某院校可视化资产管理系统需求分析

徐 华

(招商局公路网络科技控股股份有限公司 战略发展部,北京 100022)

0 引言

可视化技术中的专业术语“可视化”一词起源于英文词“Visualization”,本意是“看得见，清晰地呈现”。可视化技术主要指利用计算机图形学的软硬件设备和科学的算法,将科学领域与工程领域计算出的大量数据转换为图形和图像,然后以自然的形式显示出来[1]。

“利用计算机技术获取数据的目的不是数据本身，而是如何洞察数据”，这是数学家海明先生的名言。为了便于理解计算机技术获得的大量数据，人们需要信息可视化技术来高效地洞察数据、发现其中蕴含的知识[2]。

常言道:“百闻不如一见”,“一图胜过千言”，“有图有真相”。视觉是人类获取信息最重要、最有效的途径,心理学家关于人类获取信息来源的心理实验也证实,人类获取外界信息的85%要通过视觉，听觉10%，视觉在获取信息的占比处于绝对统治地位。人类在进行快速记忆训练中更是将抽象的、难以理解的信息转换成图像信息进行记忆。可视化正是在这样的大背景下产生、发展起来的，它能帮助我们快速分析数据,还能让我们发现更多有趣、意想不到的现象[3]。

综合目前研究的情况来看，可视化方法在以下几个方面有着明显的优势:

1) 可视化将抽象认知转变为感性认知任务。

2) 将复杂的数字信息转换为可理解的流程图、趋势图或对比图。

3) 统计汇总结果的可视化便于用户对检索结果的理解与利用。

1 某院校资产管理现状

可视化资产管理系统的发展趋势是强化资产显示、资产采购和资产全生命周期管理，通过运用可视化技术，延长资产使用寿命、提升资产使用效益，提高服务保障能力和工作效率。通用、福特和戴姆勒-克莱斯勒三大汽车公司联合组建了全球最大的汽车零部件网络COVISINT，该系统支持该行业的协同作业，实现全球化的采购，强化了资产采购环节。美国的MAXIMO系统，将传统的被动检修转变为积极主动的预防性维修，与实时数据采集系统集成，可以实现预测性维修，强化了资产维护环节。

某院校的实际情况是较为特殊，根据当前计算机技术和信息可视化技术的发展来看，现阶段资产管理工作主要存在以下几点不足：

一是院校资产管理工作与院校信息化建设不断深化的现状不一致。资产管理工作的信息化程度与自身作为教育信息化工作先导和示范的地位具有明显落差，信息化管理手段和水平亟待提高。

二是院校资产管理工作与基础数据录入工作量大之间存在一定矛盾。现有的资产管理系统基础数据录入大多依靠各单位的财务部门或资产管理部门手工录入和修改，很多仍然采用原始的“一事一办”模式，批量录入、信息转移、数据汇总、实时演示等功能有所欠缺，不能完全充分发挥信息化手段对工作效率的提升效果。

三是院校资产管理工作无法满足资产管理者多级监控、统筹使用的需要。现有资产管理信息系统具有封闭、共享率差的特性，信息传递方式存在单一性和时差性，无法充分发挥院校、部系、教研室(处室、学员队)三级资产使用者、管理者对资产信息的统筹使用需要。

四是院校管理工作与资产维护频繁的矛盾。随着该院校升本和对教学科研工作的重视程度不断加大，院校配备和补充了大量装备设备类资产，现有的资产管理系统还局限在资产登记和盘点环节，无法有效管理资产的全生命周期，既影响了日常工作的效率，又降低了院校资产协同使用的效益。

因此，可视化资产管理系统主要针对以上不足进行研发和改进，在实现资产管理便捷的日常办公、全生命周期管理和分级管理的基础上，引入可视化技术提高数据的可读性，为院校资产管理者直观、全面、多角度的数据分析能力，为院校在资产管理中的科学判断提供数据支持和决策支持，提升院校资产管理的信息化、自动化、智能化水平。

2 可视化管理需求分析

本文以该院校资产管理过程和资产生命周期为主线，通过对资产涉及的相关人员进行广泛调研，从管理流程标准化、资产对象可视化、业务管理便捷化角度深度挖掘用户需求，从业务应用的功能性需求和非功能性需求出发构建院校可视化资产管理系统。

2.1 资产管理对象

根据上级管理规定，凡属于国家所有，由院校依法占有、使用、管理的货币资金、房地产、设施设备、物资器材、科研成果和其他财产及权利，都在资产管理的范围之内。

2.2 资产管理过程

货币资金类的资产管理共有以下三个过程：

1) 列支预算

2) 预算调整

3) 财务报销

图1 资产管理过程

非货币资金的资产管理共有以下四个过程：

1) 资产登记

2) 资产维护

3) 资产移交

4) 资产报废

图2 非货币资金资产管理过程

2.3 资产入库

进入院校资产库的渠道主要有以下几种：

1) 自身持有

院校自身持有的房地产、设施设备属于院校重要的资产对象；院校通过合同从地方人民政府租赁的土地、房地产或相关的设施设备也纳入院校的资产管理范围。

2) 院校购买

为了保证院校正常的教学、科研和办公工作，院校购置了大量的教学仪器(投影仪、录音机、语音教室、多媒体录播实验室等)、实训器材(大型船舶仿真、MTU、信息安全实验室、微机原理试验箱等)、基础设施(空调设备、基础网络设施、打印机、复印机、固定电话、办公计算机、监控设施等)。资产购置分为两种：采购中心集中采购和各单位(或个人)自行购买。

