办公室文件规范化管理浅析

林惜顺

【摘要】随着经济全球化的不断发展和整个社会的飞速进步，不管是纸质文件还是电子文件的数量都在飞速增加。事业单位的办公室要负责的内容也变得复杂起来，要将所有出现的文件比如招标文件、事业单位的采购信息等都整理归纳起来，并且装订成册。事业单位的办公室是这个事业单位的重要财富之一。对于纷繁复杂的文件，要做好规范化的整理归类工作，不然在整个事业单位的后续发展过程当中，麻烦只会越来越多。

【关键词】事业单位办公室;文件;规范化;管理

正是由于社会的飞速发展和不断进步，使得各个事业单位也变得越来越强大。由于现如今各个政府部门职能的细分，导致了事业单位相关文件的增多。事业单位文件的增多就要求事业单位的办公室对文件的整理归纳能力要进一步提升和加强。文件变得繁多对于一个事业单位的办公室来说是一个不小的挑战。需要对事业单位办公室管理文件的方法进行整改，这样一来，可以使得整个事业单位的机密文件得到有效保护，也方便后续工作的开展。

一、事业单位办公室文件规范化管理的意义所在

事业单位内部办公室的权力往往是大的，并且在事业单位当中的地位也非常高，因为事业单位办公室掌握了整个事业单位最机密和最关键的文件。它能够如实地反映这个事业单位的一切相关信息，比如这个事业单位的招标情况，整个事业单位近期的采购情况，还有事业单位各项数据和人员的管理。

所以说，办公室的文件管理对于一个事业单位来说是相当重要的。文件的归档工作一定要做好，如果文件没有得到有效的分类整理，那么这个事业单位内部的重要机密都将变得混乱不堪。因此，做好事业单位内部文件的管理工作对于整个事业单位来说都是具有不可忽视的意义。但是，事业单位文件的管理也并不是一件很轻松的事情。因为文件的收集工作并不容易，要根据事业单位每天的发展情况来具体问题具体分析;并且文件的归纳和整理工作对于专业性有一定的要求。

所以，不光是要在事业单位内部强调事业单位办公室文件管理的重要性，还要对事业单位办公室的工作人员进行技能上的培训，要尽可能地提升事业单位办公室文件管理者的工作水平和综合素质以及综合能力。

二、在事业单位中的文件管理现状

当今时代是信息化的时代，很多行业都受到了网络、计算机技术的冲击和影响。传统的纸质文件管理在新时代的背景下同样受到了冲击。在一个事业单位的发展过程当中，必定存在著文件发放和接收。由于互联网和电脑的普及，现在很多事业单位都是在网上办公，文件的发放也不仅仅局限于纸质文件。网络文件有一个很大的优势就是可以在线随时修改、进行编辑。这一点在传统的纸质文件上是无法得到充分体现的，手工文件的处理方式也相对来说效率比较低下，并不能满足时代的需要了。

纸质文件和电子文件都各有优点和缺点。纸质文件和电子文件在各自的领域当中都发挥着不可替代的作用，但是任何事物都是具有两面性的，有好的一面就必然有不好的一面。纸质文件的管理存在着不少的问题，其中最为明显的有三个问题：第一个缺点，纸质文件所占据的空间比较大。众所周知，有很多事业单位的办公室内会摆放许多的柜子来收集纸质的文件，这就使得事业单位在进行文件管理的时候增加了管理的成本和经费，并且还会消耗人力无形之中会降低事业单位文件管理的效率。纸质文件的第二个缺点就是，纸质文件需要依靠大量的纸张，并且很多文件是时效性很强的文件，没有长期保存的意义，这就容易造成浪费纸张的情况，这与我国的可持续发展战略相违背，同时也起不到保护环境的作用。纸质文件的最后一个缺点就是，当需要去办公室查找相关的文件时，不太方便，如果归纳整理不得当的话，将要耗费大量的时间对纸质文件进行查找，这样会耽误很多时间。

以上就是纸质文件所存在的一些问题。而电子文件同样也存在一些缺点：第一个缺点，电子文件的发放时间、发送人、最终发送的是什么文件并不是很清楚。这些问题的出现很容易导致员工收到文件的时候一头雾水，导致工作效率低下。第二个缺点，电子文件极度依赖电脑和手机，一旦脱离这些设备电子文件将无法存在，而且一旦电脑或者手机出现了故障，又或者是版本的不同，都会让电子文件没有办法开启。这种问题的出现同样也会导致事业单位上层与员工之间无法取得良好的沟通，造成沟通的不方便，加大了事业单位上层和员工之间沟通的障碍，使很多工作无法得到顺利有效的开展。最后一点关于电子文件的缺点就是，当很多员工一起同时操作时，电子文件没有纸质文件方便。当多数员工一起操作的时候，电子文件就显得比较困难。纸质文件上的便利性在电子文件上得不到充分的体现。

