树立新理念，做好新时期高职院校公务接待工作

常州工程职业技术学院 刘 飞

随着时代的发展，传统的公务接待工作慢慢显露出弊端和不足，不能适应时代的变化，因此就要对公务接待工作进行创新，改善这一现状使得这一工作能够全部落实到位。因此，学校针对这一现状做出了相应的改革，也提出了对应的解决措施。对于高职院校而言，重点转移到对于教育和教学的深化和相应水平的提高，并且注重人才培养和对外的沟通和交流。现阶段学校和外部企业的交流越来越多，在传统的模式中只局限在一些主管部门和单位中，而如今是向着科学协调地多方面展示学校的方面发展。

一、创新理念

（一）创新接待方案

面对各种各样的接待对象，需要采取不同的方案对其进行接待。这就要求公务接待人员在前期就做好准备工作，拟定一份完整合理的接待方案，并且不断进行修改使其满足于接待的需求，这就要求接待方案必须精准，有切入点。对于不同的接待对象应该有不同的标准进行对待，同时接待方案也应该做出改变，不能千篇一律，没有新意和亮点。公务接待和普通的接待有所不同，公务接待要求更高的标准和细节的到位，作风必须严谨，管理上也要做到严格并且有条理、有效率。这样才能使得整个接待工作有效率，步调规整，每一个细节都到位。在接待的前期要清楚接待时每一个细节都不能出错，因为细节决定成败，有时候恰恰是一个小小的细节可能就会改变接待对象的看法和态度。只有做到事无巨细，并且在进行公务接待工作的过程中保持细心的态度和灵活应变的头脑，才能够使得工作部署更为高效、高质量，最终的工作才能够圆满结束。

（二）规范接待流程

在接待的前期，做好完全的准备并制订了合理的接待方案之后，更需要对于接待的流程做出细化。保证接待流程是有条不紊的。可以提前根据来访人员的要求和目的做调查，再根据调查成果制定对应的日程表。在这个调查的过程中有一件事情是绝对不能疏忽的，就是和来访人员做好积极的前期沟通。只有前期的沟通到位了，我们才能更加了解来访人员真正的需求所在，以及他们想要重点了解的地方，针对这些做出的接待方案和流程就能更加有针对性。对于公务接待人员来说，心里有底之后处理事情条理就更加清晰；对于来访人员来说，也能得到更加舒心的服务和自己最想了解的东西的详细介绍。前期沟通的方式有很多，例如电话沟通、视频会议、书信等形式，要根据不同的接待对象做出合理的变动和最合适的选择。沟通时要注意，进行沟通的时间一定要做到双方都方便，提前进行调查，尽量避免在对方不方便的情况下贸然打电话打扰对方。在沟通的过程中要注意的基本事项就是确定来访人员的具体名单、到达时间以及对于本学校进行考察的大致范围。在沟通时务必做到亲切友善，同时注意节奏的把控，不能出现拖延的情况，以免在接待人员到达之前不能将问题全部了解清楚。只有了解了这些问题，并且在前期就将这些问题对应的解决措施都融入接待流程的制作当中，在接待时才会做到心中有数，不会出现太过慌张的情况。

在进行前期的接待场所布置时，要注意以下几个方面：首先，欢迎来访的相关标语是否符合规范，还有来访人员的名字、来访对象的职称排序等一定要做好检查，以免出现由于名字不对或者标语错误引起的尴尬场面。其次，做好应急预案，应急预案可以陈列出可能出现的问题以及相应的解决措施，在这里要注意对于问题的假设应该全面，多方面、多角度地去思考，才能保证所列问题全面，对于相应的解决措施一定要做到高效且合理，要对应接待时的情况和会场的布置、人员的走位等对于应急预案的解决措施做出调整。最后，跟来访人员一定要提前做好沟通，在接待之前如果出现了一些变动要及时进行必要的调整，做到细节上的万无一失。前期还要和来访人员做好工作上的衔接，确保对方了解我们的接待方案，明白大概的接待流程，这样公务接待人员在进行接待工作时也会事半功倍。对于接待的主题应该通过双方的共同讨论最后决定，做到双方都满意。

二、注意特色文化的打造

在我国政府发行的关于公务接待工作的文件中，对于这项工作做出了明确的规定和要求，公务接待工作要做好转型，从以前传统的规模扩张方式过渡到注重内涵文化的建设方面。而在公务接待时，特色文化的打造是内涵建设的重点所在。因此公务接待工作要格外重视文化的打造，在接待工作中要突出文化建设方面的内容，并且要使这一方面内容的介绍不生硬，将其灵活地穿插在来访人员想要了解的地方环境之中。在对来访人员的意图和重点做了了解之后，针对这些做出细致的规划，使得文化的打造能很好地融入接待的流程，并且成为接待流程的重点。这样对于学校营造良好的形象，打造属于自己的文化品牌非常有利。

