基于“业财融合”下的科研经费管理流程问题研究

梁勇（高级经济师） 干胜道（教授/博导） 唐赟

（四川师范大学 四川成都 610066 四川大学 四川成都 610064 中央财经大学 北京 100081）

近年来，国家越来越重视高校科研事业的发展，一方面鼓励科研活动，加大高校科研经费支持力度，另一方面出台了一系列科研经费管理相关政策，规范高校科研经费管理。自2016年《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》发布以来，一系列科研经费管理“放管服”政策陆续出台，不断扩大科研人员的自主权，改善了科研人员从事科研工作的经费管理环境（张县平等，2020）。在“互联网+”时代，高校应思考如何将“互联网+”与科研经费管理流程相融合，不断优化科研经费管理流程，理顺科研经费监管关系，从而实现科研经费的“业财融合”管理。

一、科研经费流程化管理存在的问题

根据科研项目的“生命周期”规律，科研经费管理一般按照项目的申报、审批、立项、任务合同、经费划拨与到账、经费支出与报销、项目成果上报与结题等流程运行。由于科研项目涉及的参与主体较多，各主体的利益和风险差异较大，因此在强化经济责任、规避风险的目标下，目前大多数高校对科研项目管理实行的是项目管理与经费管理相分离的模式，科研部门、财务部门、资产部门侧重于对科研项目各个环节的管理。长期以来，由于存在信息不对称，科研项目的流程化运行与环节分节管理出现了很多沟通与衔接方面的问题，导致项目管理与经费管理脱节，各责任主体责任划分不清晰，管理效率低下，科研项目的经费管理流程闭合性不完整。多主体管理导致出现了项目环节上的管理盲区，相互之间缺乏协调性和制约性。主要体现在以下几方面：

（一）项目申报的独立性与经费计划的随意性。目前，科研项目的申报基本是由项目负责人按照课题项目的申报指南和要求，结合自身专业特点和研究方向，以及充分考虑完成本项目必须支出的各项费用，独立完成项目申报书。项目申报书中的经费总额和经费支出结构主要由项目负责人凭经验初步安排，项目组织部门对经费额度和经费分配情况也仅仅是从相关文件的要求上去把控，主要核实直接费用中的劳务费比例、专家咨询费比例以及间接费用中的人员绩效比例等重点经费。虽然项目负责人对拟申报课题的研究方向、内容和完成预期成果较为熟悉，但是其对课题预计支出的经济用途，以及经费计划的概算和支出明细可能并不了然，只是一味地预先进行大金额申报，待经费审批后再做预算。然而很多有价值的项目在审批环节因为经费计划考虑不细致、支出结构不合理、不符合实际情况等因素而被淘汰。因此，科研经费的科学管理和策划应该从项目申报环节开始启动。

（二）项目管理与经费管理对接脱节，经费入账效率较差。一般而言，科研项目经项目负责人申报后，由申报单位的科研部门统一组织评审后提交主管部门，经项目专家评审审批后立项，随后主管部门下拨科研经费到申报单位，申报单位的财务部门应根据经费性质和必要摘要内容，提请科研部门核实相关科研经费是否到账，然后由科研部门通知各项目负责人办理经费认领手续，科研部门办理好项目立项书和经费入账书之后，由项目负责人提交财务部门办理经费账号的立号和经费入号手续。然而现实中，存在申报单位的科研部门与财务部门对接脱节现象，财务部门在收到科研经费时直接计入“待清理款项”，也不通知科研部门核查经费来源。科研部门组织提交各项目申报书，获悉项目审批后，缺乏对科研经费划拨情况的跟踪。此外，科研经费的入款程序主要由各项目负责人自行完成，项目负责人在财务部门查实科研经费到账后，凭财务部门的到账依据去科研部门办理经费认领手续，科研部门提供入账单，再由项目负责人去财务部门办理入账手续。反复的流程容易引发项目负责人与财务部门之间的矛盾，也会影响项目的执行进度。

