浅谈医院文书档案管理的数字化建设策略

陈艳霞

摘要：文书档案数字化建设，主要是指通过计算机、互联网以及物联网技术对文书档案资源进行存储、传输的一种档案管理模式。医院作为基础民生建设的重要组成部分，管理的科学化和规范化对民众的基本权益起到一定的保障作用。文书档案管理水平的提升影响到医院的整体运行成效，继而关系到公众的生活满意度和幸福感，必须予其高度重视。新时代人们生活水平的日益提高，人们对医疗体系的需求呈现复杂化和多样化趋势，使得医院文书档案的传统管理暴露出与时代不适应的情况。因此，在数字化飞快发展的社会环境下，医院应转变传统的文书档案管理思维和管理方式，加快文书档案管理数字化建设脚步，对文书档案管理工作各环节进行根本性变革，提高文书档案管理水平，确保将文书档案管理工作与时俱进。

关键词：医院文书;档案管理;数字化

现如今互联网技术不断发展，大数据应运而生。随着人类对互联网的依赖程度越来越高，数据量越来越大，在此期间慢慢形成了难以被实时加工处理的数据，即大数据。随着时间的推移，关于社会卫生与人民健康的信息不断积累。如今，信息时代已经到来，维护数据信息已经成为人们的共识。一般来说，掌握大数据就是对大量数据资源的把握，对大量数据来源的掌握。对于储存价值大且有特殊意义的信息，经过加工处理，就可以提高信息的附加值。现阶段大数据已经是人们日常中的重要技术。社会在发展，技术在成熟，文书档案管理在日益进步，文档数据也慢慢成了大数据环境中的一部分。

1医院文书档案数字化建设的意义

1.1提高文书档案管理的效率

医院文书档案管理的传统模式以大量的人工作为基础力量，容易造成人力、物力和财力的大量浪费。随着文书档案种类的多样化发展，以人力为主的传统管理模式的弊端更加日益暴露，出现了因人力限制而引发的档案收集归档不及时、存储利用效率低下等问题。信息化技术在医院文书档案管理中的引入，可实现在文书信息的收集整理阶段跨越医院各科室以及时间的限制，对各单位信息进行迅速完备的归档储存。同时，在文书信息的利用阶段，各科室成员可通过网路平台对文书信息进行快速检索查看，实现档案信息在医院中的高效整理和有效利用，对医院内部管理的完善发挥重要价值。

1.2增强文书档案管理的质量

传统的文书档案大多呈现为纸质形式，容易随时间的流失而导致文件破损和丢失。以数字化建设对文书档案进行管理方式的创新，可通过数字化技术可实现对一部分档案进行电子备份，这样既减轻了纸质文书整理归档中的人力负担，又避免了相关纸质文书丢失破损而造成的不便;另一方面，在文书档案的检索查看环节，存在人为操作失误而引发破坏文书的风险。对文书档案的数字化管理可通过前期的归类整理工作，实现文书档案的网络检索、精准定位，减少了人力查找文书档案而产生的意外破坏。如此以来，通过数字化建设对医院文书档案进行管理，能够减少对纸质文书档案的损害，从而增强了文书档案管理的质量。

1.3提升文书档案利用的效益

积极落实医院文书档案管理的各项工作，能够实现档案价值的最大化发挥，对医院整体效益的提升具有重要意义。数字化技术改变了以往档案检索查看困难重重的境况，通过网络检索平台的建设和利用，文书档案检索的效率大大提升，增强了医院人员对文书档案利用的意愿，有助于文书档案中管理经验的共享使用，提升了文书档案利用的效益。

2 文书档案数字化管理的优点

2.1电子文件能长期稳定地保存

电子文档的使用寿命比较长。在传统档案保存的时候，一些人为或者非人为的因素会使纸质档案的纤维素受到一定程度的伤害，而纤维素决定着纸质档案的耐久度，而电子档案的出现很好地解决了这个问题。现如今，在科技飞速发展的时代，我们已经可以随时随地利用电子设备来获取和存储电子文件，比如U盘、光盘等媒介。这些媒介在读取与存储信息的时候更加快捷，并且容易携带，不容易被破坏，受外部因素干擾较小，这些好处都让电子文件的存储更长久有效。