公务接待人员在接待的过程中可谓扮演着极其重要的角色，最先接触来访人员的就是公务接待人员，因此接待人员是给来访者的第一印象，甚至有可能影响来访者对于学校的整体印象。因此，接待人员一定要保持良好的风貌和形象，从服装搭配上要注重校园文化的融入，并且注重衣服的简洁得体，最好能很好地体现地域文化和学校的文化。比如可以统一佩戴校徽和党徽。在进行接待的过程中还要保持热情的态度和亲切的笑容，真诚地对接待人员进行校园介绍，以此体现学校的精神风貌和文化底蕴。在参观校园的过程中，要精心进行准备，使得介绍的地点能够体现学校的特色文化以及地域特色。

另外，在设计宣传册时，要注重简洁大方、图文并茂，最好能从中点体现出学校的特色所在，并重点在宣传册上进行介绍。在饮食方面，首先要照顾来访人员的饮食特点，在此基础上尽量用学校的特色菜肴进行招待，这些特色菜肴最好还是能够体现出学校的特色，如学校的某一建筑、传说、软文化等，这样，在用餐之前也可以对来访人员做出介绍，使得餐饮方面更加有趣味性，同时也进一步推广了校园的文化。同时要注意菜肴的量，不能太多或者过于丰盛，这样会使接待人员有压力，要做到量刚刚好并且质属上乘，才为最佳。对于来访人员的住宿地点选取也要花一番心思，首先要保证环境的适宜，根据来访者的需求进行最合理的住宿安排，在满足这些的基础上，要尽量选择可以体现学校特色文化的住宿位置，这样也能够更好地营造良好的学校形象，给来访者更加多样且舒适的体验感受。

三、注意绿色环保，拒绝浪费

根据国家出台的一系列文件的要求，当下公务接待工作的发展方向是绿色环保。这也是进行接待工作时最需要注意的地方和需要传达的理念。因为在以前的公务接待过程中出现了不少因为想要过度展现学校实力而造成的铺张浪费现象，这种现象是非常不可取的。因此，在现阶段需要做的就是在绿色环保、不浪费的前提下做好接待工作。为了响应国家的绿色健康、可持续发展的要求，公务接待工作要做到坚决遵守国家出台的各项规章制度，严格遵守相应标准，在接待工作中保持勤俭节约的工作态度，拒绝铺张浪费，对于不必要的礼仪进行简化，树立良好向上的风气，保持绿色健康的原则进行工作安排。在工作中做到了节俭和绿色环保，对于来访人员也能传达一种绿色健康的正能量，也更能彰显人文关怀。

四、树立共享开放理念

在进行公务接待的过程中要注意树立共享和开放的接待理念，并且加强接待人员对于这一理念的理解程度，使得这一理念在接待的方方面面都得到体现。对于高职院校的接待工作而言，共享这一理念更是工作的重中之重，是接待工作发展进步的方向所在。接待工作作为高职院校整体工作的一部分，要做到和整体工作的大方向相同，为培养人才服务，致力于文化的传承和科学研究，并且对社会的发展做出贡献。对于公务接待人员而言，要充分意识到自己所做工作的重要性，不能有半分马虎，要保持着严谨细致的工作态度进行工作，并且要树立全局观和大局意识，思维不能短浅，对于事情的考虑要长远、有规划，考虑问题时也应该全面综合地考量，做好本职工作的同时将公务接待工作努力发展成为整个学校健康发展的重要部分。在进行接待时也可以做出一些新的尝试，进行合理的创新。例如，可以创立一些互动的环节，使得接待人员和来访者在互动中更加亲密，在互动的过程中也可以对于来访者进行文化的交流沟通，这对于接待工作的良好开展有着很好的作用。在接待工作中注重共享，将这一理念运用到接待工作的方方面面，包括前期的接待方案制订和接待过程以及双方的沟通交流过程中都要有所体现。这里的共享包括人才资源的共享、信息和教学相关资源的共享等，共享就意味着进步，在新时期我们也要学会运用互联网的力量，使得来访人员和接待工作者联系更加密切，使得接待工作有更多创新的地方，互相学习，实现共同进步和发展。

综上所述，随着时代的发展，对高职院校的公务接待工作也有了新的要求。新时期更加注重工作时的纪律问题，也就是说在公务接待人员对学校的各项公务进行介绍时必须保证纪律严明。为了达到这一要求，一方面，必须创新接待理念，使得新的理念立足于精细和有序，并且着眼于特色文化的介绍；另一方面，还要注重节约和环保，绿色公益也是需要传达的理念。应从各个方面提升接待水平，对公务接待人员严格要求。