工伤保险业务档案信息化管理推进路径研究

文/贾艳（偏关县人力资源和社会保障局劳动监察大队）

工伤保险业务档案，就是在保险业务工作的过程中，将相关的文字、图像等内容以档案的方式保存下来，通过对客户个性化的服务，满足用户的需求，提升保险服务质量。信息化管理手段的运用，不仅可以保证档案信息收集、储存效果，同时能够提升档案的利用率，为后续服务工作提供便利。本文就如何将信息化管理方式运用在工伤保险业务档案中进行分析。

一、信息化工伤保险业务档案管理相关内容

（一）工伤保险业务档案信息化管理特点

根据当前工伤保险业务档案信息管理工作的分析，可以发现其具备实用性的特点。人们生活水平的提升，促使保险意识增强[1]。在这一背景下，利用信息化管理方式进行工伤保险业务档案的管理，可以将分散的档案信息整合在一起，采用统一管理的方式开展档案管理工作，为后续的使用提供便利。信息技术与档案管理工作的结合，可以避免出现档案丢失或者利用不当的问题出现。通过信息化档案管理工作的开展，为档案信息共享提供便利，促使该工作有序进行。

（二）工伤保险业务档案信息化建设的作用

1.满足工伤保险的实际需求

工伤保险是国家推行的一种保险业务，是保障职工生命财产权益的一种保障手段[2]。通过对我国工伤保险档案管理工作的分析，发现部分地区仍以纸质文字档案方式进行保存。因为我国参保人员相对较多，若仍以传统的方式进行档案的保存与管理工作，不仅无法保证档案管理工作的科学性，同时会影响档案的运行[3]。信息技术与档案管理工作的结合，可以有效避免这一问题出现，提升档案资源的收集与管理效果，满足工伤保险业务档案发展需求，为更多的职工提供档案数据保障。

2.优化档案管理工作效果

在工伤保险业务档案中，参保档案、事故快报档案占据档案总量的一大部分。对于征缴形式的档案原件仍以手工的方式进行分类管理。这种工作方式，对档案管理工作产生非常大的影响，消耗较多的人力与物力，同时无法保证档案原件保存效果。信息化档案管理工作的开展，解决了这一问题，实现多种不同类型档案数据化统一管理，优化档案管理工作效果。在工伤保险业务档案管理工作中，提升对信息化档案管理工作的重视，将此作为优化档案管理工作效果的媒介，促使档案事业健康发展[4]。

3.提升档案管理质量

在工伤保险档案管理工作中，信息技术的运用提升档案管理的质量，保证该工作有序进行。实际工作中，需要加强对信息技术的应用，构建数据库与档案管理平台，利用此进行工伤保险业务档案的收集与管理工作，优化档案工作效果，为工作人员档案管理工作开展提供便利，促使工伤保险业务档案管理工作有序进行[5]。

二、工伤保险业务档案信息化建设中存在的问题

（一）信息化档案管理工作重视程度不够

通过对实际工作情况的分析，发现信息化档案管理工作并没有得到工作人员的重视，部分人员虽然意识到信息技术与档案管理工作结合的重要性，但是并没有将信息技术与档案管理有机结合在一起，展示信息技术的优势。这一问题出现的原因，就是工作人员的思想观念问题，部分人员已经习惯传统的档案管理工作方式，认为信息技术的运用会消耗较多的物力与财力，且无法保证档案信息的安全[6]。因为种种原因，失去利用信息技术进行档案管理的意识。

（二）档案信息安全得不到保障

工伤保险业务档案信息管理工作十分重要，关系到参保人的参保信息与个人信息。信息化档案管理工作的开展，虽然可以提升档案信息处理效果，但是无法保证档案的安全性。不法分子为了在参保信息中获得利益，会利用网络病毒、入侵等手段窃取档案信息，对参保人的信息安全造成影响[7]。此外，数字信息与纸质信息有很大的不同，容易被修改，且无法被档案管理人员发现，造成一些无法估计的损失。这一问题，需要得到相关人员的重视。若工伤保险业务信息的安全无法保证，那么将会对信息化档案管理工作产生巨大的影响。

（三）工作人员信息化操作能力有待提升

工伤保险业务档案信息化管理工作中，对工作人员的要求相对较高。也就是说档案管理人员不仅要具备基础知识与档案管理能力，同时还要具备信息技术操作能力，能够灵活运用信息技术进行档案管理工作。但是通过对工作人员综合情况的分析，发现部分工作人员虽然具备档案管理知识，但是缺乏信息技术操作能力，无法将信息技术与档案管理工作结合在一起，影响档案管理信息化发展[8]。工作人员作为推动档案信息化发展的重要媒介，其专业能力与综合素质直接影响档案管理工作效果。若档案管理人员不具备专业的技能与知识，将会对信息化档案管理工作发展产生消极影响。

三、工伤保险业务信息化档案管理工作开展对策

在工伤保险业务档案信息化管理工作中，若想提升档案管理工作效果，促使档案管理工作稳定运行与发展，需要加强对以往档案管理工作情况的分析，制定科学的管理手段，加强对信息技术的运用，提升工作人员的职业能力，为信息化档案管理工作开展打下坚实的基础。