（三）经费预算的粗放性与业务报销的精细化管控，加剧了经费报销矛盾。预算的刚性要求明确提出“无预算无报销”，预算编制、预算执行已成为加强科研经费管理的必要手段。根据现有的科研经费管理相关文件，在“放管服”背景下，科研经费管理对“直接费用”和“间接费用”进行了部分比例调整，特别是对劳务费和人员绩效费，增大了相应比例。然而，由于不同项目之间的学科差异，科研经费支出方向差异较大，如理工科项目着重支付实验材料、数据收集、调研方面的开支，而人文科项目更多的在于对文献整理、印刷和智力方面的投入。同时，部分项目负责人在编制预算时对项目的运行目标了解不清晰，对相关费用支出也只是做了大概的估计，预算编制往往较为粗放。而且某些项目负责人编制预算的出发点也不是从项目开展的角度去考虑的，而是出于如何最快、最容易、最大额度地将科研经费套现的目的。据统计，大多数人文科项目的经费结构主要按劳务费、差旅费、印刷费、会议费、出版费等依次安排经费的使用用途（徐剑锋等，2016）。在项目开展和经费报销过程中，一些项目的实际业务支出与经费预算的经济用途相距甚远，很多业务无法取得相应的发票，从而引发了较大幅度的预算调整，增大了报销压力。而且部分经费预算在结题后仍有大量结余，项目结题的经费报告也缺乏说服力。

（四）科研设备申购和经费报销审批手续复杂，科研资产管理相对松散。一直以来，教学科研设备在高校固定资产中都占有较大比例，特别是教学质量评估对教学科研设备的生均指标考核，促使高校不断加强对教学科研设备的投入。然而，高校多年来对科研设备实行账务分管。比如科研设备的实物由科研人员自行保管，资产或设备管理部门仅仅进行实物登记，以及在申购科研设备时进行审签和验收。财务部门则负责设备的会计核算，财务部门的账务信息没有与资产部门的实物信息对接共享，容易导致高校固定资产中的科研设备资产账实不符、资源流失等问题。

（五）科研项目结题不结资，资金管控环形路线不完整。科研项目结题不结资，是当前科研经费管理中普遍存在的现象。尽管科研项目主管部门会督促项目负责人，在结题时经费的使用要达到一定比例，然而由于经费计划、经费预算的不合理，以及在项目开展过程中支出报销不及时或者手续不齐全，导致项目结题后产生了大量经费沉淀。近年来，国家通过有关政策进一步调整了对结题经费的管理，但在实际中尚未对结余经费进行强制性回收。此外，资金回收细则尚待明确和细化。

（六）科研经费信息公开与审计监督不到位。科研经费信息公开是加强科研经费管理和监督的必要手段。然而，多年来大多数高校对此并未有效执行，科研经费信息公开意识不到位、公开内容不明确、公开流程不清晰，这也使得科研经费审计工作的开展受阻。近年来，国家在开展科研经费检查时发现，很多高校的科研经费在科目设置、项目核算账号管理方面仍不健全，科研项目信息与经费信息缺乏链接，校内科研部门和财务部门无法掌控项目整体信息，对科研经费的审计监督和绩效考核也存在实施不到位的问题。

二、“业财融合”理念对科研经费管理的现实意义

“业财融合”是指为更好地实现企业内部财务管理与业务活动的深度融合，转变财务观念，拓展财务职能，整合财务资源与业务运营环节，为业务开展提供风险防控措施，助推企业可持续发展（徐剑锋等，2016）。“业财融合”理念对高校科研经费管理的现实意义表现在以下几方面：

（一）“业财融合”符合科研经费管理需求。科研项目管理是科研部门的主要工作内容，而科研项目管理必须体现财务的要求。即科研项目经费预算应科学合理、准确相关，经费支出应真实规范，项目结题时应进行经费梳理，整个科研项目流程清晰地反映了财务的要求。“业财融合”可以促进科研项目管理与经费管理相结合，使专业的财务工作服务于科研项目过程中，为项目的过程研究提供经费指导和经费保障支持，有利于项目负责人安心于科研工作。科研业务与财务相互协同，深入联动，各自发挥专业优势，可以提高科研经费管理成效。

（二）“业财融合”需聚焦科研经费管理的关键点。“业财融合”工作的推进需要分析科研项目的整个流程，对项目管理过程中有关财务融合的关键环节予以标识，比如项目经费预算、项目经费报销、项目结题经费上报、项目审计经费清理等环节，在规范科研经费管理时侧重监管上述关键点，可以优化管理、降低风险点、提高科研经费管理效率。

（三）“业财融合”有利于科研经费风险管控。“业财融合”一方面有利于科研项目的协同管理，减少信息不对称，提高项目管理效率。另一方面，财务专业应渗透到项目管理的整个过程，使财务人员更了解科研项目，降低科研经费管理的业务风险。