2.2文档信息得到充分共享

在传统的文书档案管理过程中，文件查阅比较困难，并且文件的传递不太方便，这些原因都使得文件的共享比较困难，并且就算能共享范围也比较小。因此许多信息被闲置，导致了资金资源的浪费损失。而数字化管理的出现让所有档案信息不再是一个个“个体”，管理人员可以结合档案的特征对档案综合管理。如今，计算机技术正在飞速发展，在此背景下，信息化档案管理可以让档案和其存在的介质分开，并且还能与其他信息平台建立联系。数字化管理不受时间空间的限制，能够全方面掌握信息状况，让文档信息得到高效率的共享。

2.3提高文件传递的安全性

由于传统的文件信息大多是纸质的，因此就会经常出现文件丢失或损坏等问题。而且在过去，传递文件的方式通常都是邮递的方式，但是这种方式受到的空间制约非常大，而且文件在邮递过程中很容易出现问题，严重影响到文档的安全。然而信息技术的出现有效地解决了这些问题，利用文件的信息化控制的话，就能依靠互联网来传递相关文件，大大提高了文件的安全水平。

3文书档案的管理要求和发展趋势

3.1管理要求

在大数据的背景下，医疗卫生为了满足各方面的需求，在进行文书档案管理的时候努力向多元化方向发展，主要是采用现代化的信息管理模式，提高管理的便捷度和现代化水平。疾控中心在进行文书档案数字化管理时，要求信息操作方式和系统管理满足信息在信息平台实时传输和信息模块集成。另外，还要规划总结以往的信息，将信息管理中的共通点找出来，并对需求信息进行判断，在信息足够可靠的基础上，满足疾控中心对信息的多元化需求。

3.2发展趋势

随着信息量的不断增大，对数据的需求逐渐多元化，传统的文书档案管理模式已经不能满足现在医疗卫生的发展要求了，文书档案的作用也无法充分发挥出来。因此，必须开始转变文书档案管理方式，在大数据时代，将大数据应用到管理中是很有必要的，大数据具有数据容量大，安全性高和传输类型多的优势，将文书档案管理信息化。同时，为了满足自身发展，紧跟时代的步伐，应用先进的技术手段进行文书档案管理，使得文书档案管理更快捷有效。

4文书档案管理的主要内容

4.1网络化管理

如今，文书档案在数字化处理后，应该及时借助先进的计算机技术进行处理，实现统一化管理。经过联网处理后的数据信息可以有不同的类型、层次、范围等等，这样经过精细处理后的信息可以帮助人们更快查询到所需信息。因此，在精细处理之后进行的文书档案管理工作，充分体现了网络查询的快捷化、资源的共享化。

4.2数字化管理

传统的文书档案基本上都是纸质的，有着电子档案没有的功能，但是完全的纸质档案在管理方面会存在一定的问题，比如难以查询等等。而在纸质文档中结合数字化的管理，就能解决信息量大、查询、利用信息不方便等问题，大数据技术逐渐应用于文书档案管理中。该技术主要借助计算机进行数据存储，节省了大量的时间、空间以及人力物力资源。在大数据技术的支持下，文书档案将纸质化的信息向数字化转变，将信息存入电子档案中。档案管理是大数据环境下疾控档案信息化建设的重要内容。最好的文书档案就是纸质档案中适当添加数字化管理，能够大大提高文书档案的管理水平。

5医院文书档案数字化建设的策略

5.1强化文书档案数字化建设的意识

意识是行动的先导，加快医院文书档案数字化建设的步伐，必须从转变意识着手。文书档案数字化建设不仅是医院管理工具的简单提升，更是一种彻底的观念性变革。它要求医院相关领导和各科室成员对数字化建设的内涵和意义有全面的了解和把握，并在深层观念上对文书档案数字化建设的战略地位表示高度认可。医院通过大数据和数字化平台的建设能够提高文书档案管理的效率、增强文书档案管理的质量，最后提升了文书档案利用的效益，对医院的整体运行发挥不可替代的作用。医院领导应转变以人力为主的文书档案管理思维，不断更新思想，积极接纳并应用新兴数字技术，发挥其在档案管理工作中的简化和优化作用。

