城市更新改造项目档案管理存在的问题及对策

张旭 刘长玲

【摘要】近年来，随着经济社会的转型发展，城市更新改造项目应运而生。城市更新改造项目档案作为记录城市更新项目资本运作、资产整合、产品研发、工程建设和企业运营成效的重要载体，重要性日渐凸显。为了更好地加强城市更新项目檔案管理的质量，本文分析了当前管理中存在的问题，提出通过完善管理体系、健全规章制度、强化人员培训、利用信息化手段加强城市更新项目档案管理。

【关键词】城市更新改造项目;档案管理;信息化

随着国家城市化进程不断加快，城市开发逐渐饱和，可用于居住、生活、工作的土地资源日益稀缺。在此背景下，中国城市开始从增量时代进入存量时代。城市更新通过盘活存量土地资源、挖掘存量价值，实现自我迭代更新，逐步成为城市产业转型升级的新动能。互联网环境下对存量资产进行改造可以激发存量资产创新管理，实现各类资产证券化，提高存量资产运营效率。

城市更新改造项目产生的文件材料主要包括存量资产项目在计划投资、实地调研、规划定位、项目测算、工程设计改造、服务运营等阶段形成的具有保存价值的文字、图表、图像、声像、电子文件等。城市更新项目的兴起对企业发展注入新活力，城市更新项目档案作为记录和留存建设和运营全过程的原始记录，成为城市更新项目的有机组成部分。因此，加强城市更新改造项目的档案管理显得尤为重要。

一、城市更新改造项目档案管理的重要性

（一）城市更新项目档案为项目建设提供凭证价值。城市更新改造涉及规划定位、金融投资、工程改造、运营管理等诸多的工序和环节，城市更新项目档案记录了项目从拓展、调研、规划定位、测算、立项、设计、工程部改建和运营部运维管理的全过程，包括策划定位、商业模式、资本运作、评估决策、工程改造、运营管理等。存量资产改造项目中遇到的问题可以通过查阅档案的方式，查明原因，为解决法律纠纷、商业诉讼提供原始凭证。

（二）城市更新项目档案为项目运营服务提供参考价值。完整、真实的城市更新项目档案可以为后期相关项目运营管理提供依据，运营过程中财务测算、功能规划等重要环节，可借鉴前期档案材料中的预算报告、预置方案、项目评估等，针对性提供最优化的解决方案，为未来项目运营提供有益参考，节约项目运营时间和成本。

（三）城市更新项目档案为企业开拓城市更新项目提供经验积累。城市更新项目档案记载了规划定位、商业模式、资本运作、工程改造和服务运营的宝贵经验，包括产业定位、改造基金搭建、工程改造方案选取、运营服务方法、相关技术手段等。通过管理和保存城市更新项目档案，将管理手段和技术方法运用于下一个项目中，从而改进项目管理水平。

二、城市更新改造项目档案管理存在的问题

（一）未形成档案管理的工作网络与责任体系。城市更新改造项目目标宏大，投资模式多样、工程改造难度高、运营周期长，兼具投资、工程和运维三重属性。往往需要多部门协调，涉及人员众多，包括项目负责人、产业策划人员、投资拓展人员、项目测算人员、工程部的建设人员、档案专员、运营部人员等，因此城市更新改造项目档案管理工作需要各部门人员明确职责，相互配合。而从实际情况来看，目前整个档案管理流程缺乏审核和约束机制，人员职责并不明确。一是工程部人员在工程建设中随意将文件材料进行收集，待工程结束后移交给工程部档案专员，工程部档案专员整理后自行管理本部门形成的档案。二是运营部人员在系统中申请用印审批时会把合同交行政部门档案管理人员审核并加盖公章，并送外单位盖章。由于缺乏对合同归档的约束机制，运营部人员通常忘记将完整的合同提交到系统中。三是行政部门档案管理人员定期审核合同文件归档情况发现问题时，各工作对接时处于“无人回应”的状态。

（二）档案管理缺乏规范性。目前企业对城市更新改造项目的投资拓展模式和项目运营合作模式已经形成一个相对清晰的业务流程，但现有的城市更新项目档案管理工作还没有一个统一、细化的规范性流程。第一，城市更新改造项目工程档案、运营档案在各自部门管理，要求并不统一，没有规范化的管理措施，也没有实现集中统一管理。第二，档案的归属与流向并没有具体的规定，导致城市更新改造项目档案的收集、整理、归档、保管、利用工作缺乏相应的制度保障。