3) 上级配发

除了自身购买以外，上级单位也为院校配发了大量资产，有时也根据实际需要或特定任务为院校配备特定装备。

4) 相关单位移交

在上级单位协调下或院校与兄弟单位协商，将外单位的装备器材等移交给院校进行管理。

5) 单位或个人赠与

院校的系部单位有时与地方公司有合作关系，公司为支持院校开展某些领域的研究，会无偿支持某些设备或系统；院校以前培养的学员为回馈院校，有时会向院校捐赠某些设施设备，这些都是赠与行为，资产同样要纳入院校资产管理体系中。

无论是以上哪种方式获得的资产，所有资产均纳入院校资产管理体系，应在资产进入院校管理范围的最短时间内对这些资产进行登记。

2.4 资产维护

在资产进入院校资产管理体系后，资产的有效使用和设施设备的正常运转都需要有一个及时响应的资产维护体系，此时，资产进入维护阶段。进行资产维护的情形有以下几种情况：

1) 正常使用过程中出现的普通故障或需进行的保养。例如：车辆运行到一定时间或里程需要的保养、轮胎损坏到一定程度需要换胎、设备老化引起的计算机网络故障、办公设施(空调、水电等)无法正常运转等情形。

2) 设施设备、物资器材等进行更新或系统性升级。例如：将院校学员宿舍和教室里面的电扇统一更换为空调、将原有的计算机网络系统升级改造为万兆带宽、批量更换实验室中的计算机和实训设备、为实现安全营区管理进行智能化营区改造等情形。

3) 因管理或使用不当，或者自然原因导致设施设备、物资器材等受损。例如：甬江天文大潮叠加暴雨天气造成院校内涝、持续10天以上40度高温天气导致机房UPS电源过热起火等情形。

2.5 资产管理涉及到的人员

1) 院校机关领导

院校机关领导负责院校资产管理中的重大处理权限，对于资产管理中的大额资产购置、维护、调剂、处置等关键环节进行审批，对院校财务部门开展资产管理进行监督和管理。

2) 院校资产管理人员

院校资产管理人员是指院校机关资产管理部门岗位职责中涉及到资产购买、资产登记、资产维护、资产移交、资产报废、资产盘点和资产报告等资产管理过程的业务人员，核心资产管理过程主要在院校院务部下面的处室完成。

3) 各系部专职人员

各系部设置的专职(或兼职)的助理员，负责资产购买、资产登记、资产维护、资产移交、资产报废、资产盘点和资产报告等资产管理过程中与院校机关处室的对口衔接工作，保障各系部资产管理的正常运行。

4) 资产保管人员

资产所对应的资产保管人员可能会涉及到院校中的每一个人，资产也可能在人员之间发生移交等转移情况。

2.6 资产管理涉及到的各种资料

1) 单位年度预算表

对院校各级单位列支预算需要制定年度预算表，在年度预算表制定、审核并下发各级单位后，各单位根据院校财务部门下发的财务预算执行制度和预算额度进行预算开支，各单位的年度预算表是单位开支的重要依据。

2) 单位年度预算调整表

在年度预算表下发后，如果出现预算设置不合理或出现未预期到的预算开支项目，各单位可以根据实际情况在每年年中(每年的6月份)进行一次预算调整，下半年的预算开支按照调整后的预算执行。

3) 财务报销登记表

资产购置后，根据年度预算表列支资金情况进行财务报销，年终财务报销的情况对应着年度预算表的执行情况。预算执行良好与否会对明年列支年度预算表起到重要参考作用，因此，财务报销是资金管理的核心环节。

4) 资产登记表

在资产购置(配发或移交)完成后，各部系需填写对应的《资产登记表》。该表主要包含资产名称、型号(品牌)、数量、相关参数、金额、资金来源和保管人等主要数据项。资产登记表根据资产属性不同可能会登记不同的数据项，但无论怎样，资产登记表一定要显示出当前资产保管人(或单位)、资产使用状态以及对应的数量信息，这些是宏观决策所必需的内容。

5) 资产报废登记表

在资产使用达到一定使用年限或损坏至无法修复的状况时，资产管理单位可以按照报废程序向院校资产管理部门提出相应资产的报废申请。报废申请中主要列清要报废资产的名称、数量、价值、报废原因和处置方法，资产管理根据实际情况予以审核和批复。

6) 资产报修登记表

为了保证资产正常运转从而保障院校各项工作的正常开展，需要对故障、受损等资产进行维修，资产使用单位根据不同资产性质按照程序填写对应的资产保修单。资产报修单主要包括：报修资产的名称、数量、所在位置、联系人等信息。

7) 资产移交登记表

当资产的保管单位或保管人发生变化时，需要办理资产变更手续和资产变更单。当资产进入资产管理库时，需要办理入库手续并填写资产入库单；当资产离开资产管理库时，需要办理出库手续并填写资产出库单。

8) 资产管理业务流程图

资产管理从资产购置一直到资产报废或移交给院校以外其它单位的过程需要经过多个业务流程才能完成，每个业务从发起到结束业务流程长短与资产本身属性(价值大小、是否涉密)有关，管理对象性质(如有形或无形)同样也会导致不同管理方法。

3 结论

综上所述，院校在资产管理可视化系统建设过程中需要在顶层设计时结合资产管理对象、流程充分考虑系统的管理权限所作用的范围，确保资产管理的全流程形成闭环，让资产管理可视化系统发挥战斗力倍增器的作用。