5.2加快医院数字化人才队伍的培养

提高文书档案数字化管理的效益，不仅要从意识形态上对数字化建设的战略地位给予肯定，还要加大对文书档案数字化建设的投入。具体来讲，医院要加快数字化人才的培养，只有文书档案的管理人员具有良好的信息化、数字化水平，才能真正有效地落实医院文书档案管理的数字化工作。对于这一点，医院可从两个方面提高档案管理人员的数字化水平。其一，在人员准入的考核环节，提高数字化和信息化水平的指标比重，确保在录用环节实现对人员素质的基础筛选;其二，在档案管理的日常工作中，医院应加强对管理人员的技术培训，使其对计算机的使用能够良好掌握，真正做到熟练使用数字化软件，以此来促进文书档案数字化管理的落实。

5.3推进文书档案数据平台的建设

医院文书档案数据平台是从各科室到医院整体的信息共享共建平台，从而使各科室将现有的纸质文书资源转化为数字化形式在数据平台上给予公开，文书档案管理人员对其进行整理、归类、储存，以备后续的检索查看。在该共享平台的建设中，要明确划分各类人员的权责义务：业务人员可负责电子档案的公开和共享，并担任适当的整理工作，而专业的档案管理人员负责文书档案的具体分类、目录编排和备份利用等。同时，对于一些经过档案管理部门进行归档的文书资料，应设置相应的“保护权限”，其他业务部门只享有查阅权而不具有更改权，以此保护文书档案的规范性。

5.4正确认识综合档案的数字化管理

当前，各医院均实行了综合档案的数字化管理，而且具备信息化档案管理制度，但因为医院领导的不重视、投入少使得档案管理数字化的应用效果无法有效发挥。首先，医院领导层应充分认识综合档案的数字化管理所具备的价值，并转变医院档案数字化的观念，对其予以高度的重视和肯定，这是档案数字化工作顺利开展的基础条件。虽然医院的主要工作是以治病救人、教育科研为主，档案管理部门只是一个为各个科室提供服务的后勤部门，但是如果医院的档案一直都是使用的纸质文件，查询借阅十分不便，将会严重地影响各个部门的工作效率。如果医院档案进行了数字化管理，就会打破纸质档案的种种局限和不便之处，让档案管理工作更为简便。医院领导应该将档案数字化作为一项长远发展战略来进行规划，并将其纳入医院的整体规划发展之中，并给予最大程度的支持和帮助，从而让数字化档案为医院提供有效数据支持。其次应加大投资力度，根据档案管理的数字化需求完善相关硬件、软件设施并定期进行更新、维护。优化以专业的计算机硬、软件为基础平台，建立以档案室为核心的数据系统，将医院的档案统一管理，便于医院在内部工作电脑上查询资料。

5.5 做好档案信息系统的安全管理

信息化背景下医院综合档案的管理数字化得到了广泛应用，然而当下网络安全问题越发严重，档案的数字化管理应用中应重视信息安全，具体操作：一是必须利用有特殊防火墙隔离功能的医院内部系统以及工作电脑进行访问而且必须设立访问权限，只有具备资格的人员才能够访问档案资料。而且相应部门的工作人员只能访问本部门的档案资料。二是对于资料的访问仅限于资料在打印水印的情况下浏览，并且不能下载，避免了档案的外泄。三是对于账户登陆的有限期进行限制，过了有效期应重新登陆以确保档案的安全性。四是及时升级先进的信息管理系统，以修补漏洞通过上述措施确保医院的档案机密安全。

6结语

以计算机技术为支撑的数字化建设已逐步运用到各個领域，医院文书档案管理的数字化建设有利于提高档案管理的效率和效益，从而提高医院整体运作水平。各医院应积极转变思维，高度重视数字化人才培养以及数据平台的建设在文书档案管理中发挥的重要价值，同时要做好文书档案数字化管理中的安全工作，最大化发挥数字化技术对文书档案管理的价值。

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