高校财务报销中的常见问题与规范路径

王娜

[摘要]当前，高校财务会计已经从传统的记账、监督、核算等职能向新的管理与服务职能转型，提升财务的管理与服务职能首先要规范财务报销工作，从高校财务报销中存在的常见问题出发来探究其规范路径。

[关键词]高校财务报销;常见问题;规范路径

[中图分类号] G647.5

[文献标识码]A

1 高校财务报销中存在的问题

1.1 票据粘贴不规范

票据粘贴应该将相同类型的票据粘贴在一起，从右到左的顺序粘贴，先贴小张票据再贴大张票据，如果一张粘贴单已贴满则需另取一张粘贴单进行粘贴，粘贴的票据不要超过粘贴单的粘贴线，粘贴单上的票据要粘贴得整齐平整。但是在日常财务报销工作中，经常会看到一些报销人的票据粘贴得比较凌乱，也有的报销人嫌麻烦，就用装订机把所有的票据一订了事。票据粘贴不规范，将给财务工作和财务工作人员带来相当的不便，主要表现在三个方面。

首先会相应地增加审核人员的审核时间，如果票据多且粘贴凌乱，审核人员审票就可能眼花缭乱，原本一分钟就可以审完的票据结果就因为票据粘贴凌乱可能花费三分钟或更长时间才审完;还容易产生差错，如果许多不同类型的票据贴在一起，审核人核对金额时就容易出错。

其次是影响财务档案的装订和归档，有的报销人把票据全都粘贴在粘贴单的中间，如果票据很多，报销单就会中间高，两边低，由于财务凭证装订时是很多报销单放在一起装订，因此装订时就会出现财务档案中间鼓得很高，两边很低的现象，这样既不容易装订又影响财务档案的美观;也有的报销人的报销附件没有用胶水粘贴而是用装订机装订，财务人员最后装订报销单钻孔时可能会钻到票据附件里的钉子，这样就可能会把钻孔机弄坏，还有报销单里如果有装订机的钉子，年数长了钉子就会生锈，相应的钉子里的原始凭证也容易腐蚀，影响财务档案的保存。

最后是容易影响财务人员与报销人员的情绪，财务人员看到粘贴不规范的发票，工作比较繁忙的时候心情就会很烦躁，如果要求报销人重新粘贴，报销人重新返工也会影响其情绪，因此双方可能会形成对立情绪，不利于和谐地开展工作。

1.2 发票开具不规范

报销人取得的开具日期为2017年7月1日之后的的增值税发票（定额发票除外），发票上购货方的户名和税号必须填写正确，发票开具的内容必须与实际发生的经济内容一致，货物的品名数量单价要填写清楚，发票上货物内容确实无法写清楚的，应由税控机开具销货明细清单并加盖销货方发票专用章;如果是定额发票，由于定额发票不能反映货物的具体的品名单价数量，则应由销货方提供货物的销货明细清单并加盖发票专用章，销货清单上的专用章应与发票上的发票章名称一致。自2019年1月1日起，一律使用新版发票，新版发票的发票监制章是椭圆形，上环刻制的是“全国统一发票监制章”字样，中间刻制的是“国家税务总局”字样，下环刻制的是“某省税务局”字样。实际工作中往往有许多报销人的发票开具不规范，主要有以下几种情况。

发票未按发票开具相关规定进行开具。例如：有的发票的购货方户名和税号有误或者是将户名简写，如购货方是“某职业技术学院”，发票上却简写成“某职院”;有的发票数量单价栏未写或者是发票上填写的数量单价与实际货物的数量单价不符，如有的住宿费发票上的数量单价都写成“1”或者是数量单价都没写，这就需销货方提供一份货物明细清单并加盖销货方发票章;有的发票的发票号码与打印出来的发票号码不一致，机打发票左上方原有发票代码，右上方原有发票号码，开票人在税控机里录入开票信息后会自动生成发票代码和发票号码，打印发票时开票人应将与税控机生成的发票代码和发票号码一致的发票放入打印，打印出来的发票上的发票代码和发票号码就会与发票原有的发票代码和发票号码一致，否则就会出现发票信息不一致的情况;有的发票的开票内容与实际经济业务内容不符，如有的报销业务是用餐费，开的发票内容却是住宿费。

虚假发票的现象时有发生。有的定额发票在发票查询网站里查到的领用人与发票章的名称不一致，如果销货方不能提供发票查询网站查询的领用人与发票章名称是同一家单位的相关证明时，则有可能是销货方没有发票而用其他销货方的发票再盖自己的发票章提供给购货方;有的货物清单上盖的发票专用章与发票上盖的发票专用章不一致，有可能是销货人和开票人不是同一家销货方。

未按规定使用新版发票。有的报销人提供的发票是旧版发票，发票监制章是“某省国家税务局”字样，自国家税务局地方税务局合并之后，发票监制章就是“国家税务总局”的字样。

1.3 报销单据漏写漏填，填错报销单据

许多报销人填写报销单据时经常会漏写漏填，有的甚至填错报销单。例如业务属于出差，应该填写差旅费报销单，有的报销人却填成了费用报销单。也有的报销人报销单上原始单据张数和附件单据张数不知怎么填写，最后只能由财务人员填写，这样也增加了财务人员的工作量。

