工作或者其他原因，把档案重新调回工作地，造成很多麻烦和问题。

3.2 加强制度的制定与执行。首先，成立独立的档案管理部门，由专人进行管理。比如高校可以以不同的专业、不同的年级和班级为单位进行档案管理，分层分级进行管理，把责任落实到具体人，提高负责人的责任意识，保证工作快捷、便利。其次，建立明确的管理制度，规定各级学生档案的归档时间、归档程序、归档负责人及其职责。在学生进入大学时，要认真检查档案材料，若档案中缺少相关材料和信息，及时进行补充，维护学生档案的完整性，同时根据学生的学习和活动情况及时更新学生档案，保持档案的及时性。最后，制定存档标准。存档标准应该统一又不失灵活性。坚持依据工作标准和规则办事，可以减少和避免问题的发生，但是特殊情况需特殊处理。

3.3 充实完善大学生档案信息。大学生的档案材料信息必须健全、充实和完善，不仅要能反映他们的成绩，而且还包括思想状况等。

当前大学生档案中信息类型相对简单，不能反映和表现学生的德、智、体、美、劳的全面发展。大学生档案内容不能仅限于对学生学习成绩的反映，还应注意学生的能力、优势和潜能的体现，主要包括创新、志愿服务、合作等。同时，在大学档案管理过程中，还应注意学生的心理健康状况，每年定期对学生进行心理健康调查，以形成学生心理健康报告，并将其存档添加到档案中，形成心理档案。

3.4 推动档案的全面信息化管理。网络信息技术为文件管理提供了新的管理途径和思考方法，也提高了管理效率。而且线上操作方便快捷，省时省力。因此，高校和社会档案管理机构都必须加快档案管理的信息化进程，依靠网络信息技术，提高文件管理效率，使人们在第一时间获得最准确的文件信息和资料，并获得最快的文件管理服务。

同时也可以利用多媒体技术、扫描技术处理档案信息。对大学生档案中的照片、作品、文字信息等进行数字化处理，形成电子文件，建立大学生档案电子数据库，以便实现档案的信息化，提高工作效率。