（一）加强档案信息检索工作

在工伤保险档案信息化建设的过程中，档案信息的检索十分重要，是保证档案信息化管理水平的关键。因此在档案信息化建设的过程中，应提升对信息检索环节的重视，将此作为档案信息化建设的重点。工伤保险业务档案管理工作涉及的内容比较丰富，涵盖较多的保险类别。在检索系统设计的过程中，应根据不同类别的档案合理使用信息技术，通过关键词、时间等重点词汇的搜索查找相关的信息，保证信息检索的科学性。实际工作中，可以从以下两个方面入手：第一，健全电子档案信息系统检索工具。目录检索、题录检索、文摘检索都是当前比较常用的信息检索方式。工伤保险业务档案信息化建设的过程中，可以根据档案管理工作的实际情况，选择适合的检索工具进行此项工作，提升检索工作效果，提升信息的利用率。第二，加大设备与技术的投入，强化电子档案信息系统检索功能。在实际工作中，应引进先进的组合检索技术，利用网络档案信息检索功能，为工作人员提供信息检索的便利性，使工作人员在实践操作的过程中可以快速获取相关的信息，做好本职工作。通过这一功能的建设与完善，可以保证档案信息化管理工作的有序进行，同时能够提升档案管理质量与水平，为档案事业可持续发展提供技术保障。

（二）引进安全管理技术

在信息化工伤保险业务档案管理工作中，引进安全技术，将此作为保障档案信息安全的媒介，提升档案的安全性与可靠性。在实际工作中，加强对影响档案安全管理因素的分析，根据此制定科学的管理对策，利用信息技术提升档案管理质量。第一，引进防火墙技术。防火墙是一种比较常见的防病毒手段，有效控制计算机病毒对档案信息的影响。防火墙的应用，能够在计算机的外部与内部形成一道安全防护屏障，能够防止外部人员进入计算机内容，对内部信息造成损伤。在工伤保险业务档案管理工作中，需要提升对防火墙技术的运用，将此作为保护信息安全的一种手段，提升档案管理效率。第二，引进加密技术，对档案信息进行加密管理。加密技术是电子商务比较常用的安全保密手段，通过信息技术的运用将重要的数据信息转化成加密的形式进行传送。当信息到达目的地后，利用信息技术解密，以此保证档案信息在运输过程中的安全。在工伤保险业务档案管理工作中，加密技术的运用，不仅保证档案信息传输的安全，同时可以减少外界因素的影响。第三，引进识别技术，提升档案管理的效果。识别技术包含人脸识别、指纹识别、声音识别等等。在工伤保险业务管理工作中，引进识别技术，对进入系统的人员进行识别管理，保证工作人员的合规操作，保证档案管理信息系统使用过程的安全性。该技术的运用，能够减少不法分子的入侵，提升信息化档案管理工作效果。第四，控制访问技术的运用。在信息化档案管理工作中，引进控制访问技术，对工作人员进行授权管理，要求工作人员输入相关的账号，通过流程化操作进入系统，了解系统中的实际情况。这一技术的运用，规范工作人员的行为举止，同时可以保证档案管理质量。

（三）加强工作人员培训教育

在工伤保险业务档案信息化管理工作中，提升对工作人员能力、素质培养的重视，针对工作人员的职业发展需求，组织以下培训教育活动：第一，进行信息技术技能的培养教育，提升工作人员的综合素质。信息化档案管理是工作人员必须掌握的技能与技巧，是推动档案管理信息化发展的核心。因此，需要针对工作人员进行技术技能培训教育，为工作人员提供学习的平台，使其主动参与学习，弥补自身信息技术操作能力不强的问题，提升信息技术应用水平。当培训结束后，需要针对这一问题进行考核，对其信息技术使用能力与操作水平进行全方位的评价，为后续针对性的培训活动开展提供依据。第二，对工作人员进行理论知识教育，增强工作人员的信息技术操作意识。对工作人员进行基础知识的教育，可以提高其信息操作能力，使其构建完整的知识结构与理论结构，为接下来信息化档案管理工作开展提供知识保障。第三，组织业务交流活动，为工作人员提供交流的空间，引导其分享工作经验与方法，使工作人员在互动的过程中获得更多的经验与方法，并在实践中提升自身职业能力，保证档案信息化管理工作有序开展。通过对工伤保险业务档案管理人员技能的培养，提升其信息技术操作能力，使其掌握信息技术运用的方法，并将此应用在实际工作中，提高工伤保险业务档案管理效率。

四、结语

总而言之，当前背景下，信息化管理方式已经成为提升档案管理工作效果与方法的重要手段。实际工作中，做好档案数字化工作，强化信息检索工作与安全技术的运用，保证档案信息的安全性。同时组织相关的培训，提升工作人员信息技术操作能力，促进信息化档案管理工作开展。

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工伤保险，是指劳动者在工作中或在规定的特殊情况下，遭受意外伤害或患职业病导致暂时或永久丧失劳动能力以及死亡时，劳动者或其遗属从国家和社会获得物质帮助的一种社会保险制度。工伤保险的认定：劳动者因工负伤或职业病暂时或永久失去劳动能力以及死亡时，工伤不管什么原因，责任在个人或在企业，都享有社会保险待遇，即补偿不究过失原则。

工伤保险，又称职业伤害保险。工伤保险是通过社会统筹的办法，集中用人单位缴纳的工伤保险费，建立工伤保险基金，对劳动者在生产经营活动中遭受意外伤害或职业病，并由此造成死亡、暂时或永久丧失劳动能力时，给予劳动者及其实用性法定的医疗救治以及必要的经济补偿的一种社会保障制度。这种补偿既包括医疗、康复所需费用，也包括保障基本生活的费用。

2016年5月1日起各地要继续贯彻落实国务院2015年关于降低工伤保险平均费率0.25个百分点和生育保险费率0.5个百分点的决定和有关政策规定，确保政策实施到位。生育保险和基本医疗保险合并实施工作，待国务院制定出台相关规定后统一组织实施。