1.4 费用预算不明确，部门负责人预算意识不强

有的大项目需要经过党委会立项通过，但立项时只是安排某个部门把项目落实好并没有提到该项目费用预算，最后报销时就会出现没有哪个部门愿意承担该项目的费用。

1.5 支付记录未妥善保管或是未按要求转账支付

报销人办理经济业务时，如果不能采用公对公转账的付款方式，而需由报销人先垫付时，报销人应该用公务卡转账支付。有的报销人报销时提供的支付记录POS机刷卡单由于时间较长字迹消失，就需要报销人取得POS机刷卡单时要及時复印留存;还有的报销人付款记录的收款人与发票的销货方名称不一致，就需要报销人付款之前先问清收款人与发票销货方是否一致再刷卡;还有的是用微信付款给个人，如果微信付款给个人就会存在收款人与发票销货方不一致的问题;还有的报销人要求讲座完成就要付给专家讲座费，可以由报销人先用自己的手机银行转给专家的银行卡里，报销人报销专家讲座费时再把手机银行里的支付记录打印下来作为报销附件，也可以先借支由财务公对公直接转账给专家。

1.6 财务人员财务业务实操能力不强

财务人员需具备较强的业务实操能力。有的财务人员的业务不熟悉，就有可能出错从而增加财务风险，也有的财务人员一个报销业务要审几次才审完，就会影响工作效率。

2 财务报销中的常见问题的规范路径

自“八项规定”以来，各单位为了规范财务经费管理工作，相继修订了各种财务制度，并以发放财务报销手册、财务网站及办公群里上传各种财务制度等方式进行宣传财务报销工作，但由于有的职工非财务专业的，对于专业的财务制度可能难以理解或者是有的职工没有时间去学习财务制度，所以报销时一些常见问题还是层出不穷。可以考虑通过用吸引人、通俗易懂、便捷的方式进行宣传财务报销工作、加强各部门责任人的预算意识、优化财务报销模式、提高财务人员实操能力等方法来规范财务报销工作中的常见问题。

2.1 采取吸引人、通俗易懂、便捷的方式进行宣传财务报销工作

高校财务应改变财务报销工作宣传的形式，采取吸引人、通俗易懂、便捷的方式进行宣传财务报销工作，比如在单位财务网站上上传一套各种财务业务如何报销的操作视频及注意问题，操作视频包含如何辨认发票是否合规、如何粘贴原始票据、如何填写报销单据、各种常见业务分别需要哪些附件及签字手续的模板、合格的支付记录模板及其他一些财务报销常见问题的模板。

2.2 加强各部门责任人的预算意识及部门之间的相互协调

单位应该加强各部门责任人的预算意识，所有项目都要有预算，让每个部门都要有开展业务就要有预算的意识，项目立项时不能只交代由哪个部门完成业务，还要考虑到该项目的费用由哪个部门来承担，是属于立项的项目还是追加的项目都要考虑清楚。有的经费没有明确预算部门，部门之间要根据业务类型相互协调好费用应从哪出，不能相互推诿责任，而应该相互协调解决好问题，让办事人把业务办好，不能因预算没明确好而影响业务的成效。

2.3 不断优化财务报销模式

优化财务报销模式，可以提高财务报销效率。现行许多单位已实行网络版报销模式，网络版报销模式可以设置各种业务所需的报销附件及报销流程，各种业务容易出现的问题及注意事项，方便报销人查看;可以固定设置报销的填单格式及填写内容以免报销人填错单据或内容漏填;可以设置发票查询模块及对于各种查询不合格的发票给予相应的提示，如查询结果显示发票不一致就会提示报销人重新开发票;对于比較简单的差旅、办公用品的采购等报销业务，可以设置系统自动审核模式，财务人员复核即可报销，这样也可以加快审核速度且减轻财务审核人员的工作负担。

使用网络版报销模式，项目的事前审批，事中的验收入库审批，事后的报销审批，审批的进度查询，各部门经费的执行进度查询，到账情况查询等工作都可以在网上进行，网络版报销模式可以减轻报销人的负担，所有审批程序都实行网上审批，报销人不需拿着报销单到处找人审批签字，也不用因为报销单不合格而总是奔波往返于财务，实行网络版报销模式报销单如果有问题财务人员可以在网上留言哪里不合格，报销人直接修改不合格的地方再上传即可。

财务部门在实际工作中如果发现网上报销模式还有哪些地方需改进就要不断地优化财务报销模式，从而使财务报销模式更加合理化、更加简洁化、更加人性化。

2.4 提高财务人员的专业实操能力

高校财务部门可以让财务人员将各种财务业务如何审核，审核需要哪些附件，财务报销中应注意的一些问题，特别是那些比较复杂的业务财务人员可以相互探讨如何审核并制作成视频或PPT课件进行讲解，让每个财务人员都熟悉财务审核工作的业务流程，财务人员通过制作课件并进行讲解也会更加熟悉财务业务流程。财务部门也可以将财务人员制作的财务实操视频或PPT课件上传到单位财务网站供单位其他报销人学习。

3 结语

高校财务部门应不断地总结财务报销工作中的经验，发现财务报销工作中存在的问题并不断地进行规范，只有这样才能把财务报销工作做得更好。

[参考文献]

[1]杨涛，喻亦兰，解决“报销繁”问题的探索一智能差旅系统在高校的建设和应用[J].教育财会研究，2020 （02）

[2]尹晓敏，高校”最多跑一次”改革的逻辑起点价值意义与实现路径[J].现代教育科学，2019 （02）.