探讨增值税专票电子化对财务管理的影响及应对

乐燕颖

摘 要：随着数字防伪、大数据、云存储等技术的不断发展，以及国家政策持续的引导和推进，电子发票的可靠性、安全性、便利性有了保障;经济型电子发票的不断发展，电子发票满足了人们快速、高效、经济、环保的新需求，越来越广泛被大众所接受。同时，2020年2月27日，税总发〔2020〕11号文件提到，力争年底前在推进增值税专用发票电子化上取得实质性明显进展。这意味着“数据控税”正在逼近，对企业财务管理产生了巨大影响。

关键词：专票电子化;财务管理

2020年9月1日起，增值税电子专用發票在宁波展开试点标志着正式拉开专票电子化的大幕。电子化的背后就是数字时代的到来，企业面临着机遇和挑战，需要提升财务管理水平、完善自身机制，才能促进企业更稳健的发展。

一、专票电子化对企业的影响

目前电子普通发票已推行5年，企业仍习惯打印成纸票，因此业务流程无大变化。而专票电子化将成为信息化、智能化处理的新起点;税务监管的能力会变得更强，企业应对的能力也需要同步提高，业务流程必将转型。

（一）专票电子化存在真伪难辨、重复报账等风险

目前绝大多数企业仍将电子发票打印后进行报销且打印次数不受限制，甚至可通过PS篡改发票信息，如果没有完善的财务管理系统，则需要确定其真实性并防止重复报销的问题。只能通过在线验证后才能验证其真实性，且通常会延迟在线验证信息，从出票起至少需要一天，同时很多企业采用手工登记Excel表格记录电子发票信息进行核对的方法，增加了财务人员的工作量。

（二）专票电子化有助于规范经营，降低了企业的经营管理成本，优化发票报销流程，提高财务管理效率

由于此前增值税专用发票一直以纸质形式存在的，企业发票管理中存在很多人工干预，这可能容易出现问题，同时开具发票还带来设备成本，邮寄、分类、汇总整理等会消耗人力物力。而在开展业务时在计算机上生成电子发票，促进发票事务处理的集中化、自动化、智能化，有效优化了线上税务处理，使企业办税足不出户。此外简化企业员工的报销流程，无需邮寄发票，也无需担心发票丢失或损毁之类的风险，通过自动提取OFD格式的电子专票信息，进行查重查伪，缩小虚开发票违法行为的生存空间。

（三）专票电子化成为企业税务筹划的抓手

基于实时提取的电子专票进销数据，在基于内外部其他数据信息的挖掘，利用数据分析和深度学习，实现实时显示企业税负、成本管控前置化，同时依据大量数据的提取，使得税收优化模型和税收风险预警模型更加适用。根据对业务流程和税收数据来源的分析，支持业务决策，指导企业经营行为，实现税务筹划。

二、 企业应对专票电子化的建议

营改增后企业财税信息化转型与创新进程加快，在专票电子化时代的到来，越来越多企业利用数字化特性重塑业务流程，将业务需求和信息技术结合，以构建适合其战略计划的专票电子化系统方案，建立财务共享中心、发票管理系统、优化ERP系统，实现纸质流和电子流合一，提升发票的管理地位，对企业应收应付以及档案管理带来明显的便利。

（一）专票电子化助力企业实现业财一体

增值税专用发票电子化不仅贯穿企业日常管理的各个部门，而大多数企业在构建业务系统必须满足许多不同业务场景的需求，却很少考虑对财务管理的影响，这就导致业财一致性成为难点。电子发票比纸质发票有明显优势，在合理的业务场景中，电子发票申领数量可以不受限制，这使发票可根据交易明细开具，并从开票到传递在线高效率流转，降低了处理相关交易数据的成本、减少了开票风险、打破了属地化限制，显著改善了应收管理流程。提高自动采集发票，整合了新的OFD格式文件格式和标准之后，企业财务系统集成OFD阅读器，便可实现自动分析电子发票文件，快速获取有关电子专票和发票专用章真实性的结构化信息。OFD文件格式用于电子发票且电子专票全面实施后，确保准确性前提下，企业将无需借助OCR技术识别。同时随着税务局端口的开放，将来在采集分析发票时可同步实现发票查验和入账后自动认证，极大地提高了发票处理的自动化水平以及企业财务工作的效率，且财务人员可以快速获得更精确发票信息。将来这些详细的业务交易将通过智能会计引擎自动转换为会计分录，更好的确保业财一致性，从根本上解决管理会计的核心难点，财务部门的价值会得到明显的提升。

（二）专票电子化实现财税融合

开具传统增值税发票限制多，比对发票之间的税收差异可能是一项艰巨的任务，电子专票实施后，增值税纳税义务发生与开票同步，减少比对环节;根据会计处理和发票勾选操作后直接纳税申报，无需抄报税，减少了税会差异。尤其今年受新冠肺炎疫情影响，“非接触式”办税程序体现了新价值：企业实现流程自动化，在线操作;税务机关实时监控异常情况，提高税务工作效率。将专票电子化融入财务报账系统，实现财税有机整合。业务报销无需等拿到纸质发票再手工报销流程，而是系统获取到电子专票后，根据财务管理规则分流报账，提升报账业务的及时性和自动化。报账完成后，一键完成财务和税务原始单据电子档案的存储。财税相互融合，提高了企业财税管理质量，加上大数据和金税三期的严密监控，以后企业若还想通过买卖专票来实现偷税漏税几乎不可能了，起到了防范税务风险的作用。

（三）专票电子化助企业实现提升自动化水平，财务管理数字化转型

专票电子化可让企业与供应商、客户、员工之间保持紧密联系，可与合同、订单、应收账款和应收账款、费用报销、发票认证、资金支付等环环相扣，保证“三单合一”、“三流一致”，则发票将用作财务管理的新起点。打通企业与产业链之间的数据传输渠道，提高业务处理效率，为企业采集真实准确的交易数据，实现各产业链自动化转变，这对企业业务流程的数字化转型具有积极作用，同时促进财务部门向企业的大数据中心转变。比如财务共享中心在专票电子化后，全面准确的数据将促使财务共享中心从核算中心向数据中心转型。

（四）专票电子化助力企业实现会计档案电子化

电子发票大力推广后，会计档案管理也将迅速发展。业财税融合的加强，改善了会计凭证和单据的匹配度，同等法律效力下，电子档案作用增强。在数字经济时代，越来越多的企业推崇无纸化办公，将审批程序移植到了手机上，减少会计纸质文档的流转，不仅满足企业降成本费用的要求，也符合人们追求绿色环保。在“开具、传递、会计处理、归档”过程中，都保持发票的电子化状态，才能保证其真实性、完整性。而专票电子化实现了发票在线流转，同时促进企业实现财税档案的电子化。未来，更多交易信息可以直接电子采集，从而减少纸质凭据并减少归档难度，积极推进会计档案的电子化，使电子化入账成为常态，完善电子会计凭证管理方式。

四、结论

随着数字经济持续发展，数字化转型需求将日益强烈，不仅是速度的提升，更是整个思维模式的革新，企业及财务人员需要及时转变观念，全面接受发票电子化。发票电子化是企业财税数字化变革的重要环节，基于电子发票的税务全链路自动化在未来一定会成为趋势，企业需要将电子发票系统纳入数字化升级规划之中，越早在业、财、税链路中应用受益越大。

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