（三）档案管理人员专业素养不强。档案管理人员的专业性影响企业档案工作质量。档案管理人员既要有坚定的政治立场，又要具备较强的专业知识和良好的专业素养。目前，部分企业档案管理人员由行政人员兼任，行政专员在处理办公室行政工作之外，同时负责印章管理、合同管理及相关文件材料归档工作。档案管理人员由于没有专业背景，也得不到专业化的培训，整体素质不高;相应地，各部门的档案专员得不到专业化的工作指导。这些问题不利于城市更新项目档案管理工作的开展，亟需在实践中解决。

（四）档案管理未与城市更新项目同步进行。目前，档案收集管理工作大多是在城市更新项目建设后期，大多数管理运营过程的文件毫无次序地保存在各运营经理的电脑中，导致很多运营过程性文件收集和查找困难。在企业实际工作中，档案收集管理滞后于项目扩展和运营工作，特别在计划投资、项目调研、项目定位与评估、项目决策等关键节点未实时开展档案收集和检查工作，档案的完整性、规范性、系统性、有效性难以确保。

三、城市更新改造项目档案管理的对策与建议

（一）建立自上而下，职责明确的档案工作网络。根据城市更新改造项目建设的实际情况建立一套各层级人员分工明确的档案工作网络体系，即从项目负责人——档案归口管理部门——行政部门档案管理人员——项目部门（策划部、投资拓展部、测算部、工程部、运营部）——项目部门档案专员。其中，项目负责人对整个城市更新项目所形成档案的完整性、真实性负责;行政部门档案管理人员在项目建设和运营中对各部门人员的档案收集和管理情况进行定期检查和业务指导;各项目部门档案专员按照分工完成本部门档案的收集和整理工作，做到及时归档。

（二）规范流程，实现档案资源的集中统一管理。加强城市更新改造项目档案管理的关键之一是完善相关的规章制度和管理流程。將档案管理工作纳入领导的议事日程，纳入企业项目管理流程，这是保证城市更新项目档案工作标准化、规范化的前提。第一，建立切合实际、操作性强的城市更新改造项目档案管理制度，从组织管理、职责分工、整理要求、物质保障与奖惩措施等方面进行明确规定，细化文件材料的归档范围，并对收集、分类、整理、立卷、归档工作等提出具体要求。第二，在投资扩展和委托运营的业务流程中纳入档案管理的具体工作内容，包括从形成、分类、整理、归档等，并在项目完成后统一移交给行政部门档案管理人员。第三，在合同或协议中进行管控，明确城市更新项目档案材料的归属，并与合同尾款支付挂钩。

（三）增强意识，加强企业档案管理人员的业务培训。首先，增强依法依规的档案管理意识，充分认识到城市更新改造项目档案的作用和价值。档案归档和管理工作直接关系到企业后续城市更新项目的运营与扩展服务，应当变被动为主动，收集和管理城市更新项目档案。其次，加强专业知识培训，既要掌握档案专业技能，又要熟知城市更新项目档案管理工作范围，并在实际工作中细化城市更新项目的档案整理方法。最后，档案管理人员应当加强对各部门档案专员的业务指导和培训，将档案工作与各业务环节紧密联系起来，帮助各部门人员形成良好的归档意识，为后期档案利用打好基础。

（四）运用信息化手段，加强同步管理。目前，企业已经建立园区智慧化管理平台进行业务流转和审批事项。城市更新改造项目从策划立项、组织实施到管理运维具有较长的周期性，建立统一的档案管理平台有利于对项目档案的全过程管理和有效利用。首先，运用计算机技术构建企业档案管理平台，配置城市更新改造项目档案数据库，实现与园区智慧化管理平台的接口开发，使流转后的文件进入数据库中。其次，对项目档案数据库模块进行功能性划分，包括系统用户登录权限、档案整编、建立目录和关键词检索、文件预览、借阅利用服务等。最后，在统一的数据库系统中，实现城市更新改造项目档案数字化，注重各关键节点档案的实时收集、及时归档。

四、结语

城市更新改造项目是一项综合性、长期性的系统工程，面广量大，未来更要进一步加强城市更新改造项目档案管理工作，充分认识到项目档案的重要性。规范管理流程，并借助信息化、智慧化平台，简化档案的收集和整理工作，从长远来看更好地为项目拓展提供有力支撑，为运营人员提供便捷方便的信息服务。

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