三、“业财融合”下的科研经费管理流程优化

“业财融合”下的科研经费管理流程优化，即以科研项目的“全生命”流程为主线，梳理科研经费的到款认领、预算编报、经费报销、预算调整、项目结题、经费决算、审计监督、科研经费信息公开等流程，重新规划与设计科研经费管理的全流程，以智能化、信息化为目标，应用现代信息技术，实现业务信息与财务信息的充分集成和共享（周文琼等，2014），开发科研财务管理系统，形成科研项目前端管理与科研经费管理一体化。本文在郭娟（2018）研究的基础上，将内控思想与信息系统理论融入科研经费管理信息系统中，通过业务与财务流程的对接，在流程中实现对科研经费事前、事中、事后的控制。

（一）科研经费到款流程优化。到款是科研经费入账的第一步，到款流程优化主要是针对科研项目立项后经费下拨的到款认领、到款设号入账以及经费预算填报提交，将科研项目的基本情况与经费信息相整合，如图1所示。

图1 科研经费入账示意图

1.到款认领流程。科研项目来款后，财务部门通过网上银行资金往来明细进行筛选，在财务系统上进行收入入账处理，然后推送到科研系统。项目负责人登录科研系统，建立和完善科研项目信息，然后以科研项目信息库为载体，查询对应科研经费，确定款项已到账，将经费认领到科研项目核算号之下，实现项目信息与经费信息的对接。

2.科研经费入账和预算编报流程。项目负责人核实科研系统提供的项目信息，通过科研系统生成科研入账记录，提交科研部门审批后，将项目立项信息和经费信息提交给财务管理平台。财务管理平台验证科研项目信息、人员身份后，推送到财务预算系统。项目负责人按照项目的实施要求进行经费预算，生成预算明细后提交给科研部门，科研部门审核后转发给财务核算系统，财务核算系统按照项目类别立号，设立项目核算编码。同时，财务人员按照项目预算信息生成项目经费入账凭证，打印存档。

3.项目信息与经费信息整合流程。科研项目通过财务预算系统生成预算编制信息，然后推送给财务核算系统。每收支一笔科研经费记录，财务核算系统将变动项目明细余额，科研系统与财务系统同步更新，财务核算系统与财务查询系统信息也同步更新，保证科研项目、财务信息的一致性。科研系统对项目基本信息和经费信息进行整合，科研部门和财务部门都可以随时调用查询项目信息，从而形成较为完整的科研项目经费数据库，以动态监控科研项目的研究状况和经费使用情况。

（二）科研经费报销流程优化。科研经费报销涉及到科研、财务的各个子系统，主要包括财务网上报销系统、报销凭单投递系统、自助投递机、物流传递系统、财务核算系统、无现金系统、短信平台、财务查询系统。同时，财务系统外接公务卡消费记录查询、认证及还款、电子发票信息的查验、科研设备类资产申购平台等。科研经费报销流程优化如图2所示。

1.财务网上报销系统填报及审批流程。财务网上报销系统是科研经费报销的主要系统，主要是按照日常报销的基本规则，粘贴相关报销凭据，网上自主录入经费报销信息，选择相应经费核算号和支付方式（汇款、转卡、还公务卡、冲销借款等），查验发票的真伪，最后生成报销的二维码信息。经费报销人在系统上电子审签提交审核，并打印预约单准备投递。

2.自助投递平台传递流程。经费报销人将打印生成的预约单在自助投递平台上进行扫码，生成投递流通单号，粘贴在投递信封或投递袋上，将原始报销凭据放入投递信封或投递袋中，投入自助投递机，减少了经费报销人去财务服务大厅办理手续的环节。财务人员在工作日收取投递信封或投递袋，集中到财务服务大厅进行分配处理，从而减少了师生现场排队取号的问题。

图2 科研经费报销示意图

3.物流传递系统分配流程。物流平台的嵌入，主要用于解决财务报销投递单的去向查询问题。经费报销人之前投递原始报销凭据生成的投递单号，是财务审核人员将信息录入物流传递系统的重要依据。财务审核人员对应投递单号，逐一扫描登记，使原始报销凭据进入待分配状态。通过物流平台，经费报销人可以查询到报销进程，包括制单、复核、支付等状态。

4.财务核算系统核算流程。财务部门负责人根据各审核制单人员的工作情况，在系统中点击投递单号分配给各制单人员。制单人员接到传递的投递单号并扫描，显示经费报销人提交的相关报销信息，然后结合纸质报销凭据对照核实所登记的报销基本信息，核实无误后制单，将所填报的相关信息转化为会计分录，生成记账凭证，将凭证粘贴在相应的票据上，提交给复核人员。复核人员对原始凭证和记账凭证进行认真复核后，转给支付环节的财务人员。