上述问题的出现，都表示纸质文件和电子文件的差距很大，两者相同之处比较少。

纸质文件相对于电子文件来说，比较稳定，而且纸质文件一旦发出，就不容易受到外界因素的干扰，稳定性比较强，并且有些情况之下，只有通过纸质文件才能够传达想要传达的意思。纸质文件进行复印的操作，可以方便很多人一起同时地操作。以上这些都是纸质文件所展现出来的优点。

而电子文件同样具备很多纸质文件所不具备的优点，也有它独特的优势所在。比如说，电子文件的发放并不存在浪费纸张的问题，这就符合我们国家的可持续发展战略，可以有效地保护环境。电子文件还可以有效地为事业单位节约成本，这些都是电子文件相比纸质文件所存在的优势。

三、事业单位办公室文件规范化管理的策略

（一）事业单位管理层要高度重视办公室文件管理，并且规范化管理。上文已经陈述了事业单位办公室文件中纸质文件和电子文件各自的优点和缺点，并且也阐述了事业单位办公室文件规范化管理的重要意义。为了提升事业单位办公室文件管理的水平，整个事业单位的管理人员都应该对单位办公室文件管理这件事情高度重视。并且，事业单位办公室文件管理并不只是一个人或者两个人的事情，管理的规范化程度是与整个事业单位的发展息息相关的，这关系到每一个在职员工。

整个事业单位的各个部门都要高度重视办公室文件规范化管理，整个事业单位的管理人员还要随着时代的发展而不断提升自身的素质和自身水平及能力。管理的方法并不是一成不变的，管理事业单位办公室文件的方法也要随着时代的进步而进步。在事业单位内部创造良好的单位文化，这样一来，可以帮助事业单位形成正确的管理理念。

还可以对事业单位办公室文件管理人员进行技能上的培训，因为文件管理工作是一件专业性很强的工作，事业单位办公室文件管理人员只有提升自己的专业技能和水平，才能够在社会和事业单位的飞速发展之中适应，才能更好地履行自己的职责，遵从事业单位的规范化管理。

（二）完善事业单位办公室文件管理制度。事业单位办公室的文件管理模式不够规范，或事业单位办公室内部文件管理的更新还不够及时，这些都是事业单位办公室文件管理中所存在的问题。而针对这些问题，充分完善事业单位办公室文件管理的制度就可以很好地解决。并且解决这些问题的方法也有很多，但是就目前信息化时代大背景的趋势来看，将传统的纸质文件和现如今计算机技术下的电子文件结合起来会是一个很好的办法。实际上，可以建立一个专门的信息化事业单位办公系统，用电子文件去替代一部分传统的纸质文件。把重要的机密文件用纸质文件来进行保存，而常用的文件可以把它们载入到电脑当中。这样一来，充分利用了电子文件的便利性来对某些文件进行随时查找。

事业单位办公室文件管理制度的完善不仅仅体现在将电子文件和纸质文件结合到一起，还包括建立完整的规章制度。这些规章制度不仅仅是针对事业单位办公室文件管理人员，也是针对文件进行管理分类这一工作的。这种制度的建立，可以让事业单位办公室文件管理人員的工作更加规范化和标准化，大大提高他们的工作效率，加强各个部门之间的协调配合，能够为整个事业单位带来更好的经济效益。

（三）提高事业单位办公室文件管理人员的素质。首先，事业单位办公室文件管理不是一个简单的工作，并且专业性很强，所以要安排足够的工作人员来一起合作。事业单位办公室文件管理是一项涉及内容众多、花费时间较大、内容比较繁琐的工作，所以要安排足够的人员并且明确每一个工作人员的职责。

其次，提高事业单位办公室文件管理人员的个人素质和工作能力。事业单位办公室文件既有纸质文件也有电子文件，可以将这两方面分工明确，把任务交给不同的工作人员，并且一般来说，纸质文件的保存更应当妥善一些，避免损坏。这就要求工作人员的自身素质不断提高，适应事业单位办公室文件管理的工作要求。

最后，还要增强事业单位办公室文件管理人员的工作责任心。如果事业单位办公室文件管理人员的责任心不强，没有做好本职的工作，那么就会对后续的工作产生影响，并且还会牵连到其他的部门，产生连环反应。所以一定要定期对事业单位办公室文件管理人员开展相关的教育知识培训，加强其责任心和工作意识。

四、结论

综上所述，加强事业单位办公室文件管理工作的规范化具有十分重要的意义。一个优秀的事业单位必然是注重所有细节的，传统的事业单位应该快速转变自己的管理理念和管理模式，将更多的精力和资金投入到事业单位办公室文件管理工作中，以此来带动整个事业单位的发展和员工个人素质的提升。

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