5.无现金系统支付流程。投递原始报销凭据后，经费报销人可以在网上查询状态。财务审核人员、复核人员在系统上进行复核后，通过无现金支付方式，直接将相应的款项转入经费报销人个人银行卡（公务卡）或对方银行账号，完成支付流程，减少了现金支付，提高了报销效率。

6.经费报销短信提醒流程。通过将短信平台嵌入到科研系统、财务系统、物流传递系统，可以及时将报销的状态信息、财务账号信息等传递给经费报销人。经费报销人通过短信提醒了解自己所报销经费的动态进程，畅通了科研信息的传递渠道，增强了科研和财务的沟通。

7.财务查询流程。财务查询是科研部门和科研人员了解和熟知科研项目情况的重要途径。财务查询在科研经费管理过程中主要存在于科研经费到账认领、科研经费预算生成核算信息、科研经费报销时发生超支等关键环节。科研人员和科研部门对科研财务信息的查询，有利于及时了解科研经费的使用情况，在开展科研活动时可以更好地筹划如何安排经费，为研究活动的开展和科研成果的展现提供了财力支持。

8.公务卡支付记录查询、认证、还款流程。公务卡支付是使用科研经费的重要方式，也是防范科研经费现金支付风险的有力手段。科研人员通过财务网上报销系统填报公务卡消费信息，点击公务卡开户银行网口，查找对应的公务卡消费记录，经审核、复核后，再通过财务网上支付平台，偿还公务卡消费金额，实现科研消费实时还款，从而减少现金支付，使得科研经费的流向更加透明。

9.电子发票的查验流程。财务系统与各级税务系统的票据查验平台相对接，科研人员在报销经费时，可直接在财务网上报销平台上进行在线查验，同时查验结果也被写入财务报销凭据，有利于今后的票据查询和防止发生发票重复报销的现象。

（三）科研设备申购流程优化。资产管理系统与财务投递报销系统对接，实现“一次录入，数据共享”。项目负责人在资产管理系统录入需要购置的科研设备的型号、名称、金额、对方银行账号、经费核算编号等，由资产管理系统将申购设备信息自动推送至财务投递报销系统。购买设备后，设备管理部门对其进行验收，相关设备做资产入账处理，并生成财务投递单号。财务系统根据财务投递单号，查询到该笔设备申购记录，生成记账凭证，经过复核后，由无现金系统直接转账到收款单位或者偿还公务卡消费。科研设备申购流程优化如图3所示。

图3 科研设备申购示意图

（四）科研经费结题流程优化。项目结题是科研项目任务目标考核的重要环节。项目结题的内容主要包括项目的技术目标实现和经费使用效益考核，经费使用情况考核对于项目完成的质量评估来说也是重要的参考指标。项目结题中科研经费的使用要求必须在一定比例以上，且经费使用应严格按照相关财经制度规定进行报销。因此，科研项目结题不仅是对项目研究目标的考核和研究成果的认定，还要看科研经费的预算安排和执行的科学性、合理性、规范性。在“放管服”背景下，对科研经费的使用方向更多关注会议费、差旅费“、三公”经费、委托协作费等费用的支出情况。

图4 科研经费结题流程示意图

加强科研经费的信息公开，建立科研经费信息公开机制，有助于科研经费结题的优化。财务部门应用现代网络技术，通过科研系统和财务系统的对接，将科研项目基本信息和财务信息、中期项目进展情况、预算的编报及变更信息等，按需要适时生成信息公开模板，随时提供科研信息的查询数据，有助于减少科研项目结题的工作量，同时也有利于日常对科研经费的监督，规范对科研项目及经费的管理。科研经费结题流程优化如上页图4所示。

图5 科研经费动态审查流程示意图

（五）科研经费动态审查流程优化。科研经费动态审查主要是对项目开展进度的监管。如果科研经费下拨后不及时报销，结题后大量留存，不利于科研项目管理。科研经费动态审查的重点在于经费的划拨、经费的预算、经费的账务处理、经费的报销和经费结题等。科研经费动态审查就是要督促项目负责人及时认领经费、对经费做预算，加快科研经费的报销，结题时注销经费项目号，避免产生大量的科研项目经费冗余。当然，科研经费动态审查也要对经费报销的合规性、预算执行的一致性进行核查，如票据、劳务报酬、餐费等是